E-mail-ul poate fi o modalitate rapidă și eficientă de a păstra legătura cu colegii, dar utilizarea incorectă nu este doar neprofesională, ci vă poate costa slujba. Câteva sfaturi vă pot ajuta să păstrați eticheta profesională a e-mailurilor.
Începeți prin adresarea e-mailului către destinatar folosind titlul corespunzător, și anume, Stimate Domnule Doamnă Doamnă Doctorie etc. Lipsa formalității este cea mai frecventă eroare. Indiferent de mediul de comunicare, anumite etichete sunt esențiale. Dacă ați adresa destinatarului prin titlul oficial în persoană, faceți acest lucru și în e-mail-urile dvs.
$config[code] not foundDacă e-mailul este livrat mai multor destinatari, puteți să îl înlocuiți pe Stimate domn, doamnelor, domnilor, personalului companiei etc.
Săriți o linie și introduceți conținutul dvs. - declarația de informare pe care se adresează articolul. Acest lucru nu trebuie să conțină niciodată slang, profanitate, nuditate, sarcasm, glume, degradarea unui individ sau orice altă informație care poate fi interpretată ca insultătoare pentru oricine.
Păstrați-vă mesajul direct și în acest punct. Bazați-vă pe fapte, nu pe emoții.
Nu uitați niciodată că e-mailurile sunt ușor de înaintat. Chiar dacă destinatarii vizați nu trimit e-mail-ul, unele companii monitorizează corespondența de e-mail necunoscută utilizatorului. De asemenea, odată ce se imprimă ceva, electronic sau în alt mod, se poate face referire pentru o perioadă nespecificată. Un destinatar prietenos astăzi poate fi un adversar mâine.
Săriți o linie și închideți-o cu o semnătură adecvată. Aceasta ar trebui să includă numele dvs. complet, numele companiei, departamentul, dacă este cazul, adresa companiei și informațiile de contact ale telefonului.
Exemplu:
Toate cele bune;
John Smith, Editor ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Tel: (213) 456-7485 Mobil: (213) 654-8768
În linia de subiect, titlul e-mailului în mod corespunzător, astfel încât să fie ușor de identificat.
Întotdeauna verificarea ortografiei! Erorile de scriere reflectă slab autorul.
Recitești. Apoi, lăsați-o să stea 20 de minute sau cât mai mult timp posibil și să recitească din nou. Dacă este abordat un punct sau o chestiune importantă, trebuie să faceți o altă verificare individuală înainte de a le trimite destinatarilor.
Este foarte ușor să loviți butonul de trimitere, dar controlați nevoia ca, odată ce e-mailul să fie trimis, nu puteți corecta greșelile.
Nu folosiți emoticoane, așa cum ar părea drăguț.
De asemenea, evitați utilizarea prea multor culori. Încercați să păstrați culorile la maximum două pe e-mail.
Întotdeauna vă copiați corespondența, chiar dacă programul dvs. de e-mail salvează automat copii ale e-mailurilor trimise.
În curând veți deveni obișnuiți cu formalitățile. Beneficiarii vă vor aprecia profesionalismul și vă veți putea ajuta să evitați greșelile potențial dăunătoare.
