Spune-ne dacă sună familiar. Aveți nevoie de toată lumea să participați la o întâlnire mare sau să luați un apel de conferință, ceea ce înseamnă că toată lumea va fi departe de birouri pentru câteva ore. Reuniunea este importantă, dar și lucrarea pe care reuniunea o va întrerupe.
Există modalități prin care puteți aborda ambele nevoi la locul de muncă. Mai jos sunt sfaturi despre cum să organizați întâlniri, menținând în același timp producția pe drumul cel bun, prin îmbunătățirea eficienței, automatizării și prin utilizarea tehnologiei.
$config[code] not foundEficienţă
- Examinați procesele interne. S-ar putea să aveți unele sarcini care fac parte din rutina zilnică pe care o puteți face fără. Odată ce știți ce sunt, puteți separa sarcini importante de cele care nu mai sunt necesare.
- Delega. Asigurați-vă că comunicați cu echipa dvs. despre ce pot face pentru a ajuta la eficientizarea proiectelor. Știți ce puteți să faceți singur și ce va necesita întăriri.
- Luați pauze. Acest lucru poate suna contradictoriu, dar uneori trebuie să nu mai lucrați pentru a continua să lucrați. După cum spune Forbes: "Când este sedentar, lipaza lipsei de enzime (LPL), responsabilă pentru ruperea grăsimii în sânge și transformarea acesteia în energie, scade semnificativ, provocând astfel acumularea de celule grase. Pe scurt, lipsa de mișcare echivalează cu o scădere a energiei. "
- Planificați-vă ziua în jurul prânzului. Mulți dintre noi sunt mai clari dimineața, deci folosiți acel timp pentru lucru care necesită analize profunde și gândire. Scrieți rapoarte și numere de criză imediat ce vă așezați. După prânz, când ați reîncărcat, concentrați-vă asupra lucrurilor care vă impun să interacționați și să împărtășiți idei, cum ar fi întâlniri și apeluri de conferință.
- Face o listă. Puneți tot ce trebuie să faceți în ordinea priorității și timpul necesar. Pe măsură ce verificați fiecare activitate, puteți descoperi ce ore ale zilei sunt cele mai productive.
Automatizare
- Automatizați sarcinile social media. Hootsuitul este probabil cel mai bine cunoscut, dar există și multe alte aplicații și instrumente sociale media. De exemplu, Buffer vă permite să programați posturi conform unui model specific. Deci, dacă vreți să spuneți, săptămâna viitoare, la ora 10:00, Buffer vă poate ajuta să faceți asta. O altă platformă, Dlvr.it, vă permite să vă sincronizați site-ul cu Facebook, Twitter și LinkedIn.
- Creați șabloane pentru documentele utilizate în mod obișnuit. Să presupunem că trimiteți în fiecare săptămână același tip de factură sau scrisoare. Puteți economisi timp creând un șablon pentru acest lucru și apoi trebuie doar să completați numele, datele și numerele corespunzătoare.
- Utilizați calendarele online în Cloud și le partajați. Ședința în cadrul întâlnirilor poate dura timp, dar poate și să organizeze întâlniri. Permițând colegilor și clienților dvs. să știe ce veți face și când veți face acest lucru, veți putea salva multe e-mail-uri și apeluri.
- Automatizați monitorizarea clienților și alte activități similare. După examinarea proceselor interne, este posibil să constatați că există o serie de pierderi de timp care reapară timp, pe care le puteți automatiza în 30 de minute sau mai puțin.
- Creați răspunsuri e-mail "conservate" pentru e-mailuri care necesită același timp de răspuns și din nou. În acest fel, nu trebuie să tastați același e-mail de fiecare dată când răspundeți. Sau mai bine, dacă vi se solicită aceeași întrebare din când în când, creați o pagină sau un document cu întrebări frecvente și publicați-o online sau furnizați-o colegilor dvs., deci răspunsurile sunt la îndemână și cerințele de comunicare sunt reduse.
Tehnologie
- Așezați liste de verificare în Cloud, astfel încât să le puteți lua cu dvs. și să le împărtășiți. Forgett vă permite să le împărtășiți sau să le păstrați privat, și chiar vă permite să adăugați gif-uri animate. Și Checkli are multe dintre aceleași caracteristici și vă permite să creați versiuni PDF ale listelor dvs.
- Familiarizați-vă cu macrocomenzile (shortcuts). Programe precum Microsoft Word au macro-uri ca o caracteristică încorporată, care permite utilizatorilor să execute automat sarcini de rutină. Este ușor să le creați și să le personalizați. Unele sunt destul de ușor (de control i pentru italice). Odată ce ai un mâner pe ele, vei economisi timp când scrie. Pentru a afla mai multe despre crearea de macrocomenzi pentru Microsoft Word, vizitați pagina de suport Microsoft Office. Și în spiritul acestei piese, salvați aceste informații ca pe un document și împărtășiți-le cu colegii și personalul dvs. pentru a le ajuta să vă raționalizați nevoile.
- Dacă doriți să învățați cum să creați șabloane în Word, Excel sau Powerpoint, cel mai bun pariu este să vedeți ce are de spus Office. De asemenea, acest articol este util deoarece se concentrează pe colaborarea în echipă.
- Utilizați software-ul contabil pentru a eficientiza activitățile de facturare și de facturare. Nu este necesar să generați manual facturi pentru clienții cărora li se facturează aceeași sumă în fiecare lună pentru același serviciu.
- Utilizați etichetele, dosarele și etichetele din căsuța de e-mail de e-mail. Acest lucru ajută la sortarea și organizarea elementelor și, mai important, ajută la regăsirea rapidă a mesajelor.
Lucruri importante se întâmplă în întâlnirile dvs. și nu este o idee bună să intri în ei îngrijorați de ce veți lipsi. Urmând câteva dintre aceste sfaturi despre cum să organizați întâlniri, veți fi în măsură să reduceți sarcinile mai mici din jurul biroului pentru a vă concentra pe cele mai mari din camera de consiliu.
Imagine de întâlnire prin Shutterstock
Mai multe în: Sponsorizat 2 Comentarii ▼
