Întâlnirile reprezintă un punct de sprijin în afaceri - ele determină decizii și acțiuni. Cele mai productive întâlniri gestionează elementele de acțiune fără a lua timp departe de alte subiecte importante ale agendei. Dacă acțiunile nu sunt gestionate corespunzător, timpul prețios poate fi risipit pentru a discuta sarcini care nu se finalizează, nu reușesc să atingă obiectivele intenționate sau să nu aducă valoare organizației. Gestionarea eficientă a elementelor de acțiune până la închidere începe cu înregistrarea corectă a acestora în procesul-verbal al întâlnirii.
$config[code] not foundDefinire
Definiți clar sarcinile, fără a lăsa loc de interpretare greșită. Refaceți acțiunea, așa cum este documentată, pentru a vă asigura că participanții la întâlnire sunt de acord cu ceea ce se așteaptă. Alocați acțiunea unei persoane care este prezentă în cadrul întâlnirii și apelați-o pe acea persoană să recunoască verbal responsabilitatea. Un element de acțiune necorespunzător declarat pentru cineva care nu era prezent atunci când problema a fost ridicată ar putea rămâne deschisă pe termen nelimitat.
Înregistrare
Utilizați un format standardizat pentru înregistrarea întâlnirilor, cu o secțiune specifică pentru o listă de elemente de acțiune. Menținerea consistentă a formatului ajută la asigurarea faptului că problemele sunt capturate corespunzător pentru a permite o monitorizare eficientă. Înregistrați ce trebuie făcut, cine este responsabil pentru a vă asigura că se întâmplă, data la care a fost ridicată problema sau a fost atribuită acțiunea și data la care se așteaptă ca acțiunea să fie finalizată. Pentru fiecare sarcină, aveți la dispoziție un proprietar principal și o persoană de rezervă - copia de rezervă poate servi drept colaborator pentru proprietarul principal și poate accepta sarcina dacă este solicitată.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin Saplingdistribuirea
Nu așteptați prea mult timp pentru a distribui minutele de întâlnire. Dacă cineva primește note electronice în timpul întâlnirii, minutele pot fi pregătite pentru distribuire imediat ce întâlnirea se închide sau la scurt timp după aceea. Întârzierile îndelungate pot determina participanții să piardă sentimentul de imediate. Cele mai recente misiuni de acțiune pot avea prioritate mai mare decât cele emise în timpul întâlnirii.
Urmărirea
Utilizați lista de elemente de acțiune pentru a urmări alocările pe baza datelor scadente identificate. Dacă întâlnirea făcea parte dintr-o serie programată regulat, începeți următoarea întâlnire cu o revizuire a acțiunilor deschise. Informați participanții în avans pentru a pregăti materialele de prezentare necesare pentru a raporta progresul. Dacă întâlnirea a reprezentat o sesiune unică sau independentă, urmărirea cu proprietarii de acțiuni individual sau într-o nouă întâlnire sa axat exclusiv pe urmărirea acțiunilor de închidere.
Vizibilitate
Dacă datele scadente sunt ratate sau acțiunile raportate nu corespund așteptărilor, faceți aceste fapte vizibile membrilor echipei. Redistribuiți lista de elemente de acțiune, inclusiv observații scrise care explică în mod clar ce a cauzat întârzierea, motivul pentru care acțiunea a fost considerată insuficientă și ce trebuie făcut pentru a vă reîntoarce. Dacă este nevoie de asistență de gestionare pentru a elimina blocajele rutiere, programați ora cu membrii corespunzători ai echipei de conducere pentru a oferi un rezumat concis al problemei și al soluției recomandate de echipă.
Închidere
Când o acțiune este finalizată, actualizați lista de elemente de acțiune identificând data la care problema a fost închisă. Redistribuiți lista membrilor echipei pentru a vedea ce acțiuni au fost închise și când. După ce toată lumea a văzut elementele închise, eliminați-le din listă. Articolele închise pot fi arhivate sau șterse, în funcție de nevoile echipei sau de așteptările conducerii.
