Funcțiile secretarului includ, de obicei, efectuarea de aranjamente de călătorie pentru șeful ei și / sau pentru alți angajați. Deoarece secretarii sunt, de obicei, responsabili de menținerea programului pentru directorii ocupați, aceștia se ocupă, de asemenea, de planurile lor de călătorie și asigură asigurarea aranjamentelor, inclusiv rezervările hotelului și închirierea de mașini.
Planificarea pentru a face aranjamente de călătorie
Odată ce un secretar descoperă că șeful ei trebuie să călătorească pentru afaceri, trebuie să învețe datele exacte ale călătoriei anticipate. Dacă sunteți responsabil pentru efectuarea aranjamentelor de călătorie pentru toți cei din departamentul sau biroul dvs., trebuie să determinați dacă ceilalți membri ai personalului călătoresc în același timp. În funcție de compania pentru care lucrați, poate fi necesar să determinați bugetul pentru cheltuielile de călătorie sau să contactați departamentul contabil pentru a vedea dacă banii sunt în bugetul pentru călătorii. Trebuie să aflați ce hoteluri se află în zona în care șeful dvs. va călători, dacă are vreo preferință și veți obține costurile și disponibilitatea camerelor.
$config[code] not foundEfectuarea de aranjamente de călătorie
Acum că ați confirmat zilele și numărul de persoane care călătoresc, trebuie să faceți aranjamentele de călătorie. Funcțiile secretarului pot include accesarea online și efectuarea rezervărilor sau contactarea unei agenții de turism cu toate detaliile. Firmele mai mari pot avea un departament de călătorii unde secretarul trebuie doar să furnizeze itinerariul propus, iar personalul de călătorie are responsabilitatea de a face efectiv toate aranjamentele. Responsabilitatea dvs. va include, de asemenea, revizuirea confirmării aranjamentelor și asigurarea că acestea sunt corecte. Trebuie să știți dacă șeful dvs. are preferințe în scaun cu avionul, câte bagaje vor fi luate și, dacă este cazul, trebuie verificate. Întâlnirea sau conferința pe care șeful dvs. o participă poate necesita rezervarea scaunului și probabil că veți fi responsabil de trimiterea RSVP în numele ei.
Finalizarea aranjamentelor
O altă parte a aranjamentelor de călătorie include îngrijirea nevoilor de călătorie ale șefului tău în timp ce este departe. Trebuie să știți dacă șeful dvs. are nevoie de transport la aeroport sau dacă va fi rambursată pentru costul parcării mașinii sale la aeroport. Ar trebui să oferiți o copie tipărită a itinerariului pe care șeful dvs. o va folosi când ajunge la destinație, astfel încât să cunoască programul zilnic și să includă adresele hotelului și locația întâlnirii sau a conferinței. Aveți posibilitatea de a rezerva o mașină de închiriat în avans, care va fi disponibilă la sosirea ei sau vă puteți aranja transferul la hotel pentru ao lua în hotel. Obligațiile unui secretar la efectuarea aranjamentelor de călătorie includ asigurarea faptului că fiecare aspect al călătoriei este acoperit.
