Pentru mulți, chemarea la o întâlnire nu este un eveniment bun venit. În multe locuri de muncă, muncitorii petrec mult timp în întâlniri, care, de cele mai multe ori, adesea nu realizează nimic. În loc să permiteți întâlnirii pe care o conduceți să se amestece cu celelalte întâlniri fără valoare - și poate chiar dureroase - cu care participanții s-ar fi confruntat anterior, să vă distanțezi, planificând în mod eficient și să vă desfășurați întâlnirea.
$config[code] not foundObiective stabilite. Toate întâlnirile ar trebui să aibă un scop. Înainte de întâlnirea dvs., decideți ce doriți să faceți la acest loc. Când compuneți obiectivul dvs., scrieți o declarație concisă și ușor de înțeles, cum ar fi "Pentru a selecta o campanie de publicitate pentru al patrulea trimestru".
Pregătiți o agendă. Scrieți toate subiectele pe care doriți să le discutați în cadrul întâlnirii în ordinea în care doriți să le discutați. Adăugați mai multă claritate la ordinea de zi, plasând o sumă estimată de timp lângă fiecare element pentru a discuta, ajutându-vă să vă asigurați că nu ați inclus prea multe elemente.
Împărțiți obiectivul și ordinea de zi înainte de întâlnire prin e-mail. Împărtășind atât scopul întâlnirii, cât și agenda cu cei care vor participa înainte de sosirea lor, îi permiteți să se pregătească mintal pentru întâlnire și să le ofere posibilitatea de a veni pregătiți cu documente sau alte materiale germane pentru a planifica subiect.
Stabiliți rolurile. Selectați o persoană pentru a servi ca secretar și rugați-o pe această persoană să ia note în cursul întâlnirii. Alocați unui alt participant la întâlnire pentru a acționa ca responsabil de timp. Această persoană va ține un ochi pe ceas și vă va asigura că vă urmați alocarea planificată a timpului pentru fiecare element de pe ordinea de zi. Declarați-vă moderatorul de întâlnire și să vă asumați sarcina de a vă deplasa în timp util și în mod eficient prin intermediul elementelor de pe ordinea de zi.
Retrageți controlul întâlnirii dacă nu vă îndepărtați. În special, dacă un participant la întâlnirea dvs. are tendința de a conduce întâlnirile greșite, este vital să vă exercitați puterea în calitate de lider al întâlnirii și să păstrați ședința în curs. Pentru a face acest lucru în mod eficient, amintiți politicos persoana care încearcă să deturneze întâlnirea motivului întâlnirii și să-i ceară să-și salveze preocupările pentru discuții ulterioare.
Atribuiți sarcini. În timp ce treceți prin discuția dvs. și decideți asupra lucrurilor care trebuie făcute, atribuiți aceste sarcini la fața locului. De asemenea, setați o dată scadentă pentru finalizarea fiecărei sarcini, îmbunătățind șansele ca sarcina să se facă efectiv. Întreabă-i pe individ să ia minutele de întâlnire pentru a scrie aceste sarcini.
Încheiați întâlnirea la timp. Dacă permiteți întâlnirii să depășească punctul final de lucru programat, veți găsi probabil că mulți dintre participanți își verifică mentale situația. Dacă ajungeți la sfârșitul perioadei alocate și aveți articole încă de discutat, le arătați la o dată ulterioară din respect pentru cei care și-au dat timp să participe la întâlnire.
Distribuiți minutele după întâlnire. Trimiteți prin e-mail minutele întâlnirii împreună cu o mulțumire participanților pentru colaborarea și dedicarea acestora cu 24 de ore de la încheierea ședinței. Dacă ați atribuit mai multe sarcini în timpul întâlnirii, includeți un memento politicos pentru participanții care urmează să urmeze cu elementele alocate.
