Rolul asistenților administrativi este de a sprijini personalul profesional, astfel încât să-și poată îndeplini sarcinile în mod eficient. Indiferent dacă există în organizații guvernamentale, de afaceri sau organizații nonprofit, administratorii păstrează agitația prin îngrijirea unor elemente esențiale, cum ar fi documentele și înregistrările pe computer. De obicei, aceștia îndeplinesc și anumite sarcini administrative, dar sarcinile specifice depind de nivelul locului de muncă și de tipul de funcție.
$config[code] not foundResponsabilități de zi cu zi
Asistenții administrativi îndeplinesc atribuții, cum ar fi organizarea de întâlniri, planificarea programărilor, păstrarea calendarului biroului, răspunsul la telefoane și editarea corespondenței. Aceștia mențin fișiere de birou și baze de date și creează foi de calcul și prezentări de calculatoare. Deseori, responsabilitățile lor includ, de asemenea, achiziționarea de bunuri și gestionarea camerei de aprovizionare.
Serviciile de relații cu clienții includ primirea vizitatorilor de birouri și văd că primesc asistența de care au nevoie.
Taxe suplimentare
Cealaltă activitate a asistenților administrativi depinde adesea de industria respectivă. În birourile juridice, administratorii ajută la pregătirea documentelor juridice, în timp ce în birourile medicale le facturează companiile de asigurări. În birourile școlare, menținerea înregistrărilor studenților și comunicarea cu părinții sunt printre îndatoririle lor.
Nivelul și calificarea locului de muncă determină cât de multă responsabilitate revine unui asistent administrativ. Entry-level administratorii se concentrează pe funcțiile clerice și sarcinile de bază ale computerului, dar administratorii de vârf cu abilități avansate de computere își asumă în mod obișnuit îndatoriri administrative, inclusiv supervizarea personalului clerical și formarea noilor angajați. Asistenții administrativi pentru directori pot de asemenea să efectueze cercetări, să scrie rapoarte, să ia minute la întâlniri, să supravegheze alți administratori și să facă aranjamente de călătorie.
Cunoștințe și abilități
Capacitatea organizațională este esențială deoarece funcția de bază a administratorului este să păstreze înregistrările biroului și să urmărească întâlnirile și numirile. Administratorii trebuie, de asemenea, să poată comunica oral și în scris în limba engleză și să efectueze cercetări pe internet. Locul de muncă necesită competență cu echipamente de birou, inclusiv calculatoare, fotocopiatoare, sisteme telefonice, faxuri și echipamente de videoconferință.
În funcție de poziție și de industrie, administratorii au nevoie de competențe cu diverse programe de calculator, cum ar fi e-mail, contabilitate, baze de date, foi de calcul și software de procesare de text.
Calificați pentru slujbă
Asistenții administrativi au nevoie de minim o diplomă de liceu care să includă cursuri în practici de birou și programe informatice. Instruirea suplimentară în limba engleză și abilitățile de calculator este de ajutor, și mulți administratori au luat unele clase tehnice sau colegiu sau au un grad asociat. De asemenea, angajatorii antrenează noi angajați în procedurile lor de birou și vocabularul afacerii particulare - de exemplu, vocabularul juridic.
Administratorii pot obține certificarea voluntară de la Asociația Internațională a Profesioniștilor în Domeniul Administrației. Certificarea necesită doi până la patru ani de experiență, în funcție de educația unui administrator, iar candidații trebuie să treacă și la un examen.
