Nu numai că generarea unui loc de muncă fără hârtie ajută companiile să economisească bani și să cheltuiască mai puțin, dar le pune, de asemenea, pe drumul lor spre a fi mai ecologice. Dacă vă gândiți să schimbați dulapurile de fișiere care explodează cu munți de documente pentru un sistem fără hârtie, dar nu sunteți siguri de unde să începeți, aruncați o privire la următorii 10 pași pentru a merge fără hârtie.
Mergând fără hârtie la locul de muncă
Trimiteți fișierele Digitale
În loc să vă bazați pe imprimanta pentru a imprima hoardele de documente, partajați fișierele cu colegii prin metode digitale, cum ar fi Google Docs. În plus, întrucât acest serviciu gratuit prin Gmail salvează în mod continuu, fișierele de lucru nu se vor pierde niciodată, spre deosebire de un fotocopiat!
$config[code] not foundNick Candito, co-fondator și CEO al companiei Progressly, a declarat pentru întreprinderile mici de afaceri tendințele unor modalități cheie care merg fără hârtie, ajutând companiile. Vorbind despre "aderare" și despre modul în care digitalizarea îmbunătățește practicile de lucru, Candito a spus:
"Nu există nici o îndoială că digitizarea îmbunătățește colaborarea. Când toată lumea poate să acceseze documentele esențiale și să colecteze în mod constant informațiile corecte pentru persoana potrivită atunci când este nevoie, lubrifiați roțile motorului dvs. de comunicare intra-companie. "
Stocați fișiere în Cloud
Întreprinderile de toate dimensiunile se bazează pe documente, care se înalță în curând pentru a deveni cerințe de depozitare. În loc să umpleți hârtii importante în dulapurile de depozitare, depozitați-le convenabil pe sisteme bazate pe cloud, cum ar fi Dropbox. Aceste sisteme digitale fără hârtie vă vor economisi cantități incredibile de spațiu în birou, fără a aduce atingere faptului că veți păstra documentele vitale în siguranță.
Scanare și fax Nu mai mult
Scanarea și trimiterea faxurilor necesită utilizarea hârtiei. Ajutați-vă compania să fie fără hârtie utilizând o aplicație de scanare de pe telefon pentru a scana documente. Documentele salvate pot fi apoi convertite în fișiere PDF și distribuite colegilor prin e-mail.
Încurajați comunicațiile digitale
Încurajați-vă forța de muncă să adopte o cultură a comunicării digitale, prin care metodele vechi de comunicare pe suport de hârtie, cum ar fi facturile de corespondență și plățile de salariu, sunt înlocuite cu metode digitale precum e-mailuri și mesaje instantanee.
Bazându-se pe comunicarea digitală în loc de mesaje pe suport de hârtie, vă veți ajuta să economisiți timp. Notele Candito, folosind fluxuri digitale în loc de hârtie, permit managementului să "monitorizeze afacerea dvs. și colaborările cheie în timp real și cu scopul de a analiza blocajele pentru a le îmbunătăți și, prin urmare, pentru a îmbunătăți rezultatele".
Schimbați facturile de hârtie și declarațiile pentru cele digitale
Fie că este vorba despre facturi de energie, declarații bancare sau facturi contractor, toate întreprinderile generează facturi și declarații. Dacă facturile dvs. sunt încă create pe suport de hârtie, pur și simplu cereți ca acestea să fie trimise digital. În general vorbind, băncile și alte organizații preferă să trimită declarații digitale și poștă, deoarece economisesc costurile de tipărire și de expediere.
Generați cărți de vizită digitale
Cărțile de vizită, în timp ce sunt esențiale, necesită o cantitate substanțială de hârtie copac. În loc să vă strângeți portofelul cu un șir de cărți de vizită, digitizați cartea dvs. de vizită. Există o mulțime de programe și aplicații disponibile, cum ar fi Pearl Scan și CamCard, care scanează cărțile de vizită și le transformă într-un document digital.
Utilizați semnături electronice
Chiar și semnăturile noastre pot fi semnate electronic. În loc să imprimați un document, semnați-l fizic cu un stilou și trimiteți-l unui destinatar, semnăturile pot fi semnate electronic, ceea ce înseamnă că nu este nevoie de hârtii consumatoare de timp și costisitoare. Abode Reader poate fi folosit pentru a semna documente fără a fi nevoie să imprimați nimic.
Astfel de metode digitale pot contribui la îmbunătățirea securității unei afaceri. Candito spune: "Cu procesele digitizate, identificarea guvernării și a controlului accesului asigură numai accesul la anumite documente și sisteme doar de persoanele potrivite".
Setați și sortați documentele existente
Pentru a crea cu succes un birou fără hârtie, va trebui să "subțiriți" unele dintre documentele existente care ar fi putut sta în birou în ultimii 20 sau chiar 30 de ani. Acordați o dimineață, sau mai mult, pentru a trece prin documente vechi și pentru a determina ce poate fi pus prin vrăjitor. Eliminarea documentelor inutile de la birou va crea mai mult spațiu, precum și un nivel incredibil de satisfăcător!
Faceți întâlniri fără hârtie
Mai degrabă decât să difuzați materialele de hârtie la întâlniri, utilizați proiectoarele și tehnologia care transmite informațiile pe care doriți să le partajați dintr-o singură sursă vizuală.
Personalul trenului să fie mai savurat pe plan digital
O afacere fără hârtie necesită un anumit know-how digital. De la sarcini cum ar fi trimiterea de documente prin e-mail la utilizarea sistemelor bazate pe cloud pentru a stoca fișiere, dacă forța de muncă nu are o atitudine digitală, investind timpul și banii în instruirea acestora, se va dovedi a fi o investiție plăcută și neprețuită pe termen lung.
Candito spune că lipsa de hârtie ajută la optimizarea performanței și a liniei sociale a companiei, precizând:
"În cele din urmă, ceea ce tragi pentru a merge fără hârtie este o experiență îmbunătățită a clienților și, prin urmare, o linie finală îmbunătățită.
Aruncarea hârtiei foto prin intermediul Shutterstock
2 Comentarii ▼
