Notele - scurte pentru memorandum - sunt aproape identice cu literele. O diferență majoră dintre acestea este că scrisorile transmită informații oamenilor din afara unei organizații, în timp ce în general notele sunt scrise oamenilor din interior. O altă diferență între litere și memorii este formatul. O scrisoare folosește o salutură ("Dragă doamnă") și o închidere ("Cu stimă"); un memoriu nu. O notă conține întotdeauna o linie de subiect. Notele pot fi oficiale sau informale, în funcție de cine le va citi.
$config[code] not foundPlanificați conținutul
Listează punctele pe care trebuie să le faci în memorie și notează informațiile necesare pentru a susține aceste puncte. Includeți informațiile de fundal necesare pentru a conferi subiectului un context.
Comandați informațiile. Dacă subiectul este complex, neplăcut sau controversat, contextul de fundal ar trebui să meargă mai întâi. În caz contrar, începeți cu ideea principală.
Verificați pentru a vă asigura că nu ați lăsat informații de susținere sau de bază.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingStrângeți documentele justificative de care veți avea nevoie pentru referință pe măsură ce vă scrieți nota.
Formați nota
Verificați dacă compania dvs. are un format preferat pentru memorii interoffice. Unele companii au chiar și formulare pre-tipărite. Utilizați formatul preferat sau pre-imprimat, dacă unul este disponibil.
Setați marginile, lăsând cel puțin un spațiu de 1 1/2 inci atât la partea superioară, cât și în partea inferioară și un spațiu de 1 inci pe fiecare parte. Conținutul notei ar trebui să fie centrat pe pagină; dacă nota este foarte scurtă, marginea superioară și laterală ar trebui să fie mărită.
Setați stilul documentului de procesare a textului pentru a bloca formatul: aliniat la stânga, cu un singur spațiu, cu un spațiu între paragrafe.
Creați o rubrică
Introduceți componentele de rubrică pentru a porni nota, o componentă pe o singură linie distanțată. Fiecare componentă trebuie urmată de un colon. De exemplu: Data: Pentru: De la: Subiect:
Completați informațiile despre subiect folosind un stil de titlu. Cu alte cuvinte, cuvintele din subiect ar trebui să fie capitalizate, cu excepția articolelor, prepozițiilor și conjuncțiilor cu mai puțin de patru litere, cu excepția cazului în care acestea încep sau se termină. Specificați subiectul.
Completați liniile "Date", "To" și "From", aliniați primul cuvânt al fiecăruia cu primul cuvânt al liniei subiectului. Data ar trebui să fie scrisă într-o lună specificată - 4 iulie 2020, de exemplu. Utilizați numele complete pentru liniile "To" și "From".
Creați o rubrică în cea de-a doua pagină și în paginile următoare dacă memo-ul rulează mai mult de o pagină. Dacă nota este adresată mai multor destinatari, utilizați o formă scurtă a liniei de subiect, un singur spațiu și includeți data, apoi un spațiu unic din nou și includeți numărul paginii. Dacă pentru o singură persoană, puteți utiliza un formular alternativ, indicând numele cititorului, numărul paginii și data pe o singură linie, numele aliniat corect, numărul centrat și data aliniată la stânga.
Scrieți Corpul
Scrieți un paragraf introductiv dacă cititorul are nevoie de acesta pentru context. Acest paragraf dă istorie, afirmă problema care trebuie abordată în memo și / sau reîmprospătează memoria cititorului despre comunicările anterioare despre subiect.
Menționați ideea principală a memoriei. Aceasta va fi linia de deschidere dacă nu ați scris un paragraf introductiv. Aici anunțați o politică, o soluție, o decizie, o recomandare, o constatare sau un eveniment. Dacă nu a existat o introducere, furnizați un scurt context, de exemplu, "Așa cum am discutat …" sau "Din moment ce cantina a trecut prin linii lungi …"
Oferiți orice informație necesară pentru a explica, susține sau transmite pe deplin informațiile pe care cititorul trebuie să le înțeleagă.
Termina
Furnizați notații în partea de jos, cum ar fi un "cc:" dacă trimiteți o copie a notei către o persoană, alături de persoana menționată în titlu.
Editați nota. Asigurați-vă că ortografia și gramatica sunt corecte, că ideile sunt dezvoltate și că cititorul va înțelege ce trebuie să spuneți.
Imprimați memo-ul și inițializați-l. Unele organizații doresc inițialele scrise lângă linia "De la" în antet. Alții vor inițialele din partea de jos. Verificați politica companiei.
Bacsis
Indiferent dacă scrieți un memoriu unui superior sau unui subordonat, câtorva persoane sau să-i informați pe alții despre subiecte controversate sau nedorite, mențineți tonul profesional și formal. Mențineți în memorie concise, clare și ușor de citit.
Avertizare
Când scrieți, rețineți că notele nu mai sunt comunicări temporare așa cum au fost odată. Conținutul probabil va rămâne la nesfârșit, păstrat în dosar ca o înregistrare a activității și istoriei companiei. Așa că scrieți în permanență în minte.
