Dacă sunteți una dintre milioane de angajați care petrec o medie de 21% din timpul lor în cadrul întâlnirilor, știți că consumă mult timp și de cele mai multe ori vă deranjează lista dvs. de zi cu zi.Este posibil să nu puteți anula toate (deși unele companii vizează zile libere de întâlnire), dar le puteți face mai productive. Iată cum să conduceți o întâlnire care să nu-i convingă pe colegii dvs. să doarmă și să-și piardă timpul.
$config[code] not foundSetați o agendă
Sună ușor, nu? Dar dacă nu aveți o agendă care să indice anumite elemente, există șanse mari ca întâlnirea să nu se afle subiectul și conversațiile se vor concentra asupra oricărui eveniment, de la scorurile jocului până la plângerile minore. Luați control prin trimiterea agendei la participanți înainte de timp. Cereți-i pe toți să vină pregătiți pentru a aborda elementele incluse și, de asemenea, să ofere șansa participanților de a adăuga un punct de pe ultima ordine de zi dacă consideră că este absolut esențial pentru discuție.
Cereți tuturor să contribuie
Pe lângă stabilirea unei agende și cerința ca toți să fie pregătiți, faceți un pas în plus și atribuiți-le tuturor sarcinilor specifice fiecărei întâlniri. Acest lucru ar putea fi la fel de simplu ca și când toți au petrecut un minut la început prezentând principalele momente importante ale activității / echipei lor pentru ultima săptămână sau lună. Pentru întâlnirile care abordează proiecte în curs de desfășurare, este posibil ca toată lumea să fie pregătită să discute rezultatele sau să ofere soluții. De exemplu, am lucrat odată pentru o companie în care angajații au făcut o bucățică de bucătărie și nici o sumă de memento-uri de la HR nu a rezolvat problema. Echipa de conducere a convocat o întâlnire pentru a discuta despre soluții. Ni sa spus să vină cu cel puțin două idei. În felul acesta am reușit să discutăm prin idei concrete și am ales să urmărim primele două. Ca un bonus suplimentar am realizat sarcina în 45 de minute în loc de ora întregă care a fost alocată.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingLăsați notebook-urile la birou
Dacă nu conduceți întâlnirea și dați o prezentare minunată (nu un alt PowerPoint, vă rog), ștergeți laptopul. Experții detaliază modul în care privirea la ecranele noastre împiedică interacțiunea și empatia făcându-i mai greu să ajungi la un consens. În plus, distragerile distrug timpul și fac aceste întâlniri să tragă mai mult decât este necesar. Dacă doriți să luați note, folosiți stilou și hârtie, studii au descoperit că oamenii care scriu lucrurile în mod vechi își păstrează, de fapt, mai multe informații.
Mențineți lista scurtă a participanților
Nu aveți nevoie de intrarea întregii echipe în primele etape de planificare. În timp ce nu doriți să lăsați oameni care sunt critici pentru proces, nici nu aveți nevoie de 50 de persoane. Decideți cu privire la părțile interesate critice pentru fiecare întâlnire. Dacă este vorba de un proiect pe termen lung, acele părți interesate se vor schimba cu proiectul, însă vă vor pune următoarele întrebări înainte de a trimite o invitație: Persoana este un expert în materie, face decizii bugetare sau financiare și este necesar în această etapă a procesului? Amintiți-vă, doar pentru că cineva nu face parte din întâlnire nu înseamnă că acestea nu ar trebui să fie actualizate. Atribuiți anumitor persoane să împărtășească informații în afara grupului de bază pentru a se asigura că echipele nu simt că sunt lăsate în întuneric.
