Asistenții administrativi - sau asistenții, așa cum sunt ei de asemenea numiți - oferă suportul clerical și logistic pe care un birou are nevoie pentru a funcționa. Responsabilitățile de bază depind de descrierea postului, dar, în general, angajatorii preferă candidații cu abilități de comunicare cu abilități superioare de comunicare, un simț organizatoric deosebit și abilități avansate de multitasking. Managerii nu sunt întotdeauna disponibili pentru a supraveghea fiecare parte a unui proiect, astfel încât este importantă și capacitatea de a lucra independent.
$config[code] not foundCerinte de baza
Cerințele inițiale depind de locul de muncă. Punctele de intrare sunt de obicei deschise absolvenți de liceu cu bază birou, calculator și gramatică engleză aptitudini. Clasele în aceste discipline sunt disponibile la colegiile și școlile tehnice din comunitatea locală. Aceste instituții atrag, de asemenea, solicitanții de secretariat medical și juridic care au nevoie să învețe un jargon specific industriei, notează Biroul de Statistică a Muncii. Multe agenții de plasare temporară oferă formare similară; cu toate acestea, angajatorii preferă în general o diplomă de licență pentru funcțiile de secretar executiv.
Coordonare și planificare
De la preluarea telefoanelor la actualizarea calendarelor de evenimente, asistenții administrativi sunt implicați în mod activ în fiecare activitate organizațională semnificativă a unui birou. Rutarea mesajelor de poștă și a faxurilor către persoana potrivită este parte a postului, precum rezervările și întâlnirile personalului. Asistenții din cadrul unor organizații mai mari, cum ar fi colegii sau agenții publice, deseori servesc și ca legături între șefii lor și diferitele departamente ale organizațiilor.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingCorespondență și comunicații
Editarea și compunerea memorărilor, rapoartelor și a altor documente de birou reprezintă o altă sarcină cheie pe care managerii o atribuie consilierilor administrativi. Un loc de muncă de nivel superior are responsabilități mai complexe. De exemplu, asistenții executivi pot desfășoară activități de cercetare și pregătește prezentări și foi de calculși asistenții districtului școlar ar trebui să compună, să editeze și să producă materiale pentru publicații departamentale, divizionale și școlare - plus buletine, coduri, buletine de știri și programe de performanță.
Relații cu clienții
discreție și Judecata bună sunt calități esențiale pentru asistenții administrativi, care servesc ca persoană publică a angajatorului lor. Acest rol implică adesea răspunsul la întrebări și asistarea clienților nemulțumiți. De exemplu, un reprezentant la un birou al companiei de administrare a proprietății ar trebui să înregistreze detalii despre plângerea unui chiriaș și să-i ajute la rezolvarea problemei. Aideii au nevoie de abilități superioare de rezolvare a problemelor și de rezolvare a conflictelor pentru a rezolva astfel de situații.
Înregistrarea și gestionarea datelor
Un consilier administrativ păstrează memoria instituțională a unei organizații prin abilitățile sale de gestionare a evidenței și a bazelor de date. Într-un district școlar, de exemplu, un colaborator poate coordona și întreține dosare și indici. Prin contrast, asociația proprietarilor de case se poate aștepta ca asistenții să organizeze și să administreze corespondența generală, facturile, plitele cheie, chitanțele de bani mici și comenzile de muncă - precum și documentele interne ale organizației. La organizații mai mari, asistenții pot gestiona depozite sau biblioteci corporative.
