În calitate de lider, doriți o echipă productivă, astfel că are sens să întărești în timp util și să ajuți membrii echipei să evite obiceiurile proaste de muncă cum ar fi amânarea.
Procrastinația se mănâncă la productivitatea persoanei care se procrainează. Mai mult decât atât, aceasta adaugă stres - stres atât la procrastinator, cât și la restul echipei, care trebuie să se străduiască să se abțină de la proastă pentru perioadele pierdute.
$config[code] not foundDe asemenea, duce la emoții negative care erodează munca în echipă. Procrastinatorul poartă o încărcătură de vinovăție pentru că nu este în timp util, iar alții din echipă se simt resentiți că trebuie să facă pentru altcineva să renunțe la minge.
Să nu mai vorbim, desigur, poate afecta linia de jos a afacerii dvs. Amânarea poate duce la clienți nefericiți, sancțiuni pentru întârzieri și vânzări viitoare pierdute.
Software-ul oferă o soluție ușoară pentru a vă ajuta echipa să spargă obișnuința de amânare. Iată cinci modalități simple de a utiliza software-ul pentru a vă îndepărta de la amânare și a vă face pe voi și echipa dvs. mai productivi.
Utilizați calendarele la cel mai mare potențial al acestora
Calendarele digitale sunt perfecte pentru a rupe ciclul de amânare - dacă le folosiți pe calea cea bună. Încurajați-vă echipa să încerce aceste tehnici de calendar (și să le folosească pentru a vă conduce prin exemplu):
- Blocați o anumită perioadă de timp pentru a face un proiect sau o sarcină importantă în calendarul dvs. Dacă este în calendar, cu o oră sau două rezervate pentru a face acest lucru, sunteți cu un pas mai aproape de a pune pur și simplu sarcina pe o listă de sarcini.
- Când setați notificarea din calendar, adăugați linkuri la toate documentele de care aveți nevoie pentru sarcină, chiar în anunțul din calendar. În acest fel, nu pierdeți timpul pentru a căuta documente pentru a începe - sau pentru a vă distrage atenția.
- Utilizați calendarele partajate în organizațiile dvs., pentru a evita să mergeți înainte și înapoi pentru a verifica disponibilitatea. Cu calendare comune, puteți vedea cine este gratuit. De asemenea, aflați caracteristicile programului dvs. de calendar pentru a găsi hack-uri mici care fac planificarea mai ușoară. De exemplu, calendarele Outlook au ceva numit Asistent de programare care poate face configurarea întâlnirii să meargă mai repede.
Clătire și repetare: șabloane, șabloane, șabloane
Nimic nu promovează întârzierea, de parcă ar uita la un ecran gol, întrebându-se unde să înceapă pentru următorul proiect. Un șablon vă va scoate mai repede din bloc pe sarcini cum ar fi scrierea unui raport, crearea unei prezentări sau construirea unei agende de întâlnire.
Există două tipuri de șabloane. Una este șabloanele generice pe care le puteți găsi online sau chiar în suita de Office pe care o utilizați. Office 365, de exemplu, are o mulțime de șabloane gratuite în diverse module cum ar fi foi de calcul și prezentări.
Un alt tip de șablon sunt cele care sunt adaptate special pentru afacerea dvs. Cu timpul veți crea șabloane pentru prezentări de vânzări, rapoarte și multe altele. Cheia se asigură că toată lumea le poate găsi când au nevoie de ele. Creați o bibliotecă centrală de șabloane și încurajați toată lumea să o folosească. Cu folderele partajate și stocarea fișierelor în nor, este foarte ușor să setați acest lucru.
Tick Tock: Utilizați cronometrele de gestionare a timpului
Uneori, amânarea este ajutată și susținută prin faptul că petrece prea mult timp pe sarcini nesemnificative. Ajutați echipa să înțeleagă cum să-și aloce mai bine timpul, să-i cheltuiască pe cele mai urgente și cele mai importante sarcini.
Iată în cazul în care ceva la fel de simplu ca un timer poate ajuta. Dacă cineva din echipa dvs. are tendința să petreacă prea mult timp citind e-mailuri importante sau permite întâlniri să se termine, atunci un cronometru poate ajuta la salvarea minutelor care se adaugă în ore pe parcursul unei săptămâni.
Am descoperit că sunt mai conștienți de timpul are efecte uimitoare. Până când am început să urmăresc, nu mi-am dat seama cât de mult timp mi-a fost risipit pe sarcini de mică importanță.
Windows 10 are o aplicație gratuită cu temporizator încorporată. De asemenea, puteți găsi aplicații cu temporizator pe Web sau pur și simplu utilizați cronometrul și alarma de pe telefonul smartphone.
Schimbări imediate: Colaborați pe documentele partajate
Să presupunem că aveți un comunicat de presă pe care vreți ca o echipă să o privească înainte de a ieși pe internet. Încercarea de a face pe toți cei care au nevoie de contribuție pentru a le revizui și pentru a răspunde poate lua ceva timp - mai ales pentru cei care se întorc în echipă.
Aici, norul vine la salvare sub forma de documente de tip cloud partajate.
Știați că puteți colabora la Word utilizând o funcție care vă permite să coautor în timp real? Puteți urmări caracterul editărilor după caracter, când altcineva lucrează la document. În acest fel, puteți să îi contactați pe toți și să adunați toate intrările rapid în timp real - evitând tendința ca unii să se amâne.
Microsoft Office 365 oferă, de asemenea, echipelor video multi-partid și platforme audio pe platforme audio, astfel încât grupul dvs. să poată discuta despre numere, campanii și proiecte din diferite locații. Dacă aveți un client care dorește să coasă idei pentru cea mai recentă campanie împreună, acest lucru pune pe toată lumea pe aceeași pagină online.
Planificatorul a fost construit special pentru Office 365. Acesta funcționează pe toate dispozitivele dvs. Puteți adăuga fișiere, sarcini și chiar puteți vorbi cu echipa, indiferent unde se află. Anunțurile prin e-mail ușurează faptul că membrii echipei știu când au primit o nouă sarcină. Planificatorul angajează toată lumea și le menține actualizate cu privire la orice evoluție.
Office 365 Video este o altă opțiune pentru a evita amânarea. Încărcarea și partajarea conținutului video prin intermediul companiei tale face o acțiune față și acțiune în direct la note și directive scrise.
Utilizați un asistent virtual ca Cortana
Iată mai multe hack-uri de aterizare: folosiți un asistent virtual pentru a lua notițe și a face cercetare pentru următorul proiect. De exemplu, puteți folosi Cortana pentru a dicta verbal câteva note pentru acel raport mare și a le salva în OneNote. Uneori este mult mai ușor să începeți dacă începeți cu pașii copilului, cum ar fi dictarea câtorva note de lucruri pe care să le includeți într-un raport.
Puteți utiliza, de asemenea, Cortana pentru a face conversații web pentru un proiect. Îl face să se simtă mai puțin ca o muncă laborioasă și mai mult ca o simplă discuție, dacă folosiți ceva de genul Cortana pentru a căuta lucrurile.
După cum au arătat aceste exemple, există multe modalități de a utiliza tehnologia pentru a începe și pentru a evita amânarea. Deci ce mai aștepți? Începeți să utilizați unele dintre aceste instrumente!
La momentul acestei scrieri, Anita Campbell participă la programul Microsoft Small Business Ambassador.
Omul la laptop Photo prin Shutterstock
Mai multe în: Microsoft, sponsorizat 1
