E-mailurile cu diplomă de lucru sunt simple și politicoase și se străduiesc să se asigure că destinatarii nu înțeleg greșit sau interpretează greșit informațiile. Când scrieți un e-mail diplomatic, folosiți un limbaj formal și precis și evitați cuvintele emoționale. Scopul este de a folosi limbajul tact - cuvinte care transmit în mod clar mesaje importante - fără a provoca sentimente rele.
Seteaza tonul
Setați tonul concentrându-vă asupra modului în care ideile, mesajele sau instrucțiunile dvs. vă vor ajuta pe angajați. Recunoașteți orice luptă legată de muncă cu care se confruntă, cum ar fi probleme tehnice sau obstacole, și întrebați - mai degrabă decât cereți - atunci când există ceva ce vreți sau aveți nevoie. De exemplu, dacă adăugați mai mulți angajați într-un proiect existent, scrieți: "Știu că acest proiect a dat un plus de stres echipei dvs., așa că l-am rugat pe Jane Doe să asiste la editarea copiei. un proiect dur înainte de weekend? " Limba diplomatică are un ton politicos care încearcă să pună recipienții la dispoziție.
$config[code] not foundPăstrați-l profesionist
Evitați subiectele personale, confidențiale sau sensibile, cum ar fi informații despre salariu, probleme de personal sau conflicte interne, într-un e-mail diplomatic. Numai discutați probleme publice, sugerează revista Inc. Întotdeauna abordați problemele personale sau confidențiale față-în-față sau telefonic dacă nu este posibilă întâlnirea față în față. Nu știi niciodată când ar putea fi trecut un e-mail în jurul biroului. Utilizați salutări profesionale și închideri, astfel încât destinatarii știu că corespondența este legată de muncă, nu personală.De exemplu, porniți e-mailul cu "Bună ziua", "Salutări" sau "Bună dimineața" - nu "Hei", "Yo" sau "To peeps me".
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingAlege-ți Cuvintele Cu înțelepciune
Concentrați-vă pe declarațiile "I", mai degrabă decât pe "voi", mai ales atunci când abordați defectele, greșelile sau corecțiile într-un e-mail. Explicați declarațiile dvs., astfel încât beneficiarii să înțeleagă clar obiectivele și intențiile dvs. De exemplu, dacă doriți să trimiteți un e-mail la nivelul întregii companii despre importanța respectării termenelor limită, scrieți: "Scopul meu a fost întotdeauna să respect termenele limită pentru a menține o bază solidă de suport pentru clienți., așa că vă rugăm să mă contactați dacă apar situații care ar putea duce la dificultăți la termen. "
Fii direct și specific
Fii cinstit și direct cu corespondența, așa că colegii tăi nu trebuie să citească între linii sau să ghicești ce vrei să spui. Limba diplomatică este tactuală, concisă și la limită. Îndepărtați cuvinte, gânduri sau idei excesive care ar putea să vă confunde angajații sau să vă împrăștie emailul. De exemplu, dacă doriți să abordați încălcările codului de îmbrăcăminte al angajatului într-un e-mail către profesori, scrieți: "Vă rugăm să consultați cerințele codului de îmbrăcăminte din manualul angajaților. Adresați-vă e-mailul "tuturor angajaților", astfel încât nimeni nu este desemnat.
