Există o responsabilitate pe care cei mai mulți dintre proprietarii întreprinderilor mici le-ar plăcea să le uite. Dar este imperativ ca oricine să ruleze ceva mai mare decât un proprietar unic. Aceasta este responsabilitatea dvs. de a ține evidența angajaților dvs. În timp ce aceasta nu ar putea fi cea mai interesantă parte a unei afaceri, este important.
Cerințele de păstrare a înregistrărilor angajaților
Guvernele federale, statale și locale au toate cerințe diferite atunci când vine vorba de păstrarea unei documentații exacte despre angajarea și alte funcții ale resurselor umane pentru a proteja atât angajații, cât și întreprinderile. În calitate de afacere, dacă nu reușiți să păstrați aceste înregistrări la îndemână, vă puteți lăsa deschis la costumele de încetare sau la repercusiuni similare, fără a vă ajuta să vă apărați. Iată câteva dintre cerințele pe care afacerea dvs. ar putea să le satisfacă atunci când este vorba de păstrarea înregistrărilor angajaților.
$config[code] not foundMențineți înregistrările de angajare timp de un an
Când angajați pentru o nouă funcție, statutele federale precum Actul americanilor cu dizabilități și Titlul VII impun ca dvs. să fiți nediscriminatorii în procesul de angajare. Deci, trebuie să păstrați toate cererile, CV-urile și alte documente din procesul de angajare timp de cel puțin un an de la ocuparea locului de muncă în cazul în care oricare dintre părțile care nu au primit postul decide să depună un proces.
Mențineți înregistrările salariale timp de trei ani
Rapoartele privind salarizarea sunt esențiale pentru a vă asigura că angajații sunt compensați în mod corect pentru orele lucrate și pentru a vă asigura că afacerea dvs. respectă orice exces de timp și cerințele minime de salarizare. Legea cere să păstrați aceste înregistrări la îndemână pentru angajații care nu sunt scutiți timp de trei ani. Cu toate acestea, angajații pot alege, de asemenea, să depună dosare în cazul în care consideră că sunt datorați înapoi pentru orice ore suplimentare lucrate. Deci, vă poate fi benefic să le păstrați la îndemână până la cinci ani după terminare.
Păstrați formularele I-9 pentru un an după terminare
Formularele I-9 sunt necesare pentru ca întreprinderile să demonstreze că au verificat că un angajat este eligibil pentru muncă în Statele Unite. Prin lege, sunteți obligat să păstrați aceste formulare timp de trei ani după angajarea unui angajat sau la un an după ce un angajat este reziliat, oricare ar fi data ulterioară. De asemenea, trebuie să păstrați aceste formulare separat de alte înregistrări de personal.
Păstrați documentele de separare timp de cinci ani după terminare
Menținerea documentelor legate de rezilierea sau separarea este, de asemenea, esențială în cazul în care vă confruntați cu orice probleme de terminare greșită. Păstrați scrisori de demisie și ieșiți din oficiu pentru interviu timp de trei ani după ce angajatul a plecat și documentele de separare timp de cinci ani.
Păstrați rapoartele FMLA pentru trei ani după terminare
Legea privind concediul medical de familie este prevăzută pentru a asigura angajaților eligibili să primească concediu fără plată în cazul în care locul de muncă este protejat în cazul unei probleme medicale sau familiale. Dacă un angajat depune o cerere de concediu FMLA, ar trebui să păstrați aceste informații în evidențele dvs. timp de cel puțin trei ani după ce acel angajat împarte modalitățile cu afacerea dvs., indiferent dacă a fost acordat concediul sau nu.
Păstrați formularele pentru pensiile pentru șase ani
Dacă oferiți angajaților prestații de pensionare, trebuie să păstrați aceste informații la îndemână pentru cel puțin șase ani după ce angajatul a părăsit sau a fost reziliat, în conformitate cu Legea privind securitatea veniturilor pentru angajați. În plus, instanțele au stabilit că este responsabilitatea companiei de a dovedi că oferă suficientă acoperire și beneficii în cazul în care un angajat suge, mai degrabă decât responsabilitatea angajatului de a dovedi acoperirea a fost insuficientă.
Păstrați dosarele de testare a drogurilor timp de cinci ani
În unele cazuri, informațiile de verificare de fond și de testare a medicamentelor pot să se încadreze în standardul altor informații de angajare. Cu toate acestea, dacă locul de muncă este legat de transport, atunci sunteți obligat să păstrați înregistrări ale testelor de droguri efectuate timp de cinci ani, ca parte a regulamentelor de siguranță ale Departamentului de Transporturi.
Păstrați înregistrări fiscale ale angajaților timp de patru ani
Atunci când vine vorba de impozitele legate de angajați, IRS recomandă păstrarea înregistrărilor pe mâini timp de patru ani în cazul unui audit. Acestea ar trebui să includă toate salariile, plățile pentru pensii, informații despre vârf, formularele W-2 și W-4 și orice alte informații conexe.
Mențineți dosarele privind sănătatea și siguranța angajaților timp de cinci ani
Legea privind securitatea și sănătatea ocupațională vă solicită să țineți și să păstrați evidența tuturor vătămărilor corporale și a bolilor obținute la locul de muncă, cu o scurtă descriere și orice alte informații pertinente. Aceasta înseamnă că angajaților li se asigură un mediu de lucru sigur și că toate problemele sunt tratate în consecință.
Mențineți informațiile de asigurare pentru șomaj de până la șapte ani
Cerințele privind evidența asigurărilor pentru șomaj variază în funcție de stat. Cu toate acestea, în unele cazuri, vi se poate cere să păstrați aceste înregistrări timp de patru până la șapte ani. În mod specific, Washington DC solicită întreprinderilor să păstreze acele înregistrări timp de șapte ani.
Păstrați contractele de până la cinci ani
Dacă lucrați cu antreprenori independenți sau cu terți, este posibil să trebuiască să îndepliniți și anumite cerințe privind păstrarea înregistrărilor de stat. În Virginia, întreprinderile sunt obligate să păstreze contractele la dispoziție timp de cinci ani după încheierea unui acord. Și alte state au, de asemenea, cerințe similare între trei și patru ani.
Fotografie prin Shutterstock
2 Comentarii ▼
