Echipa Microsoft este un instrument de comunicare în cadrul Office 365, care oferă întreprinderilor mici un mod simplu de comunicare și colaborare cu angajații. Pentru cei care nu au folosit Microsoft Teams, poate ajuta la obținerea unor sfaturi și expertize valoroase de la experți pentru a profita la maximum de aceasta.
Sfaturi pentru echipele Microsoft
Simona Millham este un Trainer certificat Microsoft și un antrenor pentru platforma de învățare IT platformă CBT Nuggets. A împărtășit câteva sugestii valoroase pentru a profita la maximum de echipele Microsoft pentru întreprinderi mici, într-un interviu prin e-mail cu Tendințele întreprinderilor mici.
$config[code] not foundMinimizați comunicările prin e-mail
Unul dintre cele mai mari beneficii ale echipelor Microsoft este că permite companiilor să păstreze toată comunicarea lor organizată într-un singur loc, decât să se bazeze pe lanțuri lungi de e-mailuri care se pot pierde cu ușurință în shuffle. Deci, dacă veți profita la maximum de echipele Microsoft, utilizați-l în loc să nu adăugați e-mailuri pentru comunicații interne.
Millham spune: "Dacă cineva trimite un e-mail echipei care întreabă o întrebare relativ trivială și toată lumea răspunde, aceasta generează o mulțime de e-mailuri. Conversațiile se află în centrul echipelor, facilitând vizionarea firelor dintr-o singură privire și răspund rapid acolo unde este cazul. "
Distribuiți conversații cu noi membri ai echipei
Echipele Microsoft pot, de asemenea, să faciliteze angajarea noilor angajați. Când faceți o nouă închiriere sau adăugați un membru al echipei existente într-un nou proiect, puteți împărtăși conversațiile din acel fir sau din proiect cu aceștia, astfel încât aceștia să se descurce ușor, mai degrabă decât să le transmită numeroase e-mailuri sau să le dea documente greoaie.
Stick cu câteva grupuri
Echipele Microsoft vă permite să desemnați diferite grupuri din cadrul organizației dvs., astfel încât să puteți continua conversațiile cu membrii echipei relevante. Dar nu treceți peste bord creând grupuri pentru orice combinație posibilă de angajați imediat. Luați în considerare cine lucrează împreună la proiecte cel mai adesea și creează doar acele grupuri care au sens, astfel încât să nu copleșească pe toți cu multe opțiuni. Puteți adăuga întotdeauna mai multe mai târziu.
Obțineți un obiectiv pentru fiecare grup
Dacă vă străduiți să determinați ce grupuri să începeți, luați în considerare ceea ce doriți să obțineți pentru fiecare grup. De exemplu, ați putea dori un grup doar pentru managementul de nivel superior, la care v-ați întoarce atunci când luați decizii strategice mari. Dar puteți dori și grupuri doar pentru scopuri specifice, cum ar fi suportul IT și marketingul social media.
Adăugați grupuri pe măsură ce mergeți
De acolo, puteți adăuga întotdeauna grupuri, deoarece proiectele specifice le solicită. Spuneți că aveți un proiect special pentru clienți care implică oameni din mai multe departamente care, în mod normal, nu lucrează împreună. Creați un grup care este doar pentru acea instanță, astfel încât lucrătorii să nu trebuiască să comunice într-un fir mai general.
Configurați conferințele audio
Echipele Microsoft oferă, de asemenea, o funcție de conferințe audio, astfel încât să puteți găzdui întâlniri de voce în cadrul anumitor grupuri sau doar cu unul sau doi membri ai echipei. Aceasta poate fi o caracteristică deosebit de utilă, mai ales dacă aveți niște membri ai echipei care lucrează de la distanță. De asemenea, puteți să-l utilizați pentru a comunica cu clienții din afara prin intermediul unei noi caracteristici de acces pentru clienți.
Creați o strategie de comunicare
Desigur, Microsoft Teams nu este singurul produs Microsoft care oferă funcții de comunicare precum apeluri de chat și audio. Dar Millham avertizează să nu fie prea prins în utilizarea tuturor opțiunilor disponibile. În schimb, creați un plan specific care să descrie în ce situații veți utiliza echipele Microsoft pentru comunicare în raport cu alte platforme.
Millham explică: "Cred că una dintre cele mai mari provocări este de a ajuta utilizatorii de afaceri să înțeleagă Cât de Microsoft Office 365 instrument să utilizeze WHEN. Există o suprapunere între funcționalitatea Echipelor, Yammer și Skype pentru Business, care este foarte confuză pentru utilizatori și este foarte probabil să se întoarcă înapoi la e-mailuri fără o anumită îndrumare. Deci, recomandarea mea este ca afacerea să ia ceva timp să se gândească prin ce instrumente se vor potrivi diferitelor părți ale organizației lor cele mai bune - și să conducă niște piloți cu diferite grupuri de utilizatori - și apoi să ofere îndrumări și conștientizare utilizatorilor finali ".
Strategii de comunicare a testelor
După cum a menționat Millham, poate fi util să testați în mod efectiv diferite strategii de comunicare în cadrul organizației dvs. pentru a vedea ce funcționează cel mai bine pentru echipa dvs. specifică. De exemplu, s-ar putea să știți că este util să utilizați Skype pentru apeluri client dacă majoritatea clienților dvs. au deja ID-uri Skype și nu doresc să vă înscrieți pentru accesul clienților cu echipele Microsoft. Dar ați putea opta să păstrați toate apelurile interne din cadrul echipelor, de dragul simplității. Stați la dispoziția angajaților, astfel încât să vă puteți optimiza planul în funcție de nevoile acestora.
Rămâneți la curent cu funcții noi
Echipele Microsoft se schimbă în mod constant și adaugă noi funcționalități care ar putea fi benefice pentru echipa dvs. sau pentru a schimba modul în care utilizați platforma. De exemplu, Microsoft este în prezent în proces de integrare a funcționalității Skype pentru afaceri în echipe. Millham recomandă să consultați documentația Microsoft Teams și instrucțiuni practice pentru mai multe informații și actualizări despre orice modificări sau caracteristici noi.
Antrenați-vă angajații
De asemenea, este important să vă asigurați că angajații dvs. înțeleg cum să profite la maximum de echipele Microsoft. Și există destule resurse disponibile în acest scop. CBT Nuggets oferă o opțiune pentru formarea echipelor Microsoft.
Millham spune: "Pentru proprietarii de întreprinderi mici, acesta include o imagine de ansamblu asupra resurselor pe care trebuie să le ia în considerare atunci când desfășurați echipele și încurajând adopția utilizatorilor. Pentru angajați, acesta acoperă modul de utilizare a canalelor, conversațiilor, întâlnirilor, partajării fișierelor, wiki și multe altele. "
Imagine: Microsoft
1
