Un planificator de întâlnire la o conferință de mari dimensiuni a unei conferințe este responsabil de evenimentul unui client de la contactul inițial până când grupul părăsește hotelul. Planificatorul se ocupă de toate, de la rezervarea sălii de întâlniri și a hotelurilor până la configurarea hranei și a echipamentelor. Într-o facilitate mare, pot exista mai mulți planificatori de întâlniri, care au diferite domenii de expertiză și care lucrează împreună la evenimente de grup. Exemple ale acestor domenii diferite includ rezervări, alimente și băuturi și relații publice.
$config[code] not foundRelații publice și marketing
În acest rol, planificatorul de întâlniri servește drept reprezentant al instituției de cazare și conferință pentru public. Responsabilul planificatorului este să se asigure că facilitatea are o reputație pozitivă și să contribuie la aducerea rezervelor clienților. Planificatorii întâlnirilor creează broșuri care descriu serviciile instituției, răspund la solicitările trimise prin e-mail sau prin telefon pentru serviciile de planificare a evenimentelor și furnizează informații despre facilitățile și serviciile de întâlniri curente pentru a fi utilizate pe site-ul web al hotelului. În acest rol, planificatorul creează conținut pentru reclame multimedia pentru departamentul de planificare a evenimentului. De asemenea, planificatorul trebuie să se adreseze companiilor și convențiilor pentru a încuraja afacerea nouă și continuă.
Rezervări și înregistrare
Atunci când lucrează în primul rând în rezervări și înregistrare, planificatorul de întâlniri îi ajută pe clienți să facă rezervări pentru hotel și săli de bal pentru participanți. În funcție de cât de mare este grupul și de activitățile pe care trebuie să le desfășurați, planificatorul de întâlniri sugerează care săli de întâlnire din centrul de conferințe ar răspunde cel mai bine nevoilor clientului. Planificatorul de asemenea organizează grupuri de camere de hotel pentru participanții clienților și asistă la orice caz de suprapunere necesar. O parte a acestui rol al planificatorului de întâlniri include negocierea unei rate de scont a grupului și, eventual, asistarea în aranjamentele de călătorie. Planificatorii de întâlniri ajută și la înregistrarea la fața locului a participanților.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingMancare si bautura
Fiecare convenție are nevoie de servicii alimentare și băuturi. Din fericire pentru clienți, planificatorii de întâlniri la fața locului se ocupă cu ușurință de această problemă pentru ei. Planificatorul de întâlniri îi ajută pe client să-și dea seama cât de multă hrană este necesară pentru suma proiectată a participanților. O parte din acest lucru vă ajută să stabiliți dacă mesele trebuie servite la o cină sau la un bufet și ce băuturi ar trebui să fie oferite. Planificatorul întâlnirilor discută meniul pentru fiecare masă cu clientul și ajută la elaborarea unui contract de buget sau pachet pentru client.
Obligații tehnice
Există multe aspecte tehnice diferite ale locului de muncă al unui planificator de întâlniri într-o mare conferință de proprietate. Unul dintre aspectele tehnice tehnice ale rolului este acela de a ajuta clientul să elaboreze un buget și să determine cum vor fi plătite toate serviciile din cadrul facilității. Planificatorul de întâlniri organizează întregul eveniment al clientului, asigurându-se că clientul știe ce săli de conferințe sunt disponibile la acel moment și care elaborează un program al evenimentului. De asemenea, planificatorii sunt responsabili pentru localizarea, închirierea și amenajarea oricărui echipament audio vizual sau alt echipament specializat de care are nevoie clientul. De asemenea, un planificator de întâlniri poate localiza și organiza divertisment la cererea clientului.
