Din ce în ce mai mulți furnizori introduc platformele Cloud și ofertele software-ca-a-serviciu (SaaS) pentru a aduce oamenii online.
Nu lăsa totuși la îndoială termenii din industrie precum "platformele Cloud" și SaaS. Toate acestea înseamnă că oamenii folosesc aplicații software care sunt bazate pe Web, pentru a lucra împreună.
Scopul acestor sisteme software de colaborare este de a imita mediul de lucru pe care l-am avut de la primul birou organizat.
$config[code] not foundGândiți-vă la mediul de lucru pe care îl folosesc oamenii de când biroul organizat a devenit obișnuit. Îl vedem cel mai bine în filmele vechi acum (sau în episoade de Mad Men) - fiecare departament pe un etaj diferit, rânduri de secretari de la mașinile de scris IBM Selectric, directorii juniori în cabine, seniorii în birouri.
În zilele mele anterioare la AT & T, am reorganizat în mod constant oameni, astfel încât toți membrii echipelor naționale de conturi să se așeze una lângă cealaltă. Chiar și am atins semnele de echipă din tavan. Întâlnirile au avut loc la un moment dat, și pentru a împărtăși un document, am plopat un dosar de dosar pe biroul unui coleg.
Astăzi, mediul de lucru sa schimbat dramatic. Mai mulți oameni lucrează de la distanță de acasă. Avem echipe virtuale, mai mulți consultanți și personal externalizat. Creșterea prețurilor la gaze și situațiile economice vor face biroul virtual chiar mai mult o necesitate.
Toată lumea are o descriere diferită a biroului virtual. Am desfășurat companii virtuale încă din anii 1980. Îmi amintesc că am fost încântat să am un cont de e-mail MCI și mi-am dat seama că nu am avut de a face cu mesageria vocală pentru a comunica cu oamenii.
De atunci am avut o mulțime de experiență cu ce funcționează și ce nu. Permiteți-mi să împărtășesc cerințele pe care cred că aplicațiile software ar trebui să le aibă pentru a ajuta oamenii să lucreze împreună în "biroul virtual" de astăzi:
Simplitate și familiaritate
Oamenii rezistă în mod natural (unii spun că urăsc). Interfața unei aplicații software trebuie să semene cu ceea ce oamenii sunt foarte familiarizați cu. De asemenea, trebuie să fie cât mai intuitivă posibil.
Acest lucru poate părea fundamental, dar dacă te uiți la jucători din spațiul de colaborare acum, doar câțiva au făcut acest lucru foarte bine. Unele aplicații software sunt atât de funcționale, străine și greu de folosit, încât renunțați repede după câteva încercări de a găsi doar elementele de bază. Pentru a traversa prăpastia și a deveni dominantă pe piață, experiența utilizatorului trebuie să fie familiară și simplă.
Prezență / Chat
Simt că "prezența" și abilitatea de a comunica imediat și direct este cel mai important aspect. Cunoașterea statutului fiecăruia cu care lucrați reprezintă piatra de temelie a unui sistem de succes.
În modelul de birou convențional mai vechi, am putea să aruncăm o privire asupra camerei sau să ne aplecăm peste peretele cabinei pentru a vorbi despre vreme sau despre lansarea unui nou produs. Alternativa de azi este chat-ul sau convorbirile telefonice. Servicii precum VOIP sau servicii gratuite de conferință au făcut conferințe ad-hoc rapid și ușor de configurat.
Controlul / partajarea fișierelor și colaborarea în timp real
În centrul afacerilor sunt documente și fișiere. Ele sunt atât un produs de lucru, cât și un proces de lucru. Odată cu creșterea exponențială a consultanților, a externalizărilor și a comunităților partenere, capacitatea de a aplica niveluri semnificative de autoritate a documentelor este una dintre imperativele de astăzi esențiale.
În vremurile vechi ați putea controla acest lucru prin fotocopierea anumitor pagini pentru anumiți destinatari sau ați limita lista de distribuție. Astăzi, într-o aplicație de software de colaborare bună puteți atribui diferite niveluri de autoritate cu câteva apăsări de taste.
Adăugați o pistă de audit detaliată pentru securitate, control, comoditate și medicină legală și aveți componentele unui document viabil și a unui sistem de gestionare a fișierelor. Tehnologia de colaborare în timp real și tehnologia de împingere automată automatizează majoritatea acestor sarcini de gestionare. În combinație, aceste instrumente de gestionare pun învechire - și elimină - necesitatea de atașament prin e-mail.
La început am menționat rezistența oamenilor la schimbare. Există multe soluții potențial-puternice pe piață pentru controlul documentelor, copierea de rezervă și colaborarea. Provocarea cu care se confruntă toți este (1) să fie ușor de utilizat și (2) să minimizeze nevoia de schimbare a comportamentului. Pentru adoptarea în masă, trebuie să mimezi modul în care oamenii lucrează astăzi și să automatizeze cât mai multe funcții posibil - nu încercați să modificați radical modelele lor de lucru.
conferinţe
Conferința este o categorie largă - am tendința să mă gândesc la ea în găleți.
- Afișați și spuneți evenimentele sunt sesiuni programate care au un prezentator desemnat și un grup de audiență. Există un număr de produse care se ocupă de acest lucru foarte bine cu diferite modele de prețuri și niveluri de caracteristici / funcționalități, de exemplu Webex.
- cred ca ad hoc de partajare este una dintre cele mai utilizabile caracteristici din lumea colaborării. Abilitatea de a împărți instantaneu un ecran sau un produs de lucru fără configurare este la fel de aproape de cât vom ajunge la "înclinarea peste peretele cubic". Există două moduri de a face acest lucru: (1) produse care permit o partajare instantanee a ecranului pe bază individuală) sau (2) produse care furnizează în timp real partajarea și actualizarea documentelor în rândul mai multor utilizatori. Eu folosesc ambele pe scară largă și le găsesc inestimabile în "Biroul Virtual"
Schimbare
Fiecare generație care intră la locul de muncă aduce diferite seturi de pricepere și prejudecăți. Prima companie software reală pentru care am lucrat a avut un sistem de e-mail pentru mainframe. CFO-ul îi va ajuta pe asistentul său administrativ să tipărească copii ale e-mailurilor sale. El ar fi dat mîna să scrie răspunsurile, iar ea trebuia să fie cea care să-și prezinte mesajul și să trimită mesajul de răspuns.
La fel de ridicol ca sună acum, într-un deceniu sau altul, ideea că am păstrat aplicații software și fișiere pe PC-ul nostru local va suna la fel de absurdă.
Între timp avem nevoie de o soluție hibridă pentru a se adapta obiceiurilor noastre de lucru. Accelerați utilizarea cloud-ului pentru aplicații și date, dar dați oamenilor opțiunea de a lucra de pe desktop-urile lor.
Prin a face munca online mai ușoară și mai convenabilă, desktop-ul tradițional va deveni la fel de funcțional ca și amigdalele dvs. - încă acolo, dar nu este necesar.
* * * * *
Despre autor: George Langan este CEO al eXpresso Corporation, un serviciu software colaborativ. George aduce la masă o vastă experiență în desfășurarea de afaceri software. Blogul său poate fi găsit la:
17 Comentarii ▼
