E-mailul poate fi important, dar dacă nu comunicați calea corectă, vă puteți răni de fapt afacerea.
Există câteva reguli și reguli de etichetă pentru e-mail de afaceri pe care le puteți urma pentru a vă asigura că comunicarea prin e-mail este solidă. Iată 50 de sfaturi.
Sfaturi pentru Eticheta Business E-mail
Au o adresă de e-mail profesională
Înainte de a începe chiar să trimiteți prin e-mail, trebuie să vă asigurați că adresa dvs. de e-mail reală este adecvată. În mod ideal, veți avea o adresă oficială de e-mail care se termină cu adresa URL a companiei dvs. Dar dacă utilizați un cont personal Gmail sau ceva similar, asigurați-vă că păstrați-l simplu cu numele sau inițialele, în loc să încercați să obțineți drăguț sau amuzant.
$config[code] not foundIncludeți o linie directă a subiectului
În fiecare e-mail, trebuie să includeți o linie de subiect care să reflecte cu exactitate conținutul e-mailului. Doar un rezumat al cuvintelor va oferi destinatarului o idee despre ce să se aștepte înainte de a vă citi mesajul.
Utilizați doar "Răspundeți tuturor" când este necesar
Când primiți e-mailuri care includ toți cei din organizația dvs. sau chiar câțiva oameni, este posibil să fiți tentați să includeți pe toată lumea răspunsul dvs. Dar acest lucru poate duce la o mulțime de timp pierdut pentru oameni dacă mesajul nu este relevant pentru ei. Deci, aveți grijă și răspundeți numai când este absolut necesar.
Corectează
Nu doriți să faceți timp pentru a realiza un mesaj de e-mail excelent, doar pentru a fi lustruit cu greșeli de ortografie și gramatică. Deci, faceți un minut pentru a verifica și a verifica ortografia înainte de a trimite, astfel încât să puteți prinde orice erori potențiale.
Re-citiți pentru Tone
Dar, de asemenea, ar trebui să citiți cu adevărat prin mesajul dvs. mintea cu privire la modul în care destinatarul dvs. o va citi. Uneori, tonul se poate pierde prin e-mail. Deci, asigurați-vă că citiți cum intenționați.
Gândește-ți obiceiurile
Și, bineînțeles, ar trebui să includeți minciuni precum vă rog și vă mulțumesc în fiecare mesaj.
Păstrați-o mai formală pentru clienți / superiori
Există o mulțime de nivele diferite de formalitate atunci când vine vorba de e-mail. Asigurați-vă că luați în considerare relația dvs. cu fiecare persoană înainte de a vă face prea confortabil. "Hei baieti" ar putea fi un salut potrivit pentru prietenii tai. Dar, atunci când aveți de-a face cu clienții, probabil că doriți să-l păstrați puțin mai profesional.
Utilizați formalitatea pentru contacte noi
De asemenea, este o idee bună să păstrați lucrurile destul de formale cu persoanele pe care le trimiteți prin e-mail pentru prima dată, până când le cunoașteți suficient de bine pentru a le schimba.
Utilizați o felicitare acceptabilă
Mai precis, veți dori să luați în considerare felicitările pe care le utilizați pentru fiecare persoană. În general, ar trebui să păstrați "Hei …" oamenilor pe care îi cunoașteți destul de bine. "Bună ziua" și numele complet sunt mai potrivite pentru clienți sau contacte pentru prima dată.
Stick la punctul
În corpul real al e-mailului dvs., veți dori să îl păstrați cât mai scurt posibil. Nu faceți ca destinatarul să citească un roman doar pentru a afla care este punctul dvs. principal.
$config[code] not foundÎntrerupeți mesajele lungi
Dacă aveți mai multe puncte de făcut, rupeți textul cu diferite paragrafe sau numere chiar pentru a face mai ușor de citit.
Fii clară cu chemarea la acțiune
De asemenea, trebuie să țineți cont de ceea ce doriți ca destinatarul să facă cu mesajul dvs. Dacă îi căutați să răspundă cu o anumită informație, spuneți-le exact la sfârșitul e-mailului.
Folosiți asistență cu acronime și jargon
Dacă ați inclus în e-mailuri orice acronime sau jargon specific domeniului, luați în considerare cunoștințele destinatarului. Dacă aveți de-a face cu clienți din diferite industrii, de exemplu, ați putea dori să includeți mai puține informații decât ați avea cu colegii dumneavoastră.
Luați în considerare închiderea dvs.
Apoi, la sfârșitul fiecărui e-mail, veți dori să selectați o declarație de închidere corespunzătoare. Utilizați ceva de genul "mulțumiri" sau "cel mai bun" pentru e-mailurile de afaceri.
Includeți un bloc de semnătură
Puteți include și un bloc de semnătură care include mai multe informații în partea de jos a e-mailurilor. Includeți numele dvs. și câteva informații de contact.
Notați despre orice atașament
Dacă atașați orice documente la un e-mail, lăsați-l pe destinatar să știe ce este, deci nu trebuie să-l deschidă doar pentru a afla.
Nu uitați să atașați
De asemenea, este destul de comun ca oamenii să spună că atașează ceva și apoi uită să o facă. Deci, verificați dublu înainte de a trimite.
Verificați dimensiunea fișierului
Dar aveți grijă când atașați fișiere mari. Doar atunci când este absolut necesar. Sau puteți încerca să redimensionați fotografiile sau să rupeți fișierul în bucăți mai mici pentru al face mai ușor de gestionat.
Fișiere mari din Zip
Când trebuie să atașați fișiere mari, puneți-le într-un fișier.zip pentru a le face mai ușor pe destinatar.
Întrebați mai întâi despre aceste atașamente
De asemenea, este bine să întrebați pe destinatar dacă este bine să trimiteți în prealabil un fișier mare. Și apoi aflați când va fi momentul potrivit pentru a trimite un astfel de fișier.
Întrebați despre tipurile de fișiere
În plus, verificați și vedeți la ce programe beneficiază destinatarii dvs., astfel încât să puteți fi siguri că vor putea să deschidă atașamentele pe care le trimiteți.
Trimiteți PDF-uri când este posibil
Dar fișierele PDF sunt ușor de vizualizat pe orice tip de dispozitiv. Deci, dacă este posibil, trimiteți fișiere PDF în locul fișierelor care necesită un anumit program.
Nu deschideți atașamente de la persoane pe care nu le cunoașteți
Pe cealaltă parte a ecuației, când primiți un atașament într-un e-mail pe care nu l-ați așteptat, fiți atenți să îl deschideți. Dacă nu sunteți sigur de ceva, întrebați expeditorul despre atașament înainte de ao deschide.
Nu împărtășiți informații confidențiale
Întrucât mesajele de poștă electronică sunt atât de ușor de redirecționat și de partajat sau de a le trimite în mod accidental persoanei greșite, acestea nu au forma potrivită pentru partajarea oricăror informații sensibile sau confidențiale.
Utilizați prudență cu Humor
De asemenea, ați putea fi tentați să adăugați puțină distracție sau umor la e-mailurile dvs. Dar, deoarece poate fi dificil să descifrezi tonul în e-mailuri, asigurați-vă că este foarte clar sau păstrați glumele oamenilor cu care sunteți cu adevărat confortabil.
Stați departe de fonturile stupide
E-mailul nu este, de asemenea, locul potrivit pentru a vă crea creativ cu elemente de design. Stick cu fonturi care sunt clasice și ușor de citit.
Stick cu negru și alb
De asemenea, stați departe de culorile unice ale fontului și de modelele de fundal. Alb-negru clasic este cel mai ușor de citit.
Limitarea utilizării punctelor de exclamare
Punctele de exclamare vă pot ajuta să transmiteți un sentiment de entuziasm sau accentuare. Dar nu le folosiți în exces sau mesajul dvs. nu va părea la fel de profesionist.
Utilizați atenție cu toate capacele
Toate capacele pot adăuga un accent. Dar se poate întâmpla și ca țipăt. Deci, dacă nu este necesar, luați în considerare utilizarea de caractere italice sau ceva în schimb.
Utilizați numai emoticoane cu anumite persoane
Când vine vorba de zâmbete și emoticoane, păstrați-i pe aceștia la conversații cu prietenii și colegii apropiați, pe care îi știți că nu le vor interpreta greșit sau nu le consideră neprofesionale.
Luați în considerare diferite culturi și limbi
Puteți, de asemenea, uneori să corespondați cu persoane din diferite culturi sau medii. Asigurați-vă că vă gândiți la acest lucru atunci când realizați răspunsurile dvs., astfel încât să nu ofensați sau confundați pe nimeni.
Înapoi înainte de a trimite mesaje emoționale
Dacă vă aflați vreodată într-o situație în care trebuie să trimiteți un e-mail furios sau altfel emoțional, artizanat mesajul dvs. apoi pasul departe pentru o vreme pentru a vă șterge capul. Apoi revedeți mesajul mai târziu pentru a vă asigura că este de fapt ceea ce doriți să spuneți.
Răspunde la mesajele accidentale
În situațiile în care primiți un e-mail care nu a fost destinat pentru dvs., răspundeți expeditorului pentru a le comunica rapid.
Confirmați primirea mesajelor pe care nu le puteți ajunge imediat
Și dacă primiți un e-mail care a fost destinat pentru dvs., dar nu este un lucru pe care să-l puteți răspunde imediat, trebuie doar să lăsați expeditorul să știe că l-ați primit și când veți putea ajunge la el.
Începeți un nou lanț de e-mail pentru subiecți noi
Când e-mail pe cineva cu care vă corespunde frecvent, poate fi tentant să păstreze un singur lanț care merge în mod continuu. Dar acest lucru vă poate îngreuna menținerea conversațiilor organizate. Deci, începeți un nou lanț pentru fiecare subiect nou.
Numai mesajele înainte când este necesar
Redirecționarea poate fi o funcție utilă pentru utilizatorii de e-mail. Dar poate fi, de asemenea, suprautilizat. Deci, înainte de a transmite mesaje, asigurați-vă că sunt de fapt necesare, astfel încât să nu bombardați oamenii cu e-mailuri.
Adăugați un mesaj personal când transmiteți
Când considerați că este necesar să redirecționați e-mailuri, adăugați un mesaj personal în partea de sus, pentru a explica în loc să faceți doar înainte și a face citirea destinatarului prin întreaga e-mail fără context.
Verificați conținutul înainte de expediere
Și dacă transmiteți o știre sau orice tip de informație pe care nu o puteți garanta personal, faceți niște cercetări rapide pentru a verifica acuratețea, astfel încât să nu pierdeți timp cu cineva cu informații care nu sunt corecte.
Nu adăugați persoane la listele de e - mail pe care nu le - au înscris
Dacă aveți orice lanțuri de e-mail sau grupuri de e-mail pe care le trimiteți în mod regulat, adăugați numai persoane pe această listă dacă v-au dat permisiunea.
Politely Ask to be taken off Lista pe care nu te-ai înscris pentru
Și dacă v-ați adăugat vreodată la o listă la care nu v-ați înscris, nu vă fie frică să contactați expeditorul și să vă cereți politicos să fiți luat.
Dați oamenilor destul timp să răspundă înainte de a trimite mementouri
Dacă ați trimis un e-mail și nu ați primit un răspuns, poate doriți să trimiteți un memento rapid. Doar asigurați-vă că ați dat persoanei o zi sau două pentru a răspunde, în funcție de cât timp le ia în mod normal pentru a face acest lucru.
Verificați dosarul dvs. de spam
Este, de asemenea, o idee bună să verificați dosarul de junk sau spam înainte de a trimite mesaje de poștă electronică către persoane - doar în cazul în care au trimis-o deja.
Utilizați mesajele de plecare în timpul vacanței
Când vă duceți în vacanță sau în birou pentru mai mult de o zi sau două, configurați un mesaj de răspuns automat sau departe, astfel încât oamenii să primească un răspuns rapid atunci când vă trimit prin e-mail.
Lăsați oamenii să știe când veți răspunde
În acest mesaj, includeți data în care vă veți întoarce în birou și când vă așteptați să puteți returna e-mailuri, astfel încât să știe când să aștepte un răspuns.
Dați-le un alt contact pentru probleme urgente
Și doar în cazul în care orice întrebări sunt deosebit de urgente, includeți un alt contact în cadrul afacerii dvs. cu care pot lua legătura.
Adăugați ultima adresă de e-mail
Dacă redactați un e-mail nou, începeți cu subiectul și conținutul înainte de a adăuga adresa de e-mail a destinatarului. Acest lucru vă va împiedica să îl trimiteți din greșeală prea devreme.
Verificați din nou primitorul
De asemenea, doriți să vă asigurați că îl trimiteți persoanei potrivite. Deci, verificați întotdeauna că înainte de a trimite.
Triple-check Nume Ortografie
Și întoarce-te și verifică încă o dată că ai scris corect numele persoanei în e-mail. Nu puteți fi prea atent în acest caz.
Asigurați-vă că numele dvs. este afișat corect
De asemenea, trebuie să vă asigurați că numele dvs. propriu se afișează corect în semnătura dvs. și în câmpul expeditorului.
Ștergeți rapid dacă este necesar
Unii clienți de e-mail, cum ar fi Gmail, au o funcție care vă va permite să ștergeți e-mailurile trimise dacă faceți acest lucru imediat. Deci, dacă ați uitat să verificați ceva, ștergeți rapid e-mailul înainte de a ajunge la destinatar.
Trimiteți poștă electronică prin intermediul Shutterstock
Mai multe în: Articole populare 9 Comentarii ▼
