Evidența este o parte esențială a multor tipuri de afaceri de astăzi. Indiferent dacă lucrați într-un birou medical, universitar, juridic sau altă instituție, gestionarea formularelor care mențin aceste afaceri în desfășurare este adesea un loc de muncă cu normă întreagă în sine. Uneori, cantitatea de hârtii generate de organizație poate părea copleșitoare. Problemele frecvente cu care se confruntă gestionarea înregistrărilor pot fi atenuate prin existența unor sisteme care să le gestioneze.
$config[code] not foundLost Records
Înregistrările pierdute pot varia de la un mic inconvenient pentru întreprinderi la o greutate enormă, care durează luni, sau chiar ani, pentru a rezolva. De exemplu, dacă clienții solicită periodic documente din partea companiei și nu puteți să le furnizați în timp util (sau deloc), riscați pierderea afacerii lor în viitor. Dacă sunt necesare înregistrări importante pentru o chestiune juridică, cum ar fi apărarea societății împotriva unui proces, neavând documentele adecvate poate costa sume uriașe de bani sau chiar înseamnă desființarea afacerii în întregime. O modalitate de a evita pierderea înregistrărilor este organizarea și procesul de stocare detaliat.
Organizație de înregistrare
Organizarea corectă a fișierelor reprezintă una dintre pietrele de temelie ale gestionării bune a înregistrărilor. De obicei, companiile organizează fișiere în ordine cronologică după an și apoi în ordine alfabetică după numele clientului. În plus față de copii de hârtie ale înregistrărilor companiei dvs., stocarea electronică este o opțiune viabilă care economisește atât spațiu cât și timp pe care afacerea dvs. îl poate pune în alte utilizări. Cu toate acestea, chiar dacă alegeți să salvați majoritatea fișierelor valoroase pe computerele organizației dvs., copiile de hârtie își au locul în stocarea și organizarea înregistrărilor. Documentele originale, cum ar fi cele cu semnături notariale, trebuie de multe ori să fie păstrate pentru un anumit număr de ani sau, uneori, pe termen nelimitat.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingÎnregistrați stocarea
În funcție de tipul de afacere pentru care țineți înregistrările, precum și de perioada de funcționare a companiei, s-ar putea să vă aflați în situația în care nu mai aveți spațiu pentru toate dulapurile de fișiere în valoare de formulare pe care trebuie să le păstrați. O posibilă soluție la această problemă nu este păstrarea unor înregistrări străine. Luați în considerare cât timp afacerea dvs. are nevoie cu adevărat pentru a avea aceste forme la îndemână. În scopuri fiscale federale, majoritatea documentelor pot fi eliminate după o anumită perioadă de timp, conform instrucțiunilor de la Internal Revenue Service (IRS), în funcție de tipul de returnat depus (vezi secțiunea Resurse). Întreprinderi diferite, cum ar fi birourile medicale și medicale, sunt obligate să păstreze informațiile clientului numai pentru un anumit număr de ani, în funcție de starea în care operează. O altă soluție este de a stoca înregistrările la o unitate separată, cum ar fi o unitate de depozitare de închiriere. În acest fel, ei nu ocupă spațiu prețios în localurile afacerii dvs. pe care le puteți folosi pentru a rula organizația. Rețineți însă că astfel de unități pot fi costisitoare în funcție de numărul de înregistrări pe care trebuie să le stocați.
