Dacă sunteți în căutarea unui loc de muncă la birou, puteți fi siguri ce înseamnă angajatorii atunci când solicită abilități generale de birou. Deși fiecare loc de muncă este unic, există obligații comune pe care asistența generală de birou trebuie să le îndeplinească. Cu cât aveți mai multe abilități pe care le puteți oferi unui angajator potențial, cu atât sunt mai bune șansele de a obține locul de muncă dorit. Indiferent dacă titlul de post este asistent general de birou, funcționar general sau funcționar general, aici sunt unele dintre abilitățile pe care angajatorii le caută cel mai adesea în îndeplinirea îndatoririlor generale de serviciu:
$config[code] not foundTastare
Angajatorii se așteaptă de obicei să introduceți cel puțin 60 de cuvinte pe minut (wpm). Dacă sunteți obișnuiți să trimiteți mesaje prietenilor dvs. folosind degetul mare și un smartphone, gândul de a utiliza toate cele 10 degete și o tastatură de dimensiuni mari poate părea descurajant. Dacă ați învățat să tastați în școală, vă puteți construi viteza cu o anumită practică. Deschideți un articol în reviste sau o carte și copiați ce citiți. Trimiteți e-mailuri familiei și prietenilor pentru a practica tastarea unor propoziții complete și corectarea muncii dvs. Comenzile rapide și abrevierile pe care le folosiți atunci când comunicați ocazional cu prietenii nu sunt acceptabile pentru corespondența de afaceri.
Chiar dacă nu ați învățat niciodată să tastați, vă puteți învăța prin unul dintre tutorialele gratuite disponibile online. După ce ați învățat unde să vă așezați degetele, este vorba despre a obține cât mai multă practică pentru a vă îmbunătăți viteza și precizia.
De introducere a datelor
Gândiți-vă la introducerea datelor pe tastatură pe o tastatură numerică. Tastatura, numită și numărătoarea numerică, numpad sau 10-cheie, este o secțiune a unei tastaturi standard a computerului. De obicei, poziționat în partea dreaptă a tastelor alfanumerice, arată ca un calculator. Când sunteți pregătit cu tastatura numerică, veți găsi că este mult mai rapid și mai eficient pentru introducerea numerelor decât rândul de chei de deasupra alfabetului.
Pentru a începe, verificați câteva dintre tutorialele gratuite online. Precizia este extrem de importantă deoarece numerele și secvențele numerice sunt unice. Nu există verificare ortografică sau autocorrectare, deci trebuie să fiți sigur că introduceți corect informații de fiecare dată.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingDepunerea
Depunerea este mai mult decât cunoașterea ABC-urilor.Majoritatea oamenilor pot recunoaște cu ușurință scrisoarea inițială într-un nume de fișier și văd că "calul" merge înainte de "igloo". Poate fi un pic mai complicat când trebuie să te uiți la a doua sau la a treia literă atunci când literele inițiale sunt aceleași. De exemplu, "calul" vine după "la îndemână", deoarece "o" vine după "a". Deoarece atât "calul", cât și "casa" au aceeași primă și a doua literă, trebuie să vă uitați la a treia literă. "Cal" vine înaintea "casei" deoarece "r" vine înainte de "u".
Înainte ca tehnologia să fi fost obișnuită în setările de birou, depunerea a însemnat administrarea documentelor pe suport de hârtie. Acum, depunerea poate include stocarea și recuperarea documentelor digitale, de asemenea.
Telefon
Ai nevoie de un zâmbet pe față pentru a vorbi cu clienții la telefon? Răspunsul este da, deoarece zâmbetul tău vine prin vocea ta când vorbești. Deși este important să știți cum să transferați apelurile și să puneți apelurile în așteptare, cea mai importantă componentă a abilităților telefonice este capacitatea de a fi plăcută și de a rămâne calm, chiar dacă apelantul este frustrat, nerăbdător sau pur și simplu nepoliticos. Ca persoană care răspunde la telefon, este posibil să fiți inițial în contact cu clientul. Prima impresie pe care o faceți este cea care va menține clienții înapoi.
Microsoft Office
Microsoft Office este un set de programe software concepute pentru diferite tipuri de gestionare a datelor. Cele trei cele mai frecvent utilizate sunt Word, Excel și Outlook. Word este un program de procesare de text, utilizat pentru crearea de documente, cum ar fi scrisori, fluturași, broșuri, memorii și alte forme de materiale scrise. Excel este un program de calcul tabelar pentru o varietate de aplicații, cum ar fi gestionarea inventarului, crearea programelor de lucru ale angajaților și cheltuielile de urmărire. Outlook este folosit pentru e-mail, menținerea calendarelor individuale și de grup, gestionarea sarcinilor și câteva alte funcții organizaționale. Ca și tastarea și introducerea datelor, există multe tutoriale disponibile online pentru a vă ajuta să învățați software-ul. Dacă aveți nevoie pentru a merge în profunzime, multe colegii comunitare și programe de extindere oferă cursuri de noncredit pentru Microsoft Office pe care le puteți finaliza în câteva seri.
Mașini de birou
Mașinile de birou includ computere, copiatoare, telefoane multi-line, faxuri, mașini de tuns și posta. Operațiunile de bază ale fiecărui tip de mașină pot varia în funcție de marca și modelul mașinii. Nu vă veți aștepta la reparații majore, dar lucrătorii de birou sunt deseori responsabili pentru întreținerea de rutină, cum ar fi înlocuirea hârtiei și a cernelei în mașinile care le folosesc.
Abilități Soft
Aptitudinile soft pot fi dificil de cuantificat, dar ele sunt esențiale în lumea afacerilor. Luați în considerare următoarele abilități și modul în care acestea ar putea fi active pentru un angajator:
- Adaptabilitate
- Colaborare
- Conducere
- administrare
- Multifunctional
- prioritizarea
- De rezolvare a problemelor
- lucru in echipa
- De gestionare a timpului
Potrivit lui Robert Half, o companie internațională de resurse umane, dovezile de abilități moi pot pune în balanță în favoarea ta atunci când abilitățile și experiența ta sunt comparabile cu cele ale altor candidați. Unii manageri de angajare spun că abilitățile soft sunt chiar mai importante. Competențele tehnice sunt ușor de învățat. Este mult mai dificil să predați abilitățile interpersonale și de luare a deciziilor. Când scrieți CV-ul sau vorbind despre tine în cadrul unui interviu de angajare, evidențiați-vă abilitățile soft folosind expresii precum:
- "Jonglează cu succes mai multe proiecte și termene"
- "A condus o echipă de 3 persoane care simplifică procesul de aplicare și gestionarea documentelor de însoțire"
- "S-a acordat prioritate mai multor proiecte într-un mediu rapid"
- "Proiecte întocmite întotdeauna la timp sau înainte de termenul limită"
- "A urmat în mod consecvent angajamentele de lucru, ceea ce a dus la o promovare și o mai mare responsabilitate"
- "Implementarea unui nou sistem de reducere a timpului de depozit cu 20%"
Cerințe educaționale
Nu există cerințe educaționale formale pentru o funcție generală de birou. Mulți oameni intră pe teren cu o diplomă de liceu. În funcție de angajator, poate fi necesar un colegiu sau chiar un grad. Angajatorii vor să știe că puteți face treaba. Pentru majoritatea, aptitudinile și calificările dvs. de administrare sunt mai importante decât o anumită diplomă. Fiecare organizație are scopuri și proceduri proprii. Dincolo de abilitățile de bază, veți afla ce trebuie să știți când vă aflați la lucru.
Mediu de lucru
Angajații de birou în general se găsesc într-o varietate de situații, de la întreprinderi mici la corporații mari. Asistența generală de birou este necesară în aproape orice domeniu în care vă puteți gândi, inclusiv instituțiile academice, instituțiile de sănătate, agențiile guvernamentale, companiile cu profit și organizațiile nonprofit. Majoritatea lucrătorilor generali de birou sunt femei. Aproximativ o persoană din patru lucrează cu jumătate de normă.
Salariu și Outlook de locuri de muncă
Plata mediană a unui lucrător general de birou este de 15,14 USD pe oră sau 31,500 USD pe an. Plata mediană este cifra la care jumătate din profesie câștigă mai mult și jumătate câștigă mai puțin. Salariile variază foarte mult în funcție de angajator, locația geografică, ani de experiență și de educație și de competențe. Biroul de statistici al forței de muncă din S.U.A. prezice o creștere a numărului de locuri de muncă puțin sau deloc pentru lucrătorii generali de birouri până în 2026. Asta nu înseamnă că nu puteți găsi un loc de muncă. Înseamnă doar că nu vor fi create multe locuri de muncă noi. Tehnologia a sporit eficiența lucrătorilor din birouri, deci nu este nevoie de cât mai mulți oameni ca și în generațiile trecute. Cu toate acestea, este nevoie de noi lucrători de birou pentru cei care se pensionează sau își părăsesc locul de muncă din alte motive.
Obținerea unui loc de muncă la birou cu puțină experiență de muncă sau fără experiență
Funcționarul general este adesea o poziție la nivel de intrare. Este un loc bun pentru a începe dacă intri în forță de muncă pentru prima dată sau după o absență prelungită. Este, de asemenea, un loc bun pentru a începe dacă schimbați câmpuri și nu aveți experiența care se aplică direct altor locuri de muncă. Chiar și cu puțină experiență sau fără experiență, angajatorii potențiali doresc să știe că puteți să vă ocupați de sarcinile și responsabilitățile biroului de birou pe care le implică postul.
Obțineți atenția unui angajator potențial cu un CV care evidențiază abilitățile pe care le aveți. Există o mulțime de exemple bune online. Includeți realizări de la liceu dacă sunteți un grad recent. Dacă ați servit un stagiu sau ați făcut o muncă voluntară semnificativă, includeți-o. Listați cursurile completate și certificatele obținute dacă se referă direct la postul pentru care solicitați. În caz contrar, nu împleti CV-ul cu informații inutile pentru a încerca să umpleți pagina. O clasă în "Introducere în computere" este relevantă pentru aproape orice poziție generală de birou. O clasă în "Aspectul de bază al câinilor" nu vă îmbunătățește CV-ul decât dacă solicitați un loc de muncă la un birou veterinar sau la un centru de îngrijire a animalelor. Cu toate acestea, dacă sunteți certificat de prim ajutor sau de resuscitare cardio-pulmonară (CPR), le puteți lista. Aceste abilități sunt un avantaj pentru un angajator, indiferent de domeniul de activitate sau industrie.
Uitați-vă la lista de locuri de muncă a unui angajator cu atenție și încercați să potriviți fiecare cerință cu o demonstrație a cunoștințelor sau abilităților dumneavoastră. Utilizați expresii precum "Tipați cu o viteză de 60 wpm" sau "Certificat câștigat în Microsoft Word de la ABC Community College".
Unghiul Interviului pentru Locuri de Muncă
Scopul unui CV nu este acela de a vă oferi un loc de muncă. E pentru a vă oferi un interviu de angajare. CV-ul primește atenția unui potențial angajator. Când vorbiți cu persoana respectivă față în față, aveți ocazia să vă evidențiați calificările. Este, de asemenea, ocazia dvs. de a pune întrebări despre poziția și compania. Pe măsură ce angajatorul stabilește dacă veți avea dreptate pentru acest loc de muncă, ar trebui să stabiliți dacă locul de muncă este potrivit pentru dvs.
Rochie frumos și conservator pentru interviu. Vrei un angajator potențial să se concentreze pe abilitățile și calificările tale, nu pe un aspect care este mai potrivit pentru o noapte sau o seară la clubul tău preferat. Țesutul acceptabil pentru un interviu poate varia în funcție de locația geografică și de angajator. Dacă lucrați cu o agenție de ocupare a forței de muncă sau cu un consilier de carieră, verificați-le cu privire la ceea ce este potrivit. În general, stilurile simple, modeste în culori neutre, cum ar fi marina și gri, sunt cele mai bune.
În noaptea de dinainte de interviu, asigurați-vă că îmbrăcămintea dvs. este curată și presată și că nu are butoane lipsă sau cusături împărțite. Verificați și pantofii pentru a vă asigura că sunt curate și potrivite pentru afaceri. În ziua interviului, părul trebuie să fie curat și desenat departe de fața ta. Păstrați bijuteriile la minimum. Odată ce ați obținut locul de muncă, veți avea probabil o anumită flexibilitate în codul de îmbrăcăminte al unei companii pentru a vă arăta stilul. Pentru interviul de angajare, totuși, doriți ca accentul să fie pe abilitățile dvs., nu pe hainele dvs.
Privind spre viitor
Un loc de muncă ca funcționar general poate duce la alte funcții și la salarii mai mari. Cu experiență, puteți fi promovat în cadrul companiei. S-ar putea să știți că sunteți calificat pentru a fi un manager cu responsabilități de supraveghere asupra unuia sau mai multor angajați de birou. Cu toate că tehnologia a schimbat natura activității de birou, multe organizații se bazează în continuare pe muncitori calificați pentru a asigura buna funcționare a afacerii. Lucrătorii biroului general sunt un personal esențial de sprijin care permite altor lucrători să-și facă treaba.
