Există un proiect scris în fața ta … și o bucată de hârtie goală. Într-o transpirație rece, începeți să credeți că ar fi mai ușor să angajeze un copywriter (la urma urmei, nu ați făcut afaceri pentru a fi scriitor). Mai gandeste-te. Cu cinci pași simpli și unele practici, puteți fi propriul copywriter și reinvestiți banii pe care i-ați fi cheltuit pentru ajutor extern pentru afacerea dvs.
De ce scrierea de afaceri este importantă
Motivul scris, sau orice fel de comunicare de afaceri, este important este același motiv pentru care ne angajăm în afaceri: pentru a crea rezultate de afaceri pozitive. Eficiența scrisului de afaceri poate promova rezultate pozitive în multe moduri, printre care:
- Crearea de valoare pentru părțile interesate
- Ajutarea pentru a alinia părțile interesate cu strategiile și obiectivele companiei
- Permițând scriitorului să se angajeze în învățarea continuă
Sugestiile de scriere de mai jos vor îmbunătăți modul în care scrieți în orice moment - de la un e-mail informal la o propunere de afaceri completă. (Singurul lucru care va varia este timpul petrecut pentru fiecare sarcină scrisă.)
Pasul 1: cunoașteți publicul.
Comunicați în sus, în jos sau în lateral? Este publicul dvs. intern sau extern față de organizația dvs.? Acestea sunt cele mai de bază întrebări legate de audiența dvs. Dacă vă opriți aici în ancheta dvs., probabil că nu aveți suficiente informații pentru a continua procesul de scriere.
Cunoașteți cititorul dvs. în orice fel puteți. Dacă este o persoană specifică, au un asistent care vă poate oferi o înțelegere? Poate că rapoartele directe ale persoanei vă pot oferi indicii? Există un profil al persoanei care vă va ajuta să vă stabiliți interesele și stilul de comunicare? Dacă vindeți sau comunicați lanțul de comandă, răspunsurile la aceste întrebări pot fi un factor determinant dacă publicul dvs. citește și acționează asupra scrisului dvs.
Ia-ți un moment să iei în considerare stilul de comunicare preferat al cititorului tău. Gândiți-vă la modul în care acestea comunică cu dvs. și cu alții. Vor ei să "ajungi până la capăt" sau încep să întrebe ce face familia ta? Înțelepciunea predominantă în comunicarea scrisă americană este aceea de a ajunge direct la acest punct; in orice caz; mulți profesioniști din domeniul afacerilor preferă să construiască mai întâi o relație și nu vă vor citi e-mailul dacă se simt devalorizați prin comunicare care sare direct la afaceri. Știind publicul înseamnă să știi unde să-ți pui punctul principal: la început sau la sfârșit.
Cel mai important lucru pe care trebuie să-l amintiți când vă gândiți publicul este să știți ce le interesează. Nu este nimic în neregulă cu întrebarea: "Ce este în ea pentru mine?" Dacă nu o întrebi în numele cititorului dvs., mesajul dvs. poate fi trecut cu vederea.
Pasul 2: Decideți pe canalul de comunicare.
După ce vă cunoașteți publicul, puteți lua o decizie în cunoștință de cauză cu privire la ce canal să utilizați. Canalele sau modurile de comunicare pot fi împărțite în interne sau externe, formale sau informale. Din nou, acesta este doar primul pas. Luați în considerare dacă cititorul va transmite informații. Dacă da, cui o va trece el? Aceste întrebări vă vor ajuta să decideți dacă aveți nevoie de o broșură, scrisoare, memo, e-mail sau altă formă de scriere de afaceri.
Un exemplu: Vom scrie supervizorului nostru să-l convingem că trebuie pusă în practică o politică nouă care să solicite timp liber plătit. Deoarece aceasta este o cerere mai formală, internă, vom folosi un format de memo. Memorarea va fi scrisă astfel încât supraveghetorul să o poată adresa directorului pentru discuții.
Pasul 3: Verbalizați acțiunea dorită.
În timpul atelierelor de lucru în afaceri, participanții înțeleg adesea audiența și canalul de comunicare, dar în punctul în care trebuie să-și identifice obiectivul general, ei cred că "vreau să-l citesc". Acest obiectiv nu corespunde scopului afacerii scris - pentru a schimba comportamentul. Verbalizarea ceea ce vrei de la cititor încurajează o acțiune specifică. Vrei cititorul să urmeze o politică nouă? Vrei să solicite o ofertă de prezentare sau de probă? Sugerați o schimbare sau faceți o solicitare care necesită acțiuni imediate?
Dacă nu sunteți clar despre acțiunea ideală care rezultă, cititorul dvs. va fi neclar, prea - și mai puțin probabil să acționeze. Pe de altă parte, având o idee clară asupra scopului comunicării dvs., este mai probabil să convingeți cititorul să acționeze. Timpul este esențial în scrierea de afaceri. Aveți doar un moment pentru a permite publicului să știe că ceea ce trebuie să spuneți este valabil și necesită acțiuni.
Pasul 4: Gândiți-vă ca un reporter.
Ca un reporter, răspundeți la întrebările "Cinci W" - cine, ce, unde, când, de ce (și cum). Amintiți-vă că scrisul de afaceri este mai clar atunci când este la punct. Nu dați istorie și detalii interesante despre fundal, cu excepția cazului în care se referă direct la ceea ce doriți să facă cititorul.
Dacă aveți un cititor care îi plac detaliile considerabile, luați în considerare următoarele întrebări în scris:
- De ce are grijă cititorul?
- Cum beneficiază cititorul?
- Ce ar trebui cititorul să facă?
- Când trebuie cititorul să o facă?
- Ce se întâmplă dacă cititorul ia măsuri?
- Ce se întâmplă dacă cititorul nu ia măsuri?
- Cine altcineva va beneficia? De ce?
- Unde se îndreaptă cititorul pentru mai multe informații?
Pasul 5: Închideți vânzarea.
Cereți vânzarea la sfârșitul comunicării dvs. de afaceri. Cereți cititorului acțiunea pe care o așteptați și când o așteptați. Aceasta este tehnica "închiderii" care este cea mai eficientă cu publicul din S.U.A. Dacă este scris pentru o audiență internațională, sunt implicați diferiți pași; cu toate acestea, furnizarea unui sfârșit convingător va întări comunicarea.
Să aruncăm o privire la un exemplu care utilizează toți cei cinci pași ai procesului de scriere.
Către: Evan Datta De la: Soma Jurgensen, x555 Data: 29 decembrie 2010
Re: Creșterea eficienței cererilor de plăți în timp liber (PTO) În cadrul unei întâlniri recente a personalului, am fost mișcat de dorința dvs. de a îmbunătăți eficiența proceselor noastre pentru a ne acorda prioritate timpului și pentru a descoperi mai mult echilibrul muncă / viață ca organizație. Ideile tale grijulii care mi-au inspirat ziua de a-mi oferi o idee proprie. Vă rugăm să luați în considerare această notă ca pe o cerere de schimbare într-un proces care costă compania noastră nenumărate ore de ineficiență și refacere. Înarmat cu această solicitare de schimbare, puteți adăuga o altă tactică pentru a vă susține strategia de a vă concentra pe oameni prin raționalizarea proceselor. Politica actuală este ca angajații să trimită prin e-mail supraveghetorul pentru PTO. Supraveghetorul investighează apoi numărul de zile pe care angajatul îl are și completează parțial un formular pentru ca angajatul să completeze și să semneze înainte de aprobarea cererii. Întrucât compania noastră a crescut numărul de angajați care raportează fiecărui manager în cursul restructurării de anul trecut, cererea de timp a managerilor pentru solicitările PTO a crescut exponențial. Cu un singur asistent, directorul resurse umane este inundat cu cereri de solicitare individuală a angajaților PTO pentru angajamente. Rezultatul este un timp considerabil de cercetare și satisfacere a cererilor, ceea ce a dus la numeroase erori. Folosind intranetul companiei pentru a distribui formularele și personalizarea sistemului HRIS cu datele de conectare a angajaților, o mare parte din cercetare și formulare ar putea fi realizate de către angajații înșiși. Noul sistem ar funcționa după cum urmează: Adoptarea acestei modificări procedurale va elibera timp pentru angajați, manageri și HR. Timpul salvat ar putea fi petrecut în contact personal cu angajații care au mai mult decât întrebări de rutină, îmbunătățind serviciul clienți furnizat de HR. Continuarea politicii actuale va duce la pierderea timpului și a resurselor. Pentru mai multe informații despre frustrările privind politica actuală, asistentul de resurse umane și cu mine suntem disponibili să ne întâlnim după primul an. Suntem la dispoziție pentru a furniza detalii specifice care susțin această schimbare într-o întâlnire cu Directorul Resurselor Umane. Acest nou proces poate fi implementat în decurs de șase luni, permițând companiei să beneficieze de acest an calendaristic (2011) și să sublinieze rapid strategia dvs. de concentrare asupra oamenilor prin raționalizarea politicii. Vă voi contacta într-o săptămână de la primul an, pentru a discuta mai mult această oportunitate. Dacă aveți între timp întrebări, contactați-mă la extensia mea în antetul memorii. Cu sinceritate, XXXX
Remarci finale Rețineți acest lucru - chiar dacă dedicați câteva secunde organizării gândurilor utilizând acest proces în cinci pași, vă poate îmbunătăți activitatea, indiferent de conținut. În urma fiecărei etape care vă permit să vă implicați reciproc, vă puteți permite, scriitorul de afaceri, să facilitați o comunicare puternică care să aibă rezultate pozitive pentru afacerea dvs.
