Probabil că deja utilizați "nor" (adică mergeți online) pentru a opera anumite aspecte ale afacerii dvs.
Dar, după cum explică Thomas Hansen, vicepreședinte al Microsoft Worldwide SMB, chiar dacă sunteți vândut pentru beneficiile norului, poate părea descurajant să începeți - sau să faceți mai mult.
El pledează pentru luarea unor pași incrementali. Începeți puțin. Apoi faceți mai mult în timp.
$config[code] not foundAșa că m-am gândit să construiesc această idee, descris 10 lucruri pe care le puteți face - începând de astăzi - să săriți pe nor sau să creșteți utilizarea aplicațiilor cloud. Alegeți câțiva dintre acești pași tactici și puteți economisi timp, operează mai eficient afacerea dvs. și de multe ori reduce costurile:
1) Setați locația implicită pentru salvarea fișierelor în Cloud
Este un lucru să vorbim despre stocarea centrală a fișierelor online. Dar este cu totul altceva dacă tu și personalul tău trebuie să faci pași suplimentari pentru a transfera tot timpul fișierele pe platforma online de stocare în cloud.
Gandeste-te la asta. Dacă dvs. și personalul dvs. salvați mai întâi un hard disk local sau un dispozitiv, acesta va face dublu efort pentru a vă întoarce și a salva aceste fișiere în memoria de stocare a norului mai târziu.
Dar puteți să o "setați și să o uitați", astfel încât să nu trebuiască să faceți pași suplimentari. Și fișierele companiei importante vor fi susținute automat în acest proces.
Configurați-vă computerele astfel încât locația implicită a fiecărui angajat să salveze fișiere este soluția de stocare online a companiei aleasă.
De exemplu, dacă utilizați Microsoft OneDrive ca soluție de stocare în cloud, este ușor să o configurați în Windows 8. Faceți clic pe "Settings PC" și ar trebui să vedeți un element de meniu pentru OneDrive. De acolo puteți face clic pe butonul On / Off pentru a face OneDrive locația dvs. implicită pentru stocarea fișierelor.
Sau faceți o căutare online pentru instrucțiuni despre cum să o schimbați pe platforma de alegere a dispozitivului dvs. Este posibil să setați spațiul de stocare în cloud ca locație implicită pentru salvarea mai multor dispozitive.
2) Du-te pentru fructe mici agățat: e-mail bazate pe nor și documente
Un alt loc logic pentru a începe este să adoptați un e-mail pe bază de cloud și o platformă de documente, cum ar fi Office 365. Dacă nu ați făcut deja acest lucru, permiteți-mi să vă spun că beneficiile afacerii sunt destul de convingătoare.
În primul rând, ajută la productivitatea personală a dvs. și a echipei dvs. Dacă utilizați mai multe dispozitive (așa cum fac eu!), Puteți avea acces la toate documentele de tip office și e-mailuri, indiferent de dispozitivul pe care îl utilizați. Mergeți la o conferință și luați laptopul sau comprimatul cu dvs.? Cu o platformă de productivitate în cloud, cum ar fi Office 365, aveți tot ce vă trebuie doar prin conectare. Nu veți mai avea nevoie să transferați fișiere de pe unități deget sau să sincronizați mai târziu dispozitivele.
În al doilea rând, ajută la colaborarea în echipă. În afacerea mea, majoritatea membrilor echipei lucrează la distanță de la casele lor. Cu toate acestea, putem avea totuși acces la fișiere și la aceleași instrumente, doar prin conectarea la un browser sau la o aplicație mobilă.
De exemplu, folosim extensiv calendarele partajate. În acest fel, putem urmări termenele limită ale companiilor care afectează sau implică mai multe persoane și departamente, centralizează mementourile și văd disponibilitatea unui program dintr-o privire.
De asemenea, folosim colaborarea documentului partajat - literalmente zilnic. Ceea ce facem este să organizăm întâlniri prin conferință sau conferință video, iar echipa se uită la și editează un singur document în timp ce ne aflăm la conferință. Sau luăm note de întâlnire pe un document central partajat. Economisește mult timp. Nu este nevoie să redirecționați mai târziu notele de întâlnire. Nu trebuie să ne facem griji cu privire la ce versiune a documentului este cea mai recentă, deoarece noi toți creați și editați același document.
În plus, puteți distribui costul lunar. Nu există nicio taxă de licență în față - este mult mai ușor să vă bugetați și să vă permiteți.
3) Creați un sistem central de arhivare online
Odată ce ați lăsat pe toți să salvați în nor, aveți nevoie de o cale simplă pentru echipa dvs. să găsească ce este acolo pentru fișierele obișnuite.
Pentru a face acest lucru, creați un sistem de arhivare online. Organizați numărul tot mai mare de documente și fișiere pe care compania dvs. le creează zilnic.
Utilizați o serie de directoare etichetate în mod clar. Organizați munca dvs. prin proiecte? Prin clienți? Prin departamente? Creați un sistem care să aibă sens pentru afacerea dvs.
Cu un sistem de arhivare la nivelul întregii companii, echipa dvs. va economisi multe ore pe care altfel ar trebui să le cheltuiască pentru a căuta elemente sau pentru a duplica efortul, deoarece nu pot găsi ceva.
4) Încurajați clienții și contractorii să partajeze prin intermediul cloud-ului
De câte ori vă găsiți prin e-mail fișierele înainte și înapoi? Apoi, trebuie să vânați prin e-mailuri mai târziu pentru a găsi un fișier de care aveți nevoie.
Veți economisi timp prin partajarea directă a fișierelor prin intermediul cloud-ului.
Este posibil să nu puteți forța terțe părți să utilizeze platforma de partajare a cloud-ului, de ce nu întrebați? Afișați rapid avantajele, cum ar fi "Ne place să împărtășim și să editați fișiere pe OneDrive sau Dropbox sau o altă platformă deoarece economisește timp de vânătoare prin e-mailuri. Aș putea să-ți împărtășesc asta acolo?
Unele nu vor fi confortabile partajarea fișierelor în acest fel. Dar s-ar putea să vă surprindeți dacă o menționați ca opțiune.
5) Utilizați aplicațiile electronice pentru semnături
Trimiteți sau primiți o mulțime de documente care necesită semnături? Dacă da, dvs. și echipa dvs. petreceți probabil mult timp prin e-mail, printare, semnare, scanare, trimitere prin fax - cunoașteți exercițiul.
Iată un sfat: consultați aplicațiile de tip "cloud", care conțin semnături electronice. Gândiți-vă, Hello Sign sau DocuSign. Există o mulțime de alte opțiuni de semnătură electronică acolo, de asemenea.
Ele economisesc mult timp. Nu numai că, aplicațiile pentru semnături electronice elimină o parte din factorul de amânare, deoarece puteți semna imediat un document, chiar și pe drum, în loc să așteptați până când vă aflați în apropierea imprimantei sau a faxului.
De asemenea, ei iau mare parte din dificultatea documentelor care circulă pentru semnare. Ei direcționează documente către toate părțile pentru semnături și chiar trimit mementouri.
6) Creați Biblioteci de active digitale în Cloud
Permiteți-mi să vă pun o întrebare: cât timp petreceți vânătoarea sau transmiterea activelor digitale ale companiei?
Vorbesc despre logo-ul dvs., despre broșura pe care ați făcut-o la târgul de comerț cu câțiva ani în urmă, despre șablonul de prezentare a bordului pe care l-ați folosit anul trecut, formularul dvs. de verificare a performanței, fotografiile oficiale ale companiei, bios executiv, kituri de presă și alte materiale.
Dacă compania dvs. este ceva asemănător cu a mea, ați petrecut prea mult timp în săpătură pentru acest tip de material.
Creați o bibliotecă de active digitale. Configurați un folder central sau foldere partajate pe platforma dvs. de stocare în cloud. Acum, aceste active vor fi disponibile oricui din echipa dvs. care are nevoie de ele, oriunde, oricând. Nu va trebui să-i vâneze sau să-i deranjeze pe altcineva să-i găsească.
7) Conversia unui sistem de afaceri important către Cloud
Nu trebuie să rezolvați toate sistemele de afaceri și să mutați totul la nor. Începeți prin a vă uita la primele trei sisteme cele mai importante. Acestea ar putea fi QuickBooks, baza dvs. de date pentru contacte și sistemul dvs. de gestionare a inventarului.
Dacă utilizați în continuare versiuni locale sau desktop bazate pe aceste sisteme, începeți să evaluați avantajele versiunilor bazate pe cloud (online). Cu versiuni în cloud, veți câștiga multe în ceea ce privește capacitatea întregii echipe de a avea acces la informații și de a colabora mai bine. Și sistemele de tip "cloud" facilitează transferul datelor dintr-un sistem în altul, eliminând introducerea dublă a datelor și efectul de siloz al informațiilor care sunt marunate într-un singur sistem.
Care aplicație va livra cel mai mare bang mutând la nor? Aceasta este întrebarea.
8) Insistați-vă pe protecția malware actualizată în Cloud pentru toți lucrătorii
Acest lucru este deosebit de important pentru lucrătorii la distanță.
Întreprinderile mari au, de obicei, un departament IT al companiei care creează o rețea de firme cu garanții precum protecția împotriva malware-ului.
Dar este posibil ca firmele mici să nu aibă o rețea.
Sau o echipă de mici afaceri lucrează adesea cu oameni care nu se află în rețeaua lor. Lucrătorii de la distanță se pot conecta de la propriile dispozitive de acasă, utilizând cloud-ul public. Ele se conectează pur și simplu prin Internet.
Deci, este important ca toți cei care accesează sistemele, datele sau fișierele partajate să aibă protecție împotriva programelor malware actualizate periodic cu noile semnături malware prin intermediul cloud-ului.
Microsoft oferă un produs Windows Defender încorporat pentru desktopuri și dispozitive bazate pe Windows - și este gratuit. Asigurați-vă că este activată. Sau aveți la dispoziție o altă opțiune de protecție împotriva programelor malware.
De asemenea, când Windows 10 va fi lansat mai târziu în acest an, acesta va fi adăugat funcții de securitate construite prin Windows Update. Windows 10 va oferi, de asemenea, o opțiune numită Windows Update for Business. Acest lucru va oferi acces mai rapid la actualizările de securitate și corecțiile critice și controlul asupra implementării actualizărilor, pentru administratorii IT. De exemplu, dacă aveți un departament IT, acesta va fi capabil să livreze patch-uri către site-uri la distanță, utilizând o lățime de bandă limitată.
9) Instalați un sistem telefonic bazat pe Cloud
Luați în considerare fie un serviciu de telefonie vocală peste IP (VOIP), fie un tablou virtuală bazat pe software și un sistem de mesagerie vocală.
Cu sistemele telefonice bazate pe nor, obțineți capacitatea lucrătorilor la distanță de a avea acces la un sistem telefonic central - la un cost foarte scăzut. Pentru întreprinderile mici, cu lucrători la distanță sau pentru cei care lucrează de acasă, acest lucru este deosebit de important. Chiar dacă membrii echipei folosesc propriile dispozitive mobile, puteți totuși să vă conectați pe toți la extensiile centrale și la casetele de mesagerie vocală ale companiei.
De asemenea, obțineți o impresie profesională sub forma unui salut de voce automatizat.
Mesajele vocale pot fi redirecționate ca fișiere audio prin e-mail, astfel încât acestea să poată fi transmise altor membri ai echipei.
De asemenea, obțineți statistici de utilizare pentru a vă ajuta să vedeți modul în care echipa dvs. utilizează telefonul - perfectă pentru gestionarea unei funcții de asistență pentru clienți, de exemplu.
10) Utilizați întâlniri video
Nu în ultimul rând, folosiți într-o mare măsură întâlnirile virtuale prin intermediul videoclipurilor. Dacă le folosiți deja, fantastic - faceți mai mult din ele.
Video livrează impactul interacțiunii personale asupra clienților și a perspectivelor de vânzări, fără a se limita la călătoriile în persoană.
Întâlnirile video sunt, de asemenea, minunate pentru echipa. Persoanele care lucrează de acasă sau se află în diferite birouri se pot simți izolate. Acest lucru poate fi demotivator. E-mailurile și mesageria instant sunt utile, dar nu reprezintă un substitut pentru a auzi o influență a vocii unui membru al echipei sau pentru a vedea zâmbetul șefului. Video îi face pe oameni să se simtă inclusi. Ea netezește calea de a lucra împreună.
O mulțime de întreprinderi mici utilizează Skype pentru că este gratuită și atât de mulți oameni o folosesc în scopuri personale încât deja o cunosc. Oricare ar fi soluția de conferință pe care o alegeți, faceți-o.
Sper că aceste 10 idei vă vor ajuta să faceți mai mult cu norul - sau să confirmați că afacerea dvs. este în formă bună atunci când vine vorba de nor.
Nu abordați imediat toate acestea. Alegeți una sau două - și începeți.
La momentul acestei scrieri, Anita Campbell participă la programul Microsoft Small Business Ambassador.
Frumoasa cu fructe mici prin intermediul Shutterstock
3 Comentarii ▼
