"Trebuie să vorbim despre bugetul proiectului …"
$config[code] not foundNici o frază nu poate lovi frica în inima managerilor de juniori și de conducere, la fel ca un e-mail urgent pentru a discuta despre buget.
Dacă sunteți un manager de proiect, știți prea bine cât de dificil poate fi să păstrați proiectele la timp și la buget. Între schimbarea scopului proiectului, cererile nerealiste ale clienților și neajunsurile neasteptate, gestionarea unui proiect poate de multe ori să se simtă ca pisicile de pradă.
Dacă găsiți că echipa dvs. rulează în mod obișnuit peste buget (chiar dacă bugetul inițial părea complet în parcul de bilete), este posibil ca problema să nu vină cu echipa dvs., cu conducerea dvs. sau cu clientul dvs., ci cu instrumentele pe care le utilizați. Da, vorbesc despre acea platformă de gestionare a proiectelor scumpe (și confuză) pe care o utilizați.
Alegerea unui instrument greșit de gestionare a proiectelor on-line vă poate crea afacerea pentru o serie de probleme. Este una dintre cele mai comune metode prin care firmele pot ajunge să piardă niște bani grave fără să-și dea seama. Încercați să alegeți software-ul potrivit pentru managementul proiectelor sau nu sunteți sigur dacă platforma dvs. actuală este potrivită pentru nevoile echipei dvs.?
Aveți grijă de următoarele steaguri roșii:
Steagul roșu nr. 1
Proiectarea și lucrul ad-hoc nu utilizează aceeași platformă.
Managerii de proiect petrec 90% din timpul lor de comunicare. Software-ul de management al proiectelor nu ar trebui să faciliteze acest proces?
Atunci când selectați un sistem de management de proiect, optați pentru o platformă care facilitează urmărirea tuturor aspectelor proiectelor dvs. dintr-un singur sistem. În acest fel, când vor apărea sarcini ad-hoc, veți putea adăuga aceste sarcini în aceeași platformă de proiect, facilitând astfel urmărirea volumului de lucru și a disponibilității fiecărui membru al echipei.
Identificați cu ușurință ce membri au mai mult timp în programul lor și care sunt angajați cu exactitate pentru a schimba volumul de lucru fără probleme în funcție de prioritățile și disponibilitatea schimbării.
Steagul roșu nr. 2
Nu există niciun standardizat la bord.
Când gestionați o echipă virtuală, primul pas pentru succes este de a standardiza procesul de îmbarcare.
Obțineți toată lumea pe aceeași pagină de la început cu un tutorial de bază pentru utilizarea noii platforme. Setați așteptările pentru disponibilitate cu un ghid de comunicare și o fișă de informații de contact.
Cele mai bune platforme de management de proiect includ instrumente virtuale de chat și programe de mesagerie internă. Utilizarea aceluiași instrument de chat inclus în software-ul de management al proiectelor vă permite să actualizați instantaneu sarcini de lucru, să adăugați note la diverse lucrări sau să schimbați termenele limită fără a părăsi programul.
Steagul roșu nr. 3
Utilizați un serviciu pentru gestionarea proiectelor și altul pentru partajarea de fișiere în cloud.
Da, DropBox și Documente Google sunt minunate, dar consider că atunci când gestionez un proiect major, este mult mai ușor să păstrez toate fișierele în aceeași locație ca listele de rezolvat și întâlnirile de partajare / întâlniri de colaborare.
Am echipa mea să includă un număr de versiune în fiecare nume de fișier și inițialele ultimei persoane pentru a efectua modificări ale fișierului. În acest fel, dacă există o întrebare privind conținutul sau ceea ce sa schimbat, știu instantaneu cine să contacteze. Acest lucru vă ajută să păstrați fișierele care nu sunt îngropate într-un lanț de e-mail, iar editările să fie duplicate.
Indiferent de convenția de numire a fișierelor pe care o alegeți, puneți un sistem în vigoare începând cu prima zi pentru gestionarea și urmărirea fișierelor și păstrați-le pe toate într-un singur loc.
Flag roșu nr. 4
Nu există spațiu pentru discuții în colaborare sau întâlniri virtuale.
Există mai multe informații despre software-ul de management al proiectelor decât doar urmărirea sarcinilor și stocarea fișierelor.
Când conduceți o echipă virtuală, întâlnirile regulate pot fi o provocare. Acestea fiind spuse, fără o comunicare clară, întregul proiect s-ar putea destrăma. Alegeți o zi și o oră (de luni până la ora 10:00 și joia la ora 2) pentru a avea o sesiune săptămânală de verificare a stadiului proiectului.
Fiți atenți la membrii echipei care locuiesc în diferite fusuri orare; Întâlnirile de la miezul nopții sunt, în general, cele mai ușoare pentru ca toți să participe. Având o anumită zi și o oră programată în mod regulat în avans, toată lumea se află pe aceeași pagină și proiectul se mișcă înainte.
Flag roșu nr. 5
O mulțime de clopote și fluiere, dar nu suficientă funcționalitate de bază.
Atunci când selectați o platformă de management al proiectelor, este tentant să alegeți una cu cele mai frumoase caracteristici.
Asigurați-vă că funcționalitatea de bază susține aceste clopote și fluiere. Indiferent dacă aceasta este integrarea completă cu Gmail și DropBox, transformarea cu un singur clic de la e-mail la sarcina proiectului sau mesageria instant într-un spațiu de lucru comun, alegeți caracteristicile potrivite pentru echipa dvs. virtuală.
Wrike, Zoho Projects și Clarizen sunt trei opțiuni populare bazate pe web pentru colaborarea în proiect care oferă caracteristici similare. Înainte de a vă angaja într-o singură platformă, luați-le pentru un test de încercare pentru a determina care este cea mai potrivită pentru nevoile dvs.
Linia de fund
Proiectele finalizate nu se materializează prin voință puternică. Cheltuind prea mulți bani pe platformele costisitoare de management de proiect care nu fac treaba nu numai că doare linia de jos a companiei, dar și încetinește productivitatea și scade termenele.
Întoarceți-vă la cale cu o platformă de management de proiect care urmărește sarcini, prezentări generale, stochează fișiere, oferă o prezentare completă a membrilor echipei și oferă întâlniri virtuale ușoare / mesagerie instant toate din același loc.
Bandaged Wound Photo prin intermediul Shutterstock
