Gestiunea înregistrărilor permite companiilor să păstreze și să maximizeze valoarea informațiilor, stocându-le corect, protejând-o și asigurându-le că acestea sunt disponibile și accesibile în viitor. Un manager de înregistrări joacă un rol semnificativ în asigurarea faptului că informațiile ca active într-o companie sunt sigure și bine gestionate. Solicitanții solicită o facultate majoră în administrarea bibliotecii și arhivelor sau un domeniu strâns legat. De asemenea, sarcina necesită gândire critică, abilități de rezolvare a problemelor și capacitatea de a monitoriza și coordona în mod activ volume mari de informații.
$config[code] not foundProiectarea și implementarea sistemelor de gestionare a înregistrărilor
Companiile generează o mulțime de informații legate de vânzări, marketing, resurse umane și stoc. Fără un sistem adecvat de gestionare, identificarea, stocarea, circulația și eliminarea înregistrărilor poate fi o provocare dificilă și dificilă. Managerii de înregistrări supraveghează proiectarea și implementarea sistemelor de tipărire și de înregistrare electronică a documentelor, cum ar fi stocarea fișierelor angajaților într-o ordine alfabetică. Un manager de înregistrări poate de asemenea să proiecteze un sistem de referință pentru a ajuta utilizatorii să acceseze înregistrările și să se asigure că angajații salvează înregistrările tipărite într-un format electronic sau alt sistem de back-up înainte de a le elimina.
Supravegherea implementării politicilor
Un manager de înregistrări definește și clasifică înregistrările în funcție de accesibilitatea și relevanța acestora pentru părțile interesate interne și externe. De exemplu, acționarii pot avea acces la raportul financiar anual al companiei, dar nu la datele angajaților. Într-o organizație guvernamentală, managerul asigură că publicul accesează numai informații care nu compromit securitatea sau inovațiile statului. Un manager de înregistrări conturează, de asemenea, procedurile prin care angajații lansează înregistrări către părți externe, cum ar fi auditori, agenții federale și acționari.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingInstruire
Un manager de înregistrări proiectează și implementează programe de instruire și conștientizare pentru a lămuri angajații cu privire la modul de gestionare a înregistrărilor în conformitate cu politicile și liniile directoare ale unei companii. El se asigură că angajații înțeleg politicile de gestionare a înregistrărilor, cum ar fi confidențialitatea, acuratețea și autenticitatea. Nerespectarea regulilor determină consecințe, pe care un manager de înregistrări le explică angajaților din departamentul său. De asemenea, îi revine responsabilitatea de a atrage noi angajați prin orientare și de a defini domeniul de activitate al acestora în cadrul departamentului de înregistrări. Managerul înregistrărilor identifică, de asemenea, nevoile în aptitudinile angajaților, cum ar fi abilitatea de a implementa noi tehnologii în gestionarea înregistrărilor electronice și organizează soluții de formare care să-și mențină aptitudinile la zi.
Înregistrează siguranța și depozitarea
O altă responsabilitate semnificativă a unui manager de înregistrări este asigurarea securității și accesibilității înregistrărilor. Managerul supraveghează stocarea în siguranță a înregistrărilor prin implementarea sistemelor de securitate. De exemplu, poate bugeta și implementa instalarea camerelor pentru a monitoriza activitatea într-o bibliotecă de înregistrări. Managerul poate, de asemenea, să se asigure că anumiți angajați au parole într-o bază de date pentru a garanta că numai personalul autorizat are acces la înregistrări.
