Una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă multe companii atunci când încearcă să rămână conformă cu anumite reglementări guvernamentale este implementarea corectă a software-ului de urmărire a timpului. Cu o multitudine de opțiuni, inclusiv tehnologia low-tech și high-tech, poate fi o provocare pentru a determina software-ul potrivit, metodele potrivite și cele mai bune practici pentru implementarea la nivel de companie.
Iată câteva exemple de bune practici care includ câteva dintre cele mai importante și importante practici pentru găsirea software-ului de urmărire a timpului potrivit pentru organizația dvs.
$config[code] not foundImplementați urmărirea timpului din partea de sus, în jos
Nimic nu poate demoraliza angajații mai mult decât simțind că există un standard dublu, mai ales când vine vorba de urmărirea timpului. Atunci când seful nu numai că promovează urmărirea timpului, dar îl folosește, acest lucru ajută să accentueze angajaților importanța urmăririi timpului pentru toți cei implicați.
Există multe modalități creative de a organiza întreaga organizație responsabilă. Agenția de anunțuri Colle + McVoy a implementat nu numai un sistem de distribuție a timpului, ci o soluție software care permite deschiderea în fiecare vineri a unui frigider de bere la nivelul întregii companii, cu condiția ca toate foile de lucru ale angajaților să fie trimise la timp.
Potrivit Adweek:
"Colle + McVoy a construit o mașină minunată numită TapServer - un sistem de distribuire a berelor cu bule multifuncționale care utilizează software-ul RFID și software-ul personalizat pentru a verifica dacă ați încetat să fiți un leneș leneș, ați terminat foile de pontaj și ați câștigat pintul gratuit.“
Mai ales cu ceva potențial nepopular ca urmărirea timpului, cunoașterea valorii șefului este suficientă pentru a face acest lucru și pentru a aplica aceleași reguli la nivel de companie poate fi o motivație puternică pentru ca toți ceilalți să-și facă partea.
Oferiți formarea necesară
Comunicarea este totul. Asigurați-vă că toată lumea înțelege ceea ce este implicat în urmărirea exactă a timpului poate schimba modul în care angajații dvs. răspund la noile politici privind perioadele de pontaj prin fapte și fapte. În ciuda intențiilor bune ale angajatului, dacă nu înțeleg ce este implicat, poate duce la erori și lipsă de informații privind foile de pontaj.
Acest lucru este deosebit de important pentru companiile care lucrează cu agențiile guvernamentale, au tipuri de angajați orari sau salariați sau orice alte organizații care au cerințe stricte de urmărire a timpului. Formarea adecvată poate însemna adesea diferența dintre rămânerea conformă și pierderea unui contract de valoare total.
Automatizați întregul proces
DCAA News este o organizație care oferă informații contractorilor care doresc să devină contracte guvernamentale compatibile cu DCAA. Deoarece menținerea conformității cu DCAA necesită o urmărire exactă a timpului, merită menționat una dintre recomandările DCAA News:
"… Săriți orice formă de evidență manuală; face viața mai ușoară cu un sistem software automat care este compatibil cu DCAA. Aceste pachete software pot să informeze ce date trebuie urmărite, pot automatiza aprobările, pot permite angajaților să se încarce sau să înapoieze de oriunde, creează facturi, permit descărcări în QuickBooks, să părăsească timpul, să creeze rapoarte ad-hoc extrem de detaliate, protecție și așa mai departe. Aceste pachete de software pot permite managerilor managerilor să efectueze sarcini mai tangibile, în timp ce, în același timp, pot vizualiza datele de pontaj corecte. "
Nu numai că automatizarea proceselor dvs. de afaceri vă va menține conformă guvernului, dar va ajuta, de asemenea, masiv la menținerea securității datelor companiei. Conform unui studiu realizat de IBM, "95% din incidentele de securitate implică erori umane". Da, asta e insanely mare.
Automatizarea proceselor dvs. va atenua nu numai riscul de date, ci vă va ajuta să vă respectați și, atâta timp cât pregătiți corespunzător personalul dvs. pentru a urma aceste noi sisteme, organizația dvs. va putea să profite la maximum de sistemul dvs. de pontaj.
Deplasați-vă la Angajații pe oră
În timp ce angajații salariați ar putea suna bine în teorie, în practică, aranjamentul rareori funcționează pentru angajator sau angajat. Este mult prea ușor pentru un angajat să profite de salariul fără venituri, în timp ce mulți angajatori încearcă să obțină mai mult decât valoarea banilor lor de la angajat. Rezultatul este adesea o luptă de război în care productivitatea este victima finală.
Aprilie Dykman, scris pentru Get Rich Scurt descrie unele dintre aceste provocări:
"La un alt loc de muncă, mi sa spus că salariul înseamnă că" dacă închidem biroul devreme, veți fi plătiți în continuare ", dar am închis biroul, poate două sau trei după-amiază din an, și au existat multe, multe evenimente care au necesitat 8 ore de zile. Odată ce am pus o zi de 22 de ore pentru un eveniment deosebit de mare. "
O soluție mult mai bună este de a muta toți angajații la plata pe oră, în cazul în care fiecare parte înțelege în mod clar ceea ce se așteaptă și există mult mai puțin spațiu pentru a profita de celălalt.
Înregistrați-vă ora zilnică
Una dintre cele mai mari greșeli pe care mulți le face este înregistrarea foilor de lucru la sfârșitul săptămânii. Mulți dintre noi își pot aminti cu greu ceea ce am avut pentru micul dejun ieri, să nu mai amintim și să recreeze zile întregi de lucru după acest fapt. Pentru a păstra înregistrările și cele mai bune practici, asigurați-vă că toată lumea din companie înregistrează foaia de pontaj cel puțin o dată pe zi.
În schimb, pentru a facilita acest lucru, asigurați-vă că procesul de înregistrare a unei foi de pontaj nu este atât de complicat încât este o sarcină importantă pentru a face acest lucru. Înregistrarea unei foi de pontaj nu trebuie să dureze mai mult de câteva minute în fiecare zi.
În timp ce, desigur, nu este exhaustivă, cele mai bune practici ale acestor foi de pontaj sunt unele dintre cele mai importante și, din păcate, trecute cu vederea.
Dacă organizația dvs. le poate implementa în timp ce sistemul de pontaj este în curs de implementare și poate continua să comunice în mod clar și eficient cu angajații dvs. - compania dvs. va funcționa cu atât mai bine pentru aceasta.
Cronometru Fotografie prin Shutterstock
7 Comentarii ▼
