Timpul este unul dintre cele mai prețioase bunuri pentru proprietarii de afaceri. Dar, cu atât de mult timp pierdeți sarcini pe lista de sarcini, trebuie să vă controlați munca sau vă va prelua controlul. Din fericire, tehnologia vă poate ajuta.
$config[code] not foundIată 10 sarcini frecvente de risipire a automatelor pentru a elibera timp:
Sortarea e-mailurilor
Înainte de a ajunge la răspunsurile la e-mailuri, vă ajută să le organizați. Una dintre cele mai bune mișcări de eficiență pe care le puteți face este să utilizați funcțiile de etichetă, etichete și / sau dosare din programul de e-mail. În acest fel, puteți aborda mai întâi e-mailurile importante și mai puțin importante mai târziu (sau poate niciodată). De asemenea, vă ajută să trimiteți e-mailuri "eficace".
De exemplu, unele mesaje ar putea necesita un răspuns imediat, în timp ce alții pot aștepta. Sau poate doriți să vă concentrați asupra e-mailurilor legate de un anumit proiect la un moment dat. Aceste situații sunt perfecte pentru dosarele etichetate.
Platformele de e-mail precum Gmail pot sorta automat e-mailurile în foldere, conform regulilor pe care le desemnați. De exemplu, buletinele de știri săptămânale pot intra într-un singur dosar. E-mailurile de la clienți pot fi trimise către un dosar prioritar sau etichetate ca "importante".
Răspunsul la e-mailuri
Odată ce este momentul să răspundeți la e-mailuri, este posibil ca unele răspunsuri să fie identice sau cel puțin similare. De exemplu, ați putea trimite răspunsuri similare la întrebări de la clienți potențiali sau de la publicul larg.
În aceste situații, puteți salva o mulțime de timp folosind răspunsuri conservate în Gmail sau șabloane de e-mail în Outlook.
Postarea la Social Media
Angajarea personală în mediile sociale este importantă - și nu ar trebui să o ignorați. Asta nu înseamnă că trebuie să faci fiecare lucru manual.
Atunci când postați actualizări generale, linkuri sau conținut similar, programele de programare cum ar fi Buffer și Hootsuite vă pot ajuta să economisiți timp prin programarea postărilor pentru a intra live pe parcursul săptămânii. În loc să mergeți înainte și înapoi între site-uri și aplicații, gestionați totul dintr-un singur tablou de bord.
Platformele de blogging precum WordPress și site-urile de comerț electronic precum Etsy oferă de asemenea opțiuni pentru a posta automat linkuri noi sau produse pe site-urile de social media.
În cele din urmă, dacă preferați să curățați conținutul terților pentru urmașii dvs., un serviciu cum ar fi sursele sociale de 99 $ și publicarea conținutului în conturile dvs. sociale, conform instrucțiunilor dvs. Acest lucru vă va face liber să lucrați mai degrabă pe strategia socială decât pe detaliile de execuție.
Programarea programărilor
Ați trecut vreodată înainte și înapoi pentru a programa întâlniri cu mai mulți oameni ocupați - care se străduiesc să găsească o dată și o oră care să funcționeze toată lumea e calendare? Poate fi frustrant.
Dacă programați o mulțime de întâlniri, ați putea petrece ore în fiecare an în acest timp pierzând sarcina. În schimb, de ce nu implementați o aplicație de planificare online cum ar fi ScheduleOnce?
Pur și simplu conectați calendarul existent la aplicație. O aplicație de programare bună se va integra cu calendare populare cum ar fi Outlook și calendarele Google. Apoi, invitați terțe părți să acceseze online pentru a vedea ce este disponibil în programul dvs. și alegeți datele și orele convenabile pentru acestea.
Unii oameni inteligenți includ chiar o legătură cu calendarul lor online chiar în semnăturile lor de e-mail - tăind încă un pas mai departe din proces.
Veți evita risipirea timpului și compararea e-mailurilor. Programarea întâlnirilor nu a fost niciodată atât de ușoară ca în cazul unei aplicații de planificare.
Trimiterea facturilor recurente
Dacă facturați clienți sau clienți pentru aceeași sumă în fiecare lună, este ușor să automatizați acest lucru. Unele programe de contabilitate, cum ar fi Xero, pot fi configurate pentru a genera și trimite prin e-mail facturile periodice recurente. Unele sisteme trimit, de asemenea, mementouri de urmărire în cazul în care factura nu este plătită în timp util.
Sau poate aveți clienți pe aranjamentele de facturare cu carte de credit recurente, cum ar fi pentru abonamente. În acest caz, utilizați ceva de genul Freshbooks sau PayPal pentru a încărca cardul clientului în fiecare lună.
Multe întreprinderi mici sunt, din păcate, laxă la trimiterea și urmărirea facturilor. Automatizarea economisește timp, desigur. De asemenea, este mai puțin probabil ca această sarcină importantă să cadă prin fisuri.
Automatizarea rapoartelor de trafic pe site
Una dintre cele mai bune modalități de a învăța cum să atrageți mai mult trafic pe site este să înțelegeți mai bine traficul existent. Trebuie să știți ce funcționează astăzi - și ce nu. Cu alte cuvinte, trebuie să aveți o manevră bună cu privire la ceea ce caută vizitatorii, cum ajung la site-ul dvs. și ce fac atunci când ajung acolo. Este important să examinați acest lucru periodic pentru a măsura dacă faceți progrese.
Dar trecerea prin cantitati masive de date Google Analytics necesita timp. Și ai putea să te amâne.
În schimb, faceți-o odată - pentru a stabili rapoarte de statistici cheie. Apoi trimiteți aceste rapoarte către dvs. și / sau altor persoane din echipa dvs. o dată pe săptămână. Puteți să le trimiteți ca PDF sau ca foaie de calcul CSV.
Aceste rapoarte recente de trafic Google Analytics vor economisi timp pe termen lung. În loc să vizitați tabloul de bord Google Analytics și să treci manual manual datele (atunci când vă aduceți aminte!), Veți avea un raport livrat în fiecare săptămână, în care puteți să vă uitați rapid la întâlnirile echipei sau să le acoperiți.
Manipularea comunicărilor de asistență pentru clienți
Întreprinderile mici tind să ajungă la un punct în care manipularea problemelor clienților prin e-mail obișnuit devine greoaie. Încheiați copierea și inserarea informațiilor din e-mailuri în alte sisteme software, cum ar fi sistemul de introducere a comenzilor sau baza de date pentru contacte.
Și mai rău, comunicările importante sunt îngropate în căsuța de e-mail a unui angajat. Ceilalți din companie nu au nici o vizibilitate, decât dacă vă amintiți să trimiteți prin e-mail colaboratori pentru a le păstra în bucla.
Ajutorul software-ului de birou, cum ar fi Groove, poate fi un salvamar. Birourile de asistență sau sistemele de ticketing fac comunicările clienților într-un singur loc central, notificând în mod automat toți membrii echipei corecte.
Apoi mergeți mai bine - utilizați un instrument ca Zapier pentru a integra comunicațiile de asistență pentru clienți cu alte sisteme pe care le utilizați. Utilizați Zapier pentru a trimite o comunicare software-ului dvs. contabil (cum ar fi pentru a actualiza informațiile de contact ale clienților). Sau trimiteți-l la sistemul dvs. de management de proiect (de exemplu, dacă este necesară întreținerea contului special).
Prin integrarea cu alte sisteme, veți evita introducerea datelor duplicate sau, mai rău, efectele pierderii timpului de confuzie și de greșeli.
Automatizarea e-mailurilor de marketing de urmărire
Programele de automatizare a marketingului, cum ar fi Infusionsoft, pot ajuta echipele mici să câștige un efect de levier. Puteți crea campanii de marketing cu o serie de comunicări pentru fiecare pas.
De exemplu, să presupunem că o perspectivă vine pe site-ul dvs. web și completează un formular pentru a descărca fișierul dvs. alb gratuit. Aveți posibilitatea să trimiteți o serie de comunicări de urmărire pentru a ajuta la conducerea respectivă - fără a trebui să inițiați manual e-mailuri de fiecare dată. Asta e pârghie!
Completarea formularelor online
Ori de câte ori încercați să vă înscrieți pentru o nouă platformă online, serviciu, buletin informativ sau orice altceva care necesită înregistrare, probabil că veți completa un formular.Completarea unui formular aici sau nu este o afacere mare. Dar, împreună, se adaugă până la un moment dat risipirea sarcinilor în viața ta.
Programele software precum Roboform pot popula automat aceste formulare. Nu va trebui să introduceți aceleași informații de mai multe ori.
Copiați-vă datele
Datele dvs. reprezintă unul dintre cele mai importante elemente pe care le are compania dvs. De aceea, backup-urile regulate sunt atât de importante. Dar oamenii uită sau pur și simplu nu iau timp pentru a finaliza această sarcină în mod regulat.
Serviciile bazate pe cloud, cum ar fi Carbonite și Dropbox, oferă soluții care vă vor face automat backupul fișierelor în cloud.
Cu Google Drive și Microsoft OneDrive, aveți posibilitatea să indicați că toate documentele dvs. implicite vor fi salvate automat în cloud. De asemenea, puteți seta automat backup-uri automate la nivel local prin Windows sau Apple Time Machine.
Automatizați aceste 10 sarcini de risipă de timp și apoi găsiți încă 10 pentru a automatiza. Câteva minute eliberate aici și acolo se adaugă până la ore. Acestea sunt orele pe care le puteți folosi pentru a vă lovi înapoi și a vă bucura de viață.
Obosit la locul de muncă Fotografie prin Shutterstock
5 Comentarii ▼
