Funcțiile secretarului pot include diverse sarcini clerice, cum ar fi răspunsul la telefoane, tastarea, depunerea, deschiderea corespondenței și obținerea de cafea. Un secretar care serveste ca asistent al unui manager are functii similare. Cu toate acestea, un astfel de secretar raportează direct managerului (spre deosebire de oricine altcineva din companie) și îi ajută pe manager în diverse moduri pentru a-și ușura activitatea, precum și pentru a organiza biroul.
$config[code] not foundFuncții de comunicare
În calitate de secretar al managerului, veți fi de multe ori prima persoană de contact pentru cei care încearcă să ajungă la șeful dvs. atât în interiorul cât și în afara companiei. Spre deosebire de un recepționer sau un secretar general care răspunde la telefon pentru întregul personal, este posibil să răspundeți la apelurile primite numai pentru managerul dvs. Va trebui să afișați apelurile pentru a determina dacă îl puteți ajuta pe apelant sau dacă șeful dvs. este disponibil pentru a prelua apelul. Asistarea managerului include vizitatorii care intră în biroul managerului dvs. și îi direcționează conform instrucțiunilor managerului. Funcțiile secretarului pentru managerul dvs. pot include, de asemenea, conectarea cu alți profesioniști în numele acestuia prin corespondență scrisă, efectuarea de apeluri telefonice și trimiterea de e-mailuri.
Funcțiile organizației
Managerii se așteaptă ca secretarii săi să fie organizați. Veți fi responsabil pentru asigurarea faptului că fișierele de birou sunt păstrate ordonat și că orice documente confidențiale sunt plasate într-o zonă sigură. Este posibil să trebuiască să sortați prin poșta primită pentru a determina ce este oferit managerului dvs., depus sau eliminat. Asistarea managerului include adesea menținerea orarului său. El se va aștepta să vă urmăriți numirile, să programați întâlniri și să faceți aranjamentele de călătorie atunci când este necesar. Funcțiile suplimentare pot include stabilirea apelurilor de conferință și participarea la întâlniri, precum și furnizarea agendei și luarea de minute.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingFuncții manageriale
Chiar dacă sunteți secretarul managerului, unele dintre responsabilitățile dvs. pot include și conducerea. Asistența managerului poate însemna uneori să acționezi singur ca administrator. Șeful dvs. vă poate oferi sarcina de a supraveghea anumite proiecte, cum ar fi gestionarea unei baze de date sau crearea și actualizarea rapoartelor. Dacă în birou există alți membri ai personalului clerical, este posibil să fiți responsabil de gestionarea acestora și de atribuirea sarcinilor zilnice. Aceștia vă pot raporta direct în locul managerului dvs. și puteți servi ca supraveghetor imediat al acestora. De asemenea, ați putea fi invitat să pregătiți alți angajați și chiar să îi instruiți pe supraveghetorul dvs. în probleme cum ar fi să îi învețe cum să opereze mașinile de birou sau să utilizeze pachetele software.
