În multe companii, departamentul de resurse umane gestionează toate registrele de personal ale fiecărui angajat, trecut și prezent. Aceste înregistrări erau păstrate în mod tradițional pe hârtie, creând probleme cu stocarea, capacitatea de a localiza înregistrări și longevitatea. Schimbarea la un sistem de personal computerizat poate ajuta la rezolvarea unora dintre aceste probleme.
Spaţiu
Menținerea înregistrărilor pe hârtie necesită mult spațiu. Cu cât mai mulți angajați o companie are, cu atât mai mult spațiu are nevoie pentru a stoca toate înregistrările, mai ales dacă compania ține evidența angajaților din trecut. Un sistem computerizat permite unei companii să transfere documente în format digital, care ocupă doar spațiul pentru calculator. Cele mai multe computere au spațiu suficient pentru a stoca toate înregistrările necesare ale angajaților. O companie este apoi liberă să utilizeze spațiul anterior de stocare pentru înregistrările de hârtie pentru alt birou sau alt tip de spațiu de stocare.
$config[code] not foundAccesibilitate
Înregistrările de hârtie, indiferent de cât de bine sunt depuse, pot dura mai multe minute pentru a căuta pentru fiecare informație particulară. Trebuie să găsiți fișierul pentru angajatul corect, care este, de obicei, ușor, atâta timp cât fișierele sunt păstrate în ordine alfabetică bună, dar pot dura totuși timp, în funcție de numărul de dulapuri de depozitare pe care trebuie să le parcurgeți pentru a ajunge la ele. După aceea, trebuie să localizați documentul special de care aveți nevoie, ceea ce poate dura mai mult, mai ales dacă fișierul angajatului este gros. Cu toate acestea, dacă sistemul de personal este stocat pe un computer, este vorba de câteva secunde pentru a căuta informațiile pe care le căutați prin intermediul funcțiilor de căutare ale computerului. Angajatorii pot vizualiza fișiere de la mai multe computere, chiar și birouri situate în mai multe orașe.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingTimp
Pe lângă economisirea timpului când căutați documente specifice în fișierele de hârtie, angajatorii pot economisi timp în alte moduri. Dacă un angajator cere fișierul de hârtie al unei persoane din cauza unei acțiuni disciplinare sau a unei revizuiri a performanței, va trebui să aștepte ca cineva să găsească dosarul și să-l livreze. Atunci când sistemul este computerizat, ea poate pur și simplu să caute informația de pe computerul ei fără a trebui să aștepte. Depunerea documentelor se efectuează și mai rapid, economisind timp la depunere.
Statistici
Angajatorii se bazează uneori pe statistici pentru a-și evalua angajații și nevoile companiei. Atunci când înregistrările personalului sunt computerizate, un angajator poate instrui computerul să adune statistici specifice, cum ar fi nivelurile de producție, absențe sau rate de cifră de afaceri, pentru a găsi modalități de îmbunătățire a companiei. Aceste statistici pot oferi unui angajator o multitudine de informații importante. Dacă administrația superioară solicită aceste statistici, computerul facilitează compilarea informațiilor și poate crea rapid un grafic pentru a ilustra mai bine statisticile.
tendinţe
Unii angajați manifestă tendințe în obiceiurile lor de lucru, care pot identifica un angajator în probleme potențiale. De exemplu, un angajat poate avea obiceiul de a suna bolnav o dată la două săptămâni în aceeași zi a săptămânii. Unii angajați aleg luni sau vineri pentru a prelungi un weekend, în timp ce alții aleg un traseu mai discret folosind o zi în mijlocul săptămânii. Un sistem computerizat de personal poate ajuta un angajator să identifice mai ușor astfel de tendințe decât să se bazeze pe înregistrările pe hârtie și pe memorie.
