Managerii și directorii pot solicita asistență atunci când își îndeplinesc sarcinile de lucru, cum ar fi organizarea de întâlniri de vânzări. Un asistent executiv la nivel înalt oferă sprijin administrativ acestor profesioniști. Conform Ghidului de Diplomă, cerințele educaționale pentru această poziție pot include o diplomă de asociat. Cerințele suplimentare pot implica abilități de cercetare, abilități de software informatic și abilități interpersonale.
$config[code] not foundSarcinile administrative
Asistenții executivi de nivel înalt îndeplinesc sarcinile de serviciu de rutină atunci când lucrează într-un birou mai mic. Acestea includ efectuarea de apeluri telefonice, cercetarea ideilor de cadouri și acceptarea pachetelor de livrare. Într-un birou mai mare, asistenții executivi de nivel înalt pot supraveghea lucrătorii care îndeplinesc aceste atribuții, cum ar fi recepționarea.
Managementul înregistrărilor financiare
Gestionarea înregistrărilor financiare include actualizarea conturilor de cheltuieli, verificarea conturilor de credit corporativ și procesarea cererilor de plată. Asistentul este responsabil pentru păstrarea acestor documente financiare într-o locație sigură. În acest scop, asistenții executivi au acces la informații personale sensibile, cum ar fi numerele de securitate socială, și văd informații personale atunci când lucrează cu înregistrări financiare. Discreția este o necesitate.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingReprezentarea la reuniuni
Atunci când managerii, directorii sau directorii de departamente nu pot participa la o întâlnire, asistentul executiv la nivel înalt poate reprezenta executivul. Aceste întâlniri pot implica relații cu furnizorii, furnizorii sau alți directori. Asistentul executiv trebuie să reprezinte compania în mod profesionist. Unii asistenți trebuie să soluționeze litigiile și să informeze conducerea atunci când o problemă nu este rezolvată rapid.
Aranjamente de călătorie
Un asistent face aranjamente de călătorie pentru manageri și directori. Aceasta include apelarea birourilor de rezervare a hotelurilor și rezervarea rezervărilor de închirieri auto. Unii directori au cereri speciale, cum ar fi nevoile dietetice, iar asistentul trebuie să țină evidența acestora. Asistentul executiv la nivel înalt confirmă programele de călătorie și informează executivul.
Controlul documentelor
Biroul de birou necesită revizuire, actualizare și depunere. Crearea de documente poate implica memorii, formulare de scrisori și facturi de companie. Unele dintre aceste documente necesită semnături manageriale înainte ca asistentul să le poată depune. Asistenții executivi de nivel înalt primesc instruire privind modul în care sunt tratate diferite documente. Documentele sunt stocate în dulapuri sau transferate pe un computer.
