În orice birou, există sarcini care trebuie îndeplinite pentru a menține afacerea în mișcare înainte. Aceste sarcini, care intră sub umbrela muncii clerice, sunt, în general, destul de simple și ușor de stăpânit și, de obicei, sunt atribuite lucrătorilor de la intrarea în muncă. În ciuda faptului că sarcinile clerice, cum ar fi scrierea și depunerea, sunt relativ de bază, ele necesită timp - și, în multe cazuri, directorii și angajații la nivel de nivel mediu se concentrează pe alte priorități și nu pot să țină pasul cu tot ce trebuie făcut. Din acest motiv, multe companii angajează personal de suport clerical, care sunt în mod special responsabili cu gestionarea acestor sarcini.
$config[code] not foundActivități clerice comune
Titlul de lucrător de suport clerical se referă la persoanele care susțin sau colaborează cu colegii cu o gamă largă de sarcini. Unele dintre cele mai comune locuri de muncă care se încadrează în această categorie includ introducerea de documente, depunerea, răspunderea la telefoane, gestionarea corespondențelor, introducerea datelor, fotocopierea, faxarea și sortarea și livrarea mesajelor primite. Profesioniștii din domeniul asistenței profesionale pot, de asemenea, să fie responsabili pentru întreținerea și ordonarea consumabilelor și pentru gestionarea altor sarcini, cum ar fi repartizarea hranei pentru întâlniri. Prin preluarea acestor responsabilități și prin eliminarea plăcilor celorlalți, acestea ajută la menținerea fără probleme a biroului și asigurarea faptului că totul rămâne organizat.
Deși sprijinul general clerical se concentrează pe aceste sarcini generale, în unele afaceri sau departamente suportul clerical poate fi concentrat pe activități specifice sau necesită cunoștințe mai specializate. De exemplu, activitățile clerice dintr-un departament financiar pot include sarcini de contabilitate, gestionarea conturilor plătibile și conturile de încasat, asistarea la salarizare sau raportarea și verificarea rapoartelor de cheltuieli. Dacă lucrați într-un birou guvernamental, este posibil să fiți responsabil de depunerea permiselor sau de gestionarea mailor. Indiferent de setare, totuși, cea mai mare parte a sprijinului clerical implică sarcini repetitive, definite și nu o activitate strategică sau operațională.
Competențe și educație
Cele mai multe roluri de suport clerical sunt nivelul de intrare și, prin urmare, de obicei necesită o diplomă de liceu sau echivalentul. Anumiți indivizi finalizează o formare suplimentară în administrarea birourilor, prin intermediul unui program de educație pentru adulți sau în cadrul unui colegiu comunitar, în timp ce alții se îndreaptă în aceste roluri cu diplomă de licență ca mijloc de a obține piciorul în ușă pentru o poziție cu responsabilități mai mari și salarii mai mari.
O familiaritate cu sarcinile de bază ale biroului este cea mai importantă calificare pentru rolurile de suport clerical. În timp ce companiile vor oferi instruire la locul de muncă în procese și proceduri specifice, se așteaptă ca lucrătorii de suport clerical să intre în slujbă cu un set general de calificări.Aceste abilități includ cunoașterea modului de utilizare a mașinilor de birou de bază (fax, copiator etc.); abilități generale de calculator, inclusiv capacitatea de a tasta 60 de cuvinte pe minut sau mai repede, precum și de prelucrare a cuvintelor de bază și software de calcul tabelar; abilități de depunere; introducerea de date; și capacitatea de a utiliza telefonul și de a învăța sistemul de telefonie al companiei.
Slujbele de suport clerical necesită, de asemenea, o serie de abilități soft. O conduită profesionistă este o necesitate, precum și abilități organizatorice excepționale. Abilitățile de serviciu pentru clienți sunt importante, mai ales dacă veți interacționa cu publicul și este vital să fiți orientați spre detaliu. În unele industrii, cum ar fi asistența medicală și finanțele, se așteaptă ca lucrătorii de suport clerical să fie familiarizați cu reglementările din domeniu privind securitatea informațiilor și datele personale și să își desfășoare activitatea în consecință.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingSalariile salariale salariale
Deoarece sprijinul clerical este considerat o poziție la nivel de intrare, salariile sunt relativ scăzute. Potrivit PayScale.com, rata medie pe oră pentru posturile de suport clerical este de 12,87 $, pentru un salariu anual de aproximativ 30.000 $. Salariul este, în general, proporțional cu experiența, dar chiar și cei mai experimentați profesioniști de sprijin rareori câștigă mai mult de 40.000 de dolari pe an. Există loc de creștere în acest domeniu, însă, deoarece mulți oameni merg la mai multe roluri administrative sau executive asistent, sau se deplasează la diferite locuri de muncă în cadrul organizației. Potrivit PayScale.com, este, de asemenea, foarte obișnuit pentru un furnizor de suport clerical în domeniul medical să avanseze pentru a deveni asistent medical, asistent medical sau asistent medical.
Cele mai mari ramuri de plată pentru sprijinul clerical sunt serviciile guvernamentale și profesionale, științifice și tehnice. Cu toate acestea, asistența medicală este, de asemenea, un domeniu foarte plătit și industria în care se așteaptă o creștere minimă în următorii ani.
Tendințele industriei de suport tehnic
Ca și în multe industrii, tehnologia schimbă suportul clerical și modul în care se lucrează cu munca. Multe dintre sarcinile care au fost făcute anterior manual pot fi acum realizate prin calculator, economisind timp și sporind necesitatea unei pregătiri suplimentare. În acest domeniu, există două tendințe majore care iau forma care schimbă fața suportului clerical.
În primul rând, mișcarea spre birouri fără hârtie schimbă fața - și, în unele cazuri, eliminând necesitatea - sprijinului clerical. Companiile merg fără hârtie sau, cel puțin, utilizează mai puțin hârtie, din mai multe motive, printre care sustenabilitatea îmbunătățită, organizarea mai bună și costurile reduse. De fapt, un studiu realizat de Gartner în 2014 a constatat că costul pentru companiile din SUA asociat cu stocarea și recuperarea documentelor pe hârtie se situează undeva în vecinătatea a 25 de miliarde de dolari până la 35 de miliarde de dolari anual. Prin utilizarea serviciilor digitale pentru crearea, stocarea și organizarea documentelor, întreprinderile pot economisi bani și pot deveni mai eficiente.
În ceea ce privește suportul clerical, aceasta înseamnă, de asemenea, că este nevoie ca cineva să depună documente fizic - sau să scrie și să tipărească scrisori, să țină evidența documentelor etc. - este redus. În timp ce unele companii îndepărtează funcțiile de birou (Biroul de Statistică a Muncii proiectează până în 2026 o creștere insuficientă până în anul 2026, datorată în mare parte tehnologiei), altele schimbă calificările pentru astfel de posturi și necesită abilități avansate de calculator și experiență în administrarea electronică documente.
O altă tendință care afectează câmpul de suport clerical este creșterea asistentului virtual. Asistenții virtuali, cunoscuți și sub denumirea VA, sunt asistenți sau personal de sprijin care lucrează de la distanță și oferă multe dintre aceleași servicii ca un asistent în birou. Multe VA lucrează pentru antreprenori sau proprietari de afaceri mici care au nevoie de sprijin, dar nu își pot permite sau nu au spațiu sau echipament pentru a angaja pe cineva care să lucreze cu normă întreagă în birou. Din nou, tehnologia este esențială în această industrie, deoarece asistenții virtuali lucrează prin intermediul internetului, folosind e-mail, partajarea documentelor și alte tehnologii pentru a face față sarcinilor angajatorilor lor. În timp ce unii VA sunt specialiști și se ocupă de sarcini, cum ar fi mass-media socială și gestionarea site-urilor web, unii antreprenori au nevoie doar de cineva care să-și gestioneze e-mailurile și să răspundă la întrebările clienților.
Deoarece asistenții virtuali sunt de obicei independenți sau lucrează independent, aceștia pot comanda adesea o rată mai mare a salariilor decât cei care lucrează în birouri. Unele VA lucrează de asemenea pentru mai mulți clienți simultan, sporind potențialul de câștig. În medie, un VA câștigă între 10 și 25 USD pe oră.
Aterizarea unei slujbe de suport clerical
Deși slujbele de suport clerical nu pot fi la fel de abundente ca în trecut, acestea sunt încă disponibile. Cele mai multe deschideri sunt create de cifra de afaceri și asistenți plecând pentru alte oportunități.
Un CV bun pentru sprijinul clerical va evidenția aptitudinile tale administrative și tehnice. Demonstrați angajatorilor că sunteți organizat, orientat spre detalii, ca un bun rezolvator de probleme și că aveți abilități excelente de comunicare. Asigurați-vă că evidențiați aptitudinile tehnice într-un mod cuantificabil; indicați cât de repede puteți scrie în cuvinte pe minut și specificați software-ul pe care știți să îl utilizați. Pe măsură ce vă detaliați experiența, subliniați sarcinile și realizările care vă dezvăluie aptitudinile clerice, în special cele care vă pot distinge de ceilalți candidați. Mai presus de toate, fii meticulos cu gramatica și ortografia. Ca și în cazul oricăror CV-uri, greșelile și gramatica slabă reflectă slab pe abilitățile tale, dar într-un domeniu detaliat orientat ca suport clerical, trebuie să fii perfect. Nimeni nu va angaja un dactilograf care nu-și poate obține propriul CV.
Lucrările clerice pot fi găsite de obicei pe listele de locuri de muncă sau pe site-urile companiei. Agențiile temporare sunt, de asemenea, un loc bun pentru a găsi acest tip de muncă. Lucrând ca o temperatură vă oferă posibilitatea de a-ți construi abilitățile într-o varietate de companii. Unele agenții vor efectua plasări pe termen lung sau ați putea fi angajat cu normă întreagă după ce ați lucrat ca temperatură. Stagiile reprezintă o altă modalitate de a-ți construi abilitățile de suport pentru birou. Deși multe companii cu programe de stagiu formale permit stagiarilor să lucreze la proiecte specifice, de asemenea, stagiarii sunt de așteptat să-și "plătească taxele", preluând sarcini administrative. Așteptați să vă petreceți ceva timp în orice stagiu, efectuând unele depuneri, intrări de date, gestionarea corespondenței sau răspunsuri la telefoane - dar priviți-vă ca o oportunitate de a dezvolta abilități care s-ar putea dovedi utile mai târziu.
A te face indispensabil
Doar pentru că munca clericală este, de obicei, un nivel de intrare, asta nu înseamnă că nu poți fi o parte importantă a echipei. De fapt, a fi indispensabil pentru șeful și colegii dvs. poate crește șansele de a vă promova și, în cele din urmă, aveți propria echipă de suport clerical. Pentru început, luați-vă munca în serios și faceți tot ce este mai bun cu fiecare sarcină - indiferent cât de îngrozitor sau obositor ar putea fi. Ca și în cazul oricărui loc de muncă, vor exista părți din slujba pe care o iubești și părți pe care le urăști, dar trebuie să le tratezi atât de importante și să le faci bine.
În al doilea rând, învățați să acordați prioritate. Există șanse, veți avea mai multe proiecte și sarcini pe placa dvs. la un moment dat, mai ales atunci când oferiți asistență unei întregi echipe sau birou. Aflați pentru a determina care este prioritatea de top și ce poate aștepta și dezvoltați sisteme pentru a vă asigura că toată lumea primește ceea ce are nevoie atunci când are nevoie de ea. Multitaskingul și gestionarea timpului sunt abilități vitale pentru un lucrător de suport clerical, iar prin cunoașterea obiectivelor și priorităților companiei și a membrilor echipei puteți oferi cel mai înalt nivel de asistență.
În al treilea rând, să fie dispus să meargă în plus. Treaba voastră este de a vă oferi sprijin, ceea ce ar putea însemna să luați câteva sarcini suplimentare aici și acolo. Asistenții indispensabili sunt întotdeauna dispuși să învețe și vor face ceea ce este necesar pentru a nu face doar treaba, ci și pentru a rezolva problemele și pentru a preveni apariția crizelor. De exemplu, dacă vedeți că un asociat a trimis o notă care conține o eroare majoră, nu doar să tipăriți și să distribuiți documentul. Confirmați cu asociatul că informațiile sunt corecte - și efectuați modificări după cum este necesar.
În cele din urmă, fi profesionist și politicos în orice moment. Pot exista momente când ceilalți din organizație vă tratează rușinos sau nu vă dau respectul pe care îl meritați, însă păstrați totuși profesionalismul propriu. Tratarea tuturor cu bunătate și respect vă va crește stocul în companie, mai ales dacă vă dezvoltați o reputație de discreție și o dorință de a vă ajuta. În poziția dvs. de suport clerical, este posibil să aveți acces la o mulțime de informații, dar să rezistați tentației de a bârfe sau de a împărtăși ceea ce știți. Câștigarea încrederii șefului și colegilor dvs. vă poate ajuta să vă avansați cariera, în timp ce veți servi ca bârfă de birou, vă va șterge reputația și, eventual, vă va împiedica să avansați.
