Aproape două treimi, sau 64% din întreprinderile mici nu pot urmări cât costă dispozitivele lor de imprimare și nici nu le pot urmări. Și dacă nu reușiți să urmăriți aceste statistici de bază în afacerea dvs., nu veți ști cât este pierdut.
Cum să vă optimizați bugetul IT cu un raport mai inteligent de gestionare a documentelor (PDF) și Studiul privind starea de gestionare a documentelor SMB de la Xerox (NYSE: XRX) oferă perspective valoroase și soluții pentru imprimarea într-o lume digitală.
$config[code] not foundBeneficii de monitorizare a imprimantei
Sondajul
Sondajul a fost efectuat în SUA, Franța, Germania și Marea Britanie, cu participarea a peste 1.000 de întreprinderi mici și mijlocii. Scopul a fost acela de a afla cum aceste companii gestionau imprimate și documente. Defalcarea utilizării imprimantei reprezintă ceea ce are loc în întreprinderile mici. Dintre companiile intervievate, 56% au raportat facturarea și facturile ca proces intensiv de hârtie în cadrul organizației, 53% au declarat că afacerile și rapoartele financiare au fost în mod similar hârtie intensivă, iar 51% au spus că formularele HR și fișierele angajaților au fost zburam din imprimante în număr mare.
Patruzeci și șapte de procente au plâns angajații de imprimare a e-mail-urilor adăugate până la o parte considerabilă a utilizării imprimantei lor, iar același procent proclamat că semnăturile legale au fost o scurgere mare a hârtiei și a utilizării imprimantei. Puțin peste 40% dintre companii au raportat că au achiziționat aprobări, materiale de marketing și cotațiile clienților au primit o cantitate bună de hârtie și resurse de imprimare.
Pentru firmele mici din domeniul medical, juridic, arhitectural și de design, producția de imprimare poate fi mult mai mare decât sondajul prezentat. Și, de cele mai multe ori, aceste întreprinderi nu dispun de un furnizor de servicii de administrare a presei care să se ocupe de această sarcină intensivă.
O altă statistică flagrantă din sondaj a fost cantitatea de timp pierdută cu procesele implicate în tipărire? Așteptarea lucrărilor la imprimantă, epuizarea consumabilelor sau accesarea magazinelor de imprimante pentru preluarea documentelor se adaugă într-o perioadă considerabilă de timp. Costul, desigur, poate să nu fie vizibil, dar este acolo.
Xerox spune că în Statele Unite timpul de așteptare pentru un document la o afacere cu o imprimantă centrală partajată este de aproximativ trei minute pentru fiecare angajat. Acest lucru se ridică la 13 ore în fiecare an pe angajat. Deci chiar și o afacere mică cu 10 angajați poate experimenta 130 de ore de timp pierdut.
Raportul
Documentul "Cum să vă optimizați bugetul IT cu un management mai inteligent al documentelor" are soluții pe care întreprinderile mici pot să le implementeze pentru a evita problemele evidențiate de sondaj.
Primul este să găsești un partener de servicii administrate de imprimare pentru a-i ajuta să gestioneze mai eficient consumul de imprimante. Într-un post de pe blogul oficial Xerox, managerul de marketing Xerox Channel, Lisa Graham, scrie despre necesitatea ca întreprinderile să devină mai proactive în evaluarea utilizării imprimantei. "Evaluările de tipărire pot identifica rapid economiile de costuri și îmbunătățirea eficienței", explică Graham.
Totul, de la documentele abandonate pe tăvile de imprimare la cumpărarea de consumabile, imprimarea inutilă în culori și alte ineficiențe te costă.
Cu o digitizare care transformă aproape fiecare parte a afacerii dvs., o companie de servicii de administrare de imprimare de încredere sau un alt partener poate încorpora digitizarea, fluxul de documente, imprimarea mobilă, tehnologia cloud și securitatea.
Ca o problemă separată, dar raportată, raportul indică faptul că 90% dintre întreprinderi au fost încălcate din cauza imprimării nesigure.
Concluzie
La finalul raportului, Xerox recomandă companiilor de toate dimensiunile să găsească partenerul potrivit pentru serviciile de administrare a imprimatelor, dar acest lucru nu este posibil pentru întreprinderile mici. Raportul oferă informații valoroase celor care nu își pot permite să angajeze asemenea servicii.
Alegerea celor mai recente imprimante cu soluții de urmărire și monitorizare, implementarea celor mai bune practici cu o bună guvernare și educarea forței de muncă vă permit să gestionați în mod eficient problemele asociate utilizării imprimantei nereglementate. Unele soluții includ standardizarea setărilor astfel încât toate copiile să fie alb-negru, integrarea cu fluxurile de lucru în cloud și mobile, automatizarea fluxurilor de lucru și coordonarea achiziționării de consumabile.
Imagine: Xerox
Mai multe în: Gadgets 1
