Un asistent de echipă ajută la realizarea volumului de muncă prin îndeplinirea sarcinilor administrative pentru a elibera membrii echipei de birou pentru alte sarcini. Ei iau pasul direct pentru a ajuta la proiectele actuale, astfel încât membrii mai experimentați să se poată concentra asupra modurilor de a îmbunătăți proiectul, de a depana problemele sau de a răspunde cerințelor clienților. Ajutorul administrativ suplimentar este vital pentru respectarea termenelor și finalizarea proiectelor la timp. Asistenții lucrează sub supravegherea directă a liderilor de echipă.
$config[code] not foundSarcinile administrative
Asistenții de echipă ajută la îndatoririle administrative care necesită puțină supraveghere. Ei planifică întâlniri cu clienții și asigură clienților să primească documentele și creanțele la timp. Ei organizează întâlniri interne ale echipei și pregătesc itinerarii pentru a se asigura că toți angajații se află pe aceeași pagină. Printre alte responsabilități se numără: sortarea e-mailurilor după importanță, alertarea membrilor echipei la termenele viitoare, realizarea de copii, executarea comenzilor, pregătirea documentelor și organizarea fișierelor electronice. Promtitudinea, abilitățile de comunicare eficiente și atenția acordată detaliilor sunt cerințele de vârf.
Date și rezultate
Echipele de lucru au deseori nevoie de suport administrativ suplimentar pentru a ajuta la păstrarea evidențelor, gestionarea datelor și livrarea de proiecte. Asistenții echipei iau note în timpul întâlnirilor și compilează aceste note în notele de proiect. Colectează și introduc datele în fișiere electronice, astfel încât membrii echipei să aibă înregistrări pentru a-și susține analizele și rezultatele proiectului. Asistenții pregătesc rezultatele proiectului prin adăugarea de numere de pagini, acoperiri atractive, liste de termeni și un cuprins pentru rapoarte scrise. Abilitățile de utilizare a calculatorului, abilitățile de acces la date și punctele tari de îndrumare îi ajută pe candidați să devină candidați calificați.
Mese și aranjamente de călătorie
Asistenții de proiect coordonează prânzurile și mesele de birou cu membrii echipei. Ei comandă și iau mese pentru angajații care lucrează ore îndelungate pentru a respecta termenele limită. Acestea fac aranjamente de călătorie, inclusiv zboruri, cazare și închiriere de mașini. Cercetând itinerariile conferinței și informând membrii echipei despre detaliile seminarului, aceștia eliberează mai mult timp pentru ca membrii cu experiență să se concentreze pe proiecte extinse și consumatoare de timp.
Responsabilități financiare
Asigurarea că echipa rămâne în buget este o responsabilitate esențială a locului de muncă. Asistenții de echipă urmăresc cheltuielile de proiect și chitanțele de cumpărare și înregistrează numerele respective în programele și foile de calcul contabile. Ei nu iau decizii executive de cumpărare, dar îi anunță pe liderii echipei atunci când bugetele arată ca și cum ar putea merge în roșu. Asistenții comandă consumabile și produse atunci când stocurile scad. Bugetarea și o înțelegere de bază a asistenților contabili ajuta asistenții de proiect să mențină obiectivele financiare propuse.
