Sistemele de depozitare stabilesc proceduri de birou care organizează informații conform unor reguli coerente care facilitează găsirea informațiilor. Sistemele de arhivare organizează documente pe care alte persoane și organizații le trimit companiei, înregistrări ale activităților interne ale companiei și înregistrări de informații pe care compania le trimite altor companii și persoane fizice.
Inbox și Outbox
Mesajele trimise afișează documentele expediate înainte de a fi distribuite. Documentele de ieșire includ mesajele de expediere, faxurile sau documentele pentru scanarea și trimiterea de e-mail către entități din afara organizației. Inbox-ul conține documente primite înainte de a fi depuse sau distribuite intern. Aceste documente includ memorii; documente care detaliază un nou proiect, inițiativă sau client; și documentele care vin în poștă. Unele intrări au două secțiuni. O secțiune conține documente care conțin fișiere existente, iar o altă secțiune conține documente care necesită un fișier nou.
$config[code] not foundFișiere și categorii
Fișierele sunt foldere care dețin informații care aparțin împreună în funcție de nume, dată, subiect, locație, proiect sau alte date. Fișierele multiple sunt grupate pe categorii. Adesea, acestor categorii li se atribuie o foldere sau autocolante cu culori și colorate, pentru a se putea consulta cu ușurință aceste categorii. Sistemele de depozitare stabilesc plasarea logică a fișierelor individuale dintr-o categorie. De exemplu, un birou de medic poate avea categorii cu coduri de culori care corespund fiecărei litere din alfabet pentru numele de familie al pacientului. Alte sisteme de arhivare aranjează fișiere în funcție de categorii, poziții numerice, geografice și cronologice.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingCorespondenţă
Mesajele primite sunt stocate în fișiere care se referă la informațiile din documente. Companiile pun copii ale răspunsurilor la mesajele primite în același fișier ca și documentele originale primite. Unele companii imprimă fotocopii de răspunsuri completate pentru a le distinge de răspunsurile care nu au fost încă livrate. De asemenea, fotocopiile documentelor de ieșire sunt stocate în fișiere care se referă la informații despre documente și sunt stocate în același fișier ca orice răspuns pe care compania îl primește pentru acele documente.
Distribuția internă
Mesajele primite dețin documente distribuite în cadrul unei organizații, inclusiv e-mail pentru angajați individuali, note și alte documente fizice pe care le primesc angajații individuali. Documentele cu intrări interne sunt distribuite angajaților prin plasarea documentelor în cutii de depozitare a angajaților și uneori prin scanarea sau trimiterea prin fax a documentului către angajați aflați la distanță.
Cheie de înscriere
Dacă nu există niciun fișier existent care corespunde în mod logic unui document nou, atunci se creează un nou fișier pentru a fi stocat. De asemenea, este creată o nouă categorie pentru un document nou dacă nu există o categorie existentă care să se potrivească cu documentul. Cheile de fișiere oferă un index pentru un sistem de depozitare. Cheile de fișiere listează și codifică toate categoriile într-un sistem de depozitare și indică modul în care sunt organizate informațiile în cadrul fiecărei categorii. Ori de câte ori este creată o nouă categorie, cheia fișierului este actualizată și distribuită către restul personalului sau afișată la un punct central de referință.
