Cum să scrieți minutele corporative

Minutele corporative servesc ca document oficial al întâlnirii unei companii. Minutele ținute în mod corespunzător oferă un rezumat obiectiv al procedurilor de consiliu și comitet, în timp ce servesc drept dovadă a conformității cu obligațiile de reglementare și fiduciar.

Completați detaliile de bază Mai întâi

Înregistrează fapte esențiale în primul paragraf. Rețineți când și unde a avut loc ședința și cât timp a durat, precum și prezența sau absența unui cvorum. Identificați toți participanții, începând cu membrii consiliului și directorii. Indicați dacă lipsesc. Menționați numele personalului sau al oaspeților pe o linie separată. De asemenea, menționați dacă evenimentul a fost o întâlnire regulată sau specială.

$config[code] not found

Identificați acțiunile cheie

Acordați un paragraf pentru fiecare mișcare, începând cu aprobarea procesului-verbal al ultimei ședințe. Identificați cine a făcut moțiunea și rezultatul, dar nu vă faceți griji cu privire la numirea celor care au detașat moțiunea. Dacă votul este un apel în rolă, menționați numele fiecărei persoane. Asigurați-vă că înregistrați mișcările cuvânt cu cuvânt.

Bacsis

Dacă nu sunteți sigur cine a făcut o mișcare, nu vă fie frică să întrebați. Cu toate acestea, dacă nu înțelegeți un anumit punct, evidențiați-l pe tamponul dvs. de steno - sau note brute pe laptop-ul dvs., astfel încât să îl puteți adresa mai târziu președintelui.

Rezumați punctele esențiale

Conectați discuțiile lungi. Cum membrii consiliului de administrație hotărăsc o problemă este mai relevantă decât metodele pe care le-a folosit pentru a ajunge la un consens în privința acesteia. Dacă obligațiile de reglementare sau fiduciar impun înregistrarea anumitor informații, numai factorii înregistrați care au afectat un anumit vot, cum ar fi dezbaterea despre pro și contra unei propuneri.

Bacsis

Utilizați cuvintele cheie, ori de câte ori este posibil, pentru a vă ajuta să înregistrați note. Scrieți în cuvintele cheie din partea stângă a plăcii de steno, dacă o utilizați. Faceți note despre fiecare cuvânt cheie din partea dreaptă.

Înregistrați disidenții și abținerile

Identificați evenimente, cum ar fi disidenții sau abținerile atunci când membrii consiliului de administrație sau directorii doresc ca acele puncte de vedere înregistrate pentru înregistrare sau regulile procedurale să o impună. De exemplu, este posibil ca un membru să nu poată vota o problemă din cauza conflictelor de interese reale sau percepute. În acest caz, veți scrie: "Membru al consiliului X a fost scuzat să discute sau să voteze asupra Propunerii Y."

Bacsis

Evitați luarea de note detaliate pentru sesiunile executive, în cazul în care consiliul solicită unul. Pur și simplu notați participanții, precum și data, ora, locul și durata.

Revedeți-vă munca

Corectați și corectați procesul-verbal, de preferință după întâlnire, după care le supune președintelui să le revizuiască. Nu încurajați editarea majoră, deoarece ar putea compromite acuratețea muncii. Semnați și stabiliți-vă minutele după ce consiliul le-a aprobat. Atașați-le la toate copiile semnate inițial de rapoartele comisiei, corespondența și rapoartele scrise. Introduceți copia oficială în cartea de minute a organizației.

Bacsis

Odată ce membrii consiliului și directorii primesc procesul-verbal, nu este necesar să includeți atașamentele. În schimb, rezumați-le în procesul-verbal.