Cum să acceptați procesul-verbal într-o întâlnire

Luarea minutelor într-o întâlnire reprezintă o modalitate eficientă și utilă de a nota punctele de acțiune, deciziile și interogările care trebuie soluționate în timpul unei întâlniri de afaceri unde oamenii pot fi prea implicați în discuții pentru a lua notițe. În mod normal, există o persoană desemnată în timpul procesului-verbal, a cărei sarcină este să ia note în timpul reuniunii, să le aranjeze într-un format lizibil și să le elibereze participanților în urma încheierii reuniunii. În cadrul ședințelor oficiale, procesul-verbal al ședinței anterioare trebuie să fie convenit și acceptat în procesul-verbal al procesului-verbal al ședinței, prin întâlnirea participanților.

$config[code] not found

Acceptarea proceselor verbale

Determinați dacă este prezent un cvorum la reuniunea curentă. Cvorumul este definit ca numărul minim de membri necesari pentru a aproba o moțiune și a lua decizii finale în conformitate cu regulamentul asociației sau grupului. Fără cvorum, nu poate avea loc o întâlnire oficială.

Citiți sau aveți secretariatul asociației, consiliului sau grupului, citiți cu ușurință minutele de la întâlnirea precedentă, notați pe cei prezenți și toate acțiunile care au apărut.

Discutați minutele de la întâlnirea anterioară, făcând corecțiile înainte de aprobare. Discuțiile ar trebui să fie faptice și prietenoase, fără a deschide dezbateri vechi sau conflicte.

Cereți o mișcare de la podea. Președintele sau președintele consiliului, grupului sau ședinței solicită o moțiune de acceptare a proceselor-verbale ale ședinței anterioare ca fiind citite sau cu modificările discutate, după cum sa menționat. Propunerea poate fi făcută de orice membru al consiliului de vot și va trebui să fie detașată de altcineva. Minutele anterioare trebuie să fie acceptate înainte ca întâlnirea curentă să poată continua.

Cereți tuturor participanților să voteze pentru a accepta procesul-verbal. Acest lucru se face printr-un spectacol de mâini, prin voce sau prin președinte, care îi cer fiecărui participant în mod individual. Faceți o notă în procesul-verbal al ședinței curente, conform căreia precedentele au fost acceptate.

Luând minute

Obțineți o copie a agendei ședinței, pentru a stabili ce urmează a fi discutat. Aceasta va schița fluxul minutelor care trebuie luate. În conformitate cu regulile de ordine ale lui Robert, ca punct de pe ordinea de zi, minutele de întâlnire anterioare trebuie citite și acceptate înainte de începerea întâlnirii.

Stați alături de persoana care prezidează ședința pentru clarificare, deoarece întâlnirea progresează. Utilizați un magnetofon pentru a capta procedurile și pentru a verifica notele după încheierea întâlnirii.

Scrieți titlul procesului-verbal, înregistrând data, ora și locul desfășurării ședinței, precum și numele fiecărui participant la întâlnire.

Luați notă ca întâlnirea continuă, făcând notă cu privire la fiecare punct de pe ordinea de zi discutat. Înregistrați numele celor care fac mișcări, precum și dacă sunt adoptați sau respinși. Scrieți modul în care a fost luată această decizie, fie printr-un spectacol de mâini, fie printr-o altă metodă.

Transcrieți notele de întâlnire cât mai curând posibil după încheierea reuniunii, în timp ce discuțiile sunt încă proaspete.

Utilizați șablonul din întâlnirile anterioare pentru a scrie minutele curente. Dacă nu există minute anterioare, creați un șablon care să indice în mod clar titlul întâlnirii, data și participanții.

Arătați în mod clar orice rezoluție făcută, cu detalii complete despre ce este această rezoluție.

Atașați toate documentele suplimentare prezentate în timpul întâlnirii pentru a include în procesul-verbal un apendice.