A rămâne organizată este esențială pentru a vă asigura că biroul funcționează fără probleme. În calitate de asistent executiv, sunteți adesea căutat să păstrați biroul eficient și, dacă nu sunteți gata, lucrurile pot deveni agitate. Vi se cere să efectueze sarcini pe bază zilnică, săptămânală și lunară. Fără organizare, este ușor să vă confundați și să uitați termenele importante.
Pentru a face zonă
Desemnați o parte a biroului dvs. ca zonă "de rezolvat", în loc să aveți note și hârtii lipicioase peste tot. Plasați articolele într-o cutie sau un dosar pe biroul dvs. și verificați-l periodic pe tot parcursul zilei. După terminarea sarcinilor, eliminați elementele de pe birou într-un "dosar făcut" sau într-o cutie pentru depunere. La începutul fiecărei zile, faceți o listă completă de sarcini pentru ziua respectivă și puneți-o în dosarul "de rezolvat". Ștergeți sarcinile după terminarea lor. Adăugați sarcini pe măsură ce vin la dvs. și, la sfârșitul zilei, asigurați-vă că totul este finalizat.
$config[code] not foundSetați Zilele
Desemnați zile pentru sarcini săptămânale. "Vă puteți aranja săptămâna astfel încât să știți, într-o anumită măsură, oricum, ce veți face", spune Victoria Moran de la revista OfficePRO. De exemplu, alegeți miercuri ca zi de gunoi și păstrați documentele care necesită mărunțire într-o cutie până când este timpul. Sau să plătești bani în zilele de vineri. Acest lucru poate funcționa și cu activități zilnice. Moran sugerează returnarea vocii și a e-mailului la anumite ore pe zi. (REF1) În acest fel nu va trebui să opriți ceea ce faceți frecvent în timpul zilei.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingCod de culoare
Utilizarea codării culorilor vă poate ajuta să organizați ce trebuie făcut și când. "Întotdeauna gândește-te la ce sarcini îndepliniți și cât de des le îndepliniți", spune Judith Allen de Admin Secrets. (REF2) Cod săptămânal tasking o culoare ca rosu; dă sarcini zilnice albastre, sarcini lunare galbene și așa mai departe. Plasați sarcinile în dosarele de coduri apoi luați calendarul și marcați ce trebuie făcut cu un pătrat colorat în spatele acestuia. În cazul calendarelor electronice, tastați cuvintele din culorile de activitate dacă nu puteți crea o casetă.
Împărțiți responsabilitatea
Partajarea responsabilităților este un element esențial în a rămâne organizat. Ar putea părea greu de vreme ce tu ești persoana la care sunt delegate cele mai multe sarcini, dar se poate face. Uneori, actualitatea sarcinii depinde de acțiunile supraveghetorilor și colegilor dumneavoastră. Dacă sunteți responsabil de echilibrarea cărții, acordați co-lucrătorilor dvs. un termen limită pentru a vă întoarce. De asemenea, să le semneze fiecare verificare pe care o ia de pe carte. Dacă șeful merge pe o călătorie, lăsați-l să scrie sau să dea o listă de verificare a ceea ce trebuie făcut. Apoi, dați-i o copie a listei pentru a vă asigura că sunteți ambii pe aceeași pagină. De asemenea, oferiți colegilor corespondenți dosare speciale pentru a transforma toate chitanțele de bani mici într-un singur dosar. În acest fel, nu va trebui să vă deplasați pe nimeni atunci când este timpul să reconciliați sertarul.
