De ce salariul este o funcție pe care ar trebui să o externalizați

"… o companie avea o singură persoană care îndeplinea toate funcțiile de procesare a salariilor. Compania externalizează acum funcțiile ca urmare a gândirii viitoare. Ei au ales să externalizeze funcțiile pentru a reduce riscul ca modul de plată să nu fie procesat, să gestioneze creșterea prin anticiparea responsabilităților crescute de salarizare care vor fi necesare pe măsură ce firma crește și angajează mai mulți angajați și să țină pasul cu tehnologia, și depozit direct. "

În mod ideal, externalizarea atinge trei obiective principale:

• Eliberă timp și resurse pentru a vă concentra mai mult pe afacerea dvs. de bază.
• Acesta vă oferă acces la mai multe tehnologii și expertiză pentru a efectua salarii bine.
• Reduce costurile și riscurile.

Să examinăm fiecare dintre aceste beneficii în detaliu și ce înseamnă ele.

1. Focalizați mai bine pe afacerea dvs. de bază

Salarizarea este una dintre acele funcții critice care nu pot crește în mod direct vânzările. Dar poate să-și facă afacerea într-o lume a rănii.

Și mai presus de orice, poate săpune timpul intern și atenția departe de activitățile de bază.

Întreprinderile trebuie să respecte o gamă largă de legi atunci când vine vorba de angajați - de la federal, la stat și local. Este nevoie de mult timp și atenție la detalii pentru a le rezolva.

Există cerințele legale evidente, cum ar fi raportarea fiscală și remiterea. Există cerințe privind reținerea la sursă a impozitului pe salariul angajatului, precum și calcularea părții impozabile a angajatorului. În unele cazuri există cerințe de depunere electronică. De asemenea, trebuie să știți când să depuneți dosare - la nivel federal, de stat și local.

Taxele, totuși, sunt doar începutul.

"În calitate de angajator, trebuie să înțelegeți, de asemenea, legile privind salariile și orele. De exemplu, trebuie să știți când vi se cere să plătiți ore suplimentare ", a declarat Andy Childs, vicepreședinte al Paychex, într-un interviu recent cu Tendințe de afaceri mici. Paychex este unul dintre cele mai mari servicii de salarizare a națiunii, care deservește aproape 600.000 de întreprinderi mici și mijlocii. Normele privind salariile și orele, a spus Childs, pot fi foarte tehnice.

Apoi, pot exista cerințe noi de raportare a plăților și cerințe de stat în ceea ce privește compensarea șomajului și asigurarea de compensare a lucrătorilor.

Childs a subliniat că o problemă și mai mare este neașteptat timp.

"Este posibil să fi lăsat în urmă o anumită perioadă de timp în fiecare săptămână pentru a rula salariul. Apoi, veți obține o surpriză neașteptată sub forma unei notificări din partea IRS. Dar nu este doar faptul că IRS vă anunță că aveți o amendă. Acum trebuie să treceți prin evidențele dvs. și să investigați pentru a afla dacă ați comis infracțiunea. Dintr-o dată sunteți implicat într-o soluționare a litigiilor ", a spus Childs.

Și nu se întâmplă niciodată la un moment convenabil pentru un proprietar de afaceri mic, a adăugat el.

2. Obțineți acces la expertiză și tehnologie

Un alt motiv pentru a externaliza este obținerea accesului la expertiză și tehnologie.

Angajatorii trebuie să se ocupe de aproape 10.000 de jurisdicții federale, de stat și locale de impozitare în Statele Unite. În timp ce majoritatea întreprinderilor mici nu vor trebui să respecte fiecare dintre aceste jurisdicții, totuși aceasta indică complexitatea legilor. Și în fiecare an sunt adoptate sute de noi legi și regulamente.

Pentru întreprinderile mici din partea mai mare (50 de angajați cu normă întreagă și peste), Legea accesibilă numai impune cerințe considerabile de raportare și conformitate. Când a fost cerut un exemplu, Childs a indicat formularele IRS 1094-C și 1095-C. Aceste formulare vor solicita angajatorilor să certifice dacă oferă angajaților cu normă întreagă oportunitatea de a se înscrie în asigurări care oferă o acoperire minimă esențială.

"Acestea nu vor fi simple forme de completat", a adaugat Childs. (Paychex a creat un centru online de resurse pentru obligațiile de reformă în domeniul sănătății datorită complexității legii.)

La fel de important ca expertiza este noua tehnologie. Angajatorii de astăzi se bazează pe tehnologia pentru a funcționa mai eficient. Pe măsură ce o afacere crește, angajatorii au mai multe înregistrări ale angajaților pentru a-și păstra și mai au nevoie de raportare. Lipsa tehnologiei devine un obstacol în calea reducerii creșterii afacerii.

Angajații se așteaptă de asemenea la tehnologie. Angajații de astăzi doresc opțiuni cum ar fi depozitul direct și accesul la serviciul de self-service la informațiile despre salarizare online. Angajatorii care nu sunt în măsură să furnizeze astfel de opțiuni ar putea fi în dezavantaj competitiv.

Mai mult decât atât, explozia utilizării dispozitivelor mobile aduce un nou nivel de așteptări tehnologice. Utilizarea mobilă este încă în devenire, când vine vorba de salarizare, dar este "în creștere la o rată rapidă la Paychex", a spus Childs.

Angajatorii folosesc dispozitive mobile pentru a examina anumite rapoarte și pentru a căuta informații, cum ar fi cât de mulți bani trebuie să aibă în bancă pe date de salarizare, a remarcat el. De asemenea, angajații încep să utilizeze aplicații mobile pentru a-și verifica propriile înregistrări.

Childs se așteaptă ca utilizarea mobilă a salarizării să continue să crească, deoarece eliberează proprietarii de afaceri și managerii să părăsească biroul.

"Cu ajutorul aplicațiilor Paychex de plată mobilă, ai putea să faci aproape orice de pe plajă - dacă vrei", a adăugat Childs.

3. Reducerea costurilor și a riscurilor

Salarizarea externă poate ajuta și la reducerea costurilor și limitarea riscurilor. În medie, afirmă Childs, întreprinderile plătesc peste 4% angajații, din cauza diferențelor dintre timpul angajatului și timpul record al timpului.

"Doar având o soluție mai precisă a timpului și a prezenței înregistrării poate economisi bani", a adăugat el. (Paychex are un calculator de economii de cost aici.)

Apoi, aveți sancțiunile potențiale pentru încălcarea rapoartelor și a altor cerințe. Potrivit cifrelor IRS, 40% din întreprinderile mici plătesc o pedeapsă medie de 845 dolari pe an pentru pilitura târzie sau incorectă, a observat Childs.

Astăzi există soluții externalizate pentru întreprinderi la fel de mici ca un angajat, subliniază Childs. Soluțiile sunt accesibile, începând de la mai puțin de 50 de dolari pe lună pentru întreprinderile mici, în funcție de nevoi.

Un furnizor de salarizare bun oferă capacități care depășesc ceea ce puteți face pe cont propriu. Dacă nu ați luat în considerare o soluție externalizată, faceți acest an în anul în care comutați. Acesta vă va oferi pacea minții pentru dvs. ca proprietar și va elibera timp în compania dvs.

Sfaturi pentru alegerea unui furnizor extern de salarizare

Dacă intenționați să externalizați salarizarea, este necesar să vă uitați la trei puncte tipice te-ai uita la alegerea vreunui furnizor:

• Preț
• serviciu
• reputatie

Dar când vine vorba de salarizare, există și alte puncte de luat în considerare:

Securitatea și fiabilitatea furnizorului

Oferiți furnizorului dvs. de salarizare numele, adresele, numerele de securitate socială și numerele contului bancar al angajaților dvs. Acordați o împuternicire de a face depuneri în numele dvs.

Du-te cu un furnizor care este puternic din punct de vedere financiar, cu controale bune în loc.

În caz contrar, ați putea găsi compania dvs. într-o legătură, ca și unele firme din Carolina de Sud, după ce un mic furnizor de salarizare de familie a fost acuzat de furtul a 11 milioane de dolari de la clienți.

În 2014, clienții companiei Employee Services Net au fost șocați să descopere că furnizorul de servicii de salarizare și-a folosit banii pentru a-și finanța stilul de viață personal generos, în loc să îl remite autorităților fiscale. Acești clienți - toate întreprinderile mici - s-au confruntat cu acțiuni IRS. De ce? Pentru că în cele din urmă angajatorul este responsabil chiar dacă furnizorul de salarii le fură de la ei. (IRS are sfaturi pentru a vă proteja compania dacă externalizați plata.)

Înregistrați-vă înregistrările care servesc companiile ca dvs.

Furnizorul de servicii de salarizare are o experiență puternică în a oferi întreprinderilor dvs. dimensiunea dvs.? Furnizorul are experiență în industria dvs.?

Oferta de servicii complementare

Luați în considerare serviciile mai ample de care aveți nevoie în dezvoltarea afacerii dvs., cum ar fi beneficiile și serviciile de resurse umane. Compania de salarizare va putea să le furnizeze?

Regulile de conformitate

Furnizorul de salarii are resursele necesare pentru a ține pasul cu legile și regulamentele în creștere în ceea ce privește ocuparea forței de muncă, asistența medicală și taxele?

Tehnologie

Evaluați tehnologia companiei de salarizare, inclusiv disponibilitatea mobilă. Societatea de salarizare investește în tehnologii noi? Pot să țină pasul cu tehnologia, pe măsură ce crește cererea pentru angajator și angajat?

Interfață de contabilitate

Poate contabilul dvs. să aibă acces ușor la salarizare și înregistrările aferente în scopul reconcilierii și depunerilor de taxe?

Salvați imaginea prin intermediul Shutterstock