Ca proprietar de întreprindere mică, aveți deja o evidență strânsă a resurselor companiei dvs., inclusiv a capitalului, a angajaților și a facilităților. Dar ce e cu timpul angajaților? Timpul este dificil de cuantificat și urmărit și, ca atare, mulți proprietari de afaceri mici tratați greșit timpul ca și cum ar fi o resursă nelimitată. Cu toate acestea, acest lucru nu poate fi mai departe de adevăr.
Un studiu recent realizat de McKinsey a constatat că doar 9% dintre directori erau "foarte mulțumiți" de modul în care timpul alocat angajaților era în prezent. În plus, aproape jumătate dintre directori au afirmat că alocarea lor actuală de timp nu sa aliniat obiectivelor companiei. Și agentul mediu de birou vă poate spune că prea mult timp pentru companie este cheltuit pe sarcini banale, cum ar fi răspunsul la e-mailuri și participarea la întâlniri neesențiale.
$config[code] not foundGestionarea eficientă a timpului este esențială pentru productivitatea și rentabilitatea afacerii dvs. Deci, cum pot întreprinderile să îmbunătățească gestionarea timpului? Nu este la fel de ușor ca să-i spuneți angajaților să-și folosească timpul mai eficient. În schimb, echipa de conducere trebuie să construiască o cultură corporativă care să sprijine activ managementul eficient al timpului în întreaga organizație.
O cultură care susține eficient gestionarea timpului
Confidențialitatea angajaților
Multitasking-ul este un cuvânt cheie în lumea afacerilor. Angajații trebuie să poată să jongleze în mod eficient mai multe sarcini simultan. Astfel, managerii își îndeplinesc orele de lucru cu diverse proiecte, întâlniri și activități corporative.
Cu toate acestea, studiile demonstrează din ce în ce mai mult că multitaskingul este ineficient. De fapt, cercetătorii de la Stanford au demonstrat că multitaskerii au abilități organizatorice slabe, sunt ușor distrași și adesea nu se concentrează.
Dacă multitaskingul nu este cheia pentru o gestionare eficientă a timpului, atunci ce este?
Răspunsul este fluxul. După cum este definit de autorul și psihologul Mihaly Csikszentmihalyi, fluxul apare atunci când intrați într-o stare de concentrare intensă și fără efort asupra sarcinii de care aveți nevoie. Este adesea denumită "a fi în zonă", iar angajații sunt mult mai productivi în timp ce se află în această stare decât oricând.
Pentru a îmbunătăți productivitatea, angajatorii ar trebui să facă tot ce pot pentru a menține angajații în modul de flux. Aceasta înseamnă promovarea unui mediu corporativ al tăcerii și a vieții private. Ori de câte ori este posibil, managerii ar trebui să evite împovărarea angajaților lor cu mai multe sarcini sau distragerea acestora cu e-mailuri inutile și apeluri telefonice.
Mulți angajați beneficiază, de asemenea, de a avea birouri private, în loc să lucreze în ferme zgomotoase.
Mai puține întâlniri mai eficiente
Unul dintre cele mai mari dezastre pentru gestionarea eficientă a timpului este întâlnirea corporativă. Întâlnirea medie presupune un timp prețios și întrerupe modul de flux al angajaților, generând însă foarte puține rezultate semnificative.
Potrivit unui sondaj Microsoft, întâlnirile ineficiente se numără printre cele mai mari pierderi de timp din săptămâna medie de lucru. În plus, angajații petrec aproape șase ore în fiecare săptămână în cadrul întâlnirilor, iar 69% dintre angajați simt că aceste întâlniri sunt neproductive.
Pentru a gestiona mai bine timpul companiei, directorii ar trebui să programeze doar întâlniri care sunt absolut necesare. Întâlnirile trebuie să aibă un scop specific: să ia o decizie sau să rezolve o problemă. Ar trebui să existe o agendă detaliată a chestiunilor care vor fi discutate și în ce ordine și cantitatea de timp alocată fiecăruia.
Dacă o întâlnire are scopul de a transmite informații, luați în considerare trimiterea unui e-mail în schimb. Multe întâlniri pot fi, de asemenea, făcute opționale, astfel încât, dacă un angajat este în acel mod critic, el sau ea poate renunța la întrerupere.
Urmărirea timpului
Fiecare director știe că pentru ca o companie să avanseze, trebuie să existe un set clar de obiective și obiective pentru viitor. Cu toate acestea, stabilirea acestor obiective nu este suficientă. Prea des, directorii și angajații lor devin împovărați în sarcinile de zi cu zi și nu găsesc niciodată timp pentru avansarea obiectivelor pe termen lung. Aici intră integrarea electronică de urmărire a timpului.
Sistemele eficiente de urmărire electronică a timpului ar trebui să capteze costurile, precum și timpul petrecut pentru fiecare angajat și proiect și apoi să integreze aceste informații într-o imagine cuprinzătoare a alocării timpului companiei. În acest fel, puteți stabili dacă alocarea de timp curentă a companiei dvs. se aliniază cu obiectivele companiei. Ca și în cazul oricărei resurse, alocarea corectă a timpului va reduce deșeurile și va facilita creșterea companiei.
Peter Druckers, consultantul legendar al managementului, a spus odată:
Timpul este cea mai rară resursă și, dacă nu este gestionată, nimic altceva nu poate fi gestionat.
În lumea afacerilor, timpul este prețios. Este în interesul fiecărui angajator să promoveze o cultură corporativă care să o măsoare, să o gestioneze și să o valorifice.
Fotografie nepoluantă de întâlnire prin Shutterstock
11 Comentarii ▼
