Zilele asistenților administrativi sunt pline de sarcini multiple, inclusiv planificarea, trimiterea de e-mailuri și gestionarea proiectelor. În plus, este uneori necesar să luați un mesaj pentru seful dvs. atunci când nu este disponibilă. Un mesaj neclar, prost scris poate să vă stârnească șeful. Dacă doriți să o impresionați, furnizați un mesaj detaliat care rezumă natura apelului și răspunsul solicitat. Chiar dacă nu sunteți un asistent administrativ, ocazional trebuie să primiți mesaje pentru un șef care nu este disponibil.
$config[code] not foundÎn timpul telefonului
Întreabă-l pe apelant dacă dorește să lase un mesaj. Dacă răspunsul este "nu", faceți un moment pentru a încuraja un mesaj. Spuneți-i că șeful dvs. va fi în ședințe toată ziua, deci apelarea înapoi nu poate fi cea mai bună opțiune.
Cereți apelantului să dea un mesaj detaliat. Câțiva apelanți vor răspunde cu "Doar să mă sune înapoi". Din păcate, șeful tău nu poate fi mulțumit de un mesaj atât de vag. În acest caz, răspundeți cu, "Sigur, ce pot să-i spun că este vorba despre asta?"
Solicitați un nume complet de la apelant. Prenumele pot provoca confuzie șefului tău. Pur și simplu întrebați: "Pot să vă spun numele complet?" când luați mesajul.
Cereți numărul de telefon al apelantului. Deși acest lucru poate părea evident, este ușor să uiți numărul când v-ați concentrat pe alte aspecte ale apelului. Dacă apelantul preferă să fie contactat prin e-mail, scrieți și acest lucru.
Notați toate aceste informații cu privire la hârtia resturi când puneți întrebările. Notați și data și ora apelului.
Reluarea mesajului
Organizați-vă notele pentru apel pe un mic buzunar de hârtie. Fiecare mesaj ar trebui să umple o singură bucată de hârtie. Evitați să scrieți mai multe mesaje pe fiecare alunecare.
Notați data și ora apelului, urmată de numele și prenumele apelantului din partea de sus a hârtiei. Dacă și ea și-a dat poziția sau relația cu șeful dvs., cum ar fi un contabil sau un furnizor, scrieți și aici.
Rezumați scopul apelului într-o propoziție scurtă. Scrieți acest lucru sub numele apelantului. Fii scurt și specific, așa că șeful tău nu trebuie să se întrebe ce este vorba.
Scrieți numărul de telefon al apelantului în partea de jos a mesajului.
Scrie "URGENT" cu majuscule în colțul din dreapta sus al notei, dacă apelul a fost foarte important. Cele mai multe mesaje de telefon nu vor intra în această categorie. Mesajele urgente se referă la urgențe familiale sau probleme de afaceri care ar putea avea un efect negativ mare asupra companiei.
Transmiteți mesajele șefului dvs. cât mai curând posibil. În timp ce îi transmiteți fiecare mesaj, citiți cu voce tare. În acest fel nu există șanse ca el să rateze un mesaj important.
Bacsis
Știți când să vorbiți. Dacă un mesaj este într-adevăr o urgență, mai ales cu familia șefului, întrerupeți-o și spuneți imediat despre apelant. Unele lucruri din viață sunt mai importante decât o întâlnire de afaceri.
