Rolul unui manager de documente

Un manager de documente este membru al personalului IT al cărui scop este organizarea, actualizarea și îmbunătățirea fluxului de lucru global al documentației în cadrul unei companii. Corporațiile sunt cei mai mari angajatori de manageri de documente, deși anumite sectoare - cum ar fi firmele imobiliare mai mari, serviciile juridice, finanțarea, asistența medicală și asigurările - sunt susceptibile de a avea un manager de documente la îndemână, indiferent de dimensiune. Cele mai multe funcții de manager de documente necesită un minim de experiență anterioară unui an până la trei ani; cu toate acestea, absolvenți de colegiu recent cu formare specializată se pot muta direct în poziție. Competența cu software-ul specific, cum ar fi sistemele de gestionare a documentelor și / sau programele de management al relațiilor cu clienții, este esențială pentru funcția de angajare. Managerii de documente au cinci responsabilități principale: creșterea accesibilității, arhivarea documentelor, actualizarea informațiilor, înregistrarea trasabilității și recuperarea documentelor.

$config[code] not found

Creșterea accesibilității

Angajații au nevoie de acces la documente, cum ar fi scrisori de intenție, materiale de marketing, tutoriale și informații despre clienți pentru a-și finaliza activitatea. În mod tradițional, angajații au salvat aceste fișiere direct pe unitățile hard disk pentru accesul viitor, dar există un risc inerent ca fișierele să devină depășite. În plus, angajații pot pierde timpul prețios pentru a le piepște unitățile hard disk pentru documente pe care nu le-au descărcat niciodată. Un sistem de gestionare a documentelor rezolvă toate aceste probleme. Creează un punct focal în care toate documentele sunt salvate. Mai mult, aceleași documente pot fi comunicate personalului și clienților prin intermediul unui site web. Majoritatea sistemelor de gestionare a documentelor pot fi trimise cu ușurință către un site web; beneficiul este că este accesibil pentru oricine care are o conexiune la Internet și nu are nevoie de software sau de alte instalații de vizualizare (poate necesita un nume de utilizator și o parolă, dar care poate fi specificată).

Arhivarea documentelor

IRS solicită instituțiilor financiare să păstreze orice documentație legată de un client timp de cinci ani de la închiderea contului. Departamentul de Justiție necesită o perioadă de timp mai mare pentru birourile de avocatură, ceea ce înseamnă că toate aceste dosare trebuie să meargă undeva. Managerii de documente arhivează documente în mod cronologic, deși unii preferă în ordine alfabetică în funcție de cantitatea de informații care trebuie stocate. Dacă este un birou fără hârtie, atunci documentele trebuie să fie susținute (în două locații separate), apoi eliminate de pe server.

Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin Sapling
Actualizarea documentelor

În funcție de dimensiunea organizației, abilitățile de scris pot reprezenta un element cheie al rolului unui manager de documente. Scrisori de intenție, șabloane și tutoriale necesită actualizări constante pentru a rămâne relevante. În plus, declarațiile de confidențialitate, contractele goale și documentele tehnice primesc amendamente minore aproximativ o dată pe an. Indiferent dacă managerul de documente face aceste schimbări personal sau nu, va fi responsabilitatea lui să se asigure că toată lumea utilizează cele mai recente versiuni. Cea mai simplă modalitate de a face acest lucru este utilizarea unui sistem de gestionare a documentelor.

Înregistrarea trasabilității

Documentele se schimbă și responsabilitatea managerului de documente este să știe cine a făcut ce modificări. Trasabilitatea este o caracteristică standard în majoritatea software-urilor pentru gestionarea documentelor. Cu toate acestea, un manager de documente poate urmări trasabilitatea fără software, făcând fiecare document doar pentru citire, apoi înregistrând modificările solicitate în momentul primirii acestora.

Preluarea documentelor

Vor exista momente când un manager de documente trebuie să găsească elemente deja arhivate. Cel mai adesea, acest lucru se datorează auditurilor, proceselor și dezastrelor naturale - toate necesită înregistrări meticuloase ale evenimentelor trecute. Din acest motiv, managerii de documente trebuie să arhiveze materiale cât mai logic și cu precizie posibil. În acest fel, orice manager de documente poate accesa înregistrările necesare, indiferent de cine le-a păstrat inițial. Când vine vorba de pregătirea pentru dezastre naturale, păstrați o copie de rezervă a serverului de birou undeva în afara biroului. Dacă este posibil, păstrați-l într-o altă regiune, cum ar fi un birou de satelit.