Dacă sunteți ca alți proprietari de întreprinderi mici, probabil că ați petrecut mai mult timp în întâlnirile online în ultimii ani. Dar există situații complicate implicate în aceste tipuri de întâlniri, față de vechea ședință școlară ținută în jurul unei mese de conferințe sau în biroul unui client, poate doriți să vă amintiți. Pentru a vă asigura că sunteți politicos față de ceilalți participanți la întâlniri, iată 50 de sfaturi pentru eticheta de întâlniri online de afaceri.
$config[code] not foundSfaturi pentru eticheta de afaceri online
Doar programați întâlnirile necesare
Prima regulă a întâlnirilor, chiar și online, este că acestea ar trebui să servească unui scop specific. Dacă e ceva ce poți să trimiți într-un e-mail rapid sau să rezolvi într-un alt mod mai puțin consumator de timp, nu-ți faci echipa să-și petreacă timpul petrecut într-o întrevedere.
Invită oameni esențiali
În mod similar, întâlnirea dvs. ar trebui să includă doar pe cei care sunt esențiali pentru conversație. Dacă invitați pe cineva la care informațiile nu sunt cu adevărat relevante, atunci veți pierde timpul.
Nu invitați invitați neanunțați
De asemenea, trebuie să faceți clar tuturor celor care participă la lista tuturor clienților. Nu vrei ca nimeni să fie surprins când întâlnirea începe.
Adresați-vă oamenilor despre planificare
Pentru întâlnirile online, poate fi de asemenea o idee bună să întrebați participanții esențiali despre momentele în care lucrează pentru ei, în loc să le programați și apoi să invitați oameni.
Trimite o invitație oficială
Odată ce ați ales data și ora, puteți trimite o invitație oficială într-un program precum Google Calendar, astfel încât utilizatorii să aibă o modalitate ușoară de a rezerva acel moment.
Confirmați dacă este necesar
Dacă ați programat o întâlnire cu mult timp înainte, puteți, de asemenea, confirmați rapid cu persoanele pe care le întâlniți cu aproximativ o zi înainte, doar pentru a vă asigura.
Trimiteți o agendă specifică
Înainte de întâlnire, cu cel puțin câteva zile până la o săptămână înainte, dacă este posibil, trimiteți o agendă tuturor participanților care detaliază ce va avea loc întâlnirea.
Oferiți un calendar stabilit
De asemenea, ar trebui să includeți ore pe ordinea de zi, astfel încât participanții să aibă posibilitatea de a-și planifica restul zilei.
Lăsați oamenii să știe ce să aștepte
Dacă aveți nevoie de oameni pentru a avea documente sau alte materiale accesibile în timpul întâlnirii, fie că este vorba despre un document important sau despre anumite informații de contact ale clienților, faceți acest lucru clar în prealabil.
Asigurați-vă că toată lumea poate accesa camerele de conferințe online
Dacă țineți o întâlnire virtuală, este o idee bună să faceți check-in cu toți în prealabil pentru a vă asigura că au acces la programul pe care intenționați să-l utilizați. Lăsați-i să știe cu mult timp în cazul în care au nevoie să descarce o aplicație pentru a participa la întâlnirea dvs.
Au un test înainte
Este, de asemenea, o idee bună să vă testați propriile aplicații de întâlniri sau programe în prealabil doar pentru a vă asigura că întâlnirea va merge fără probleme.
Aveți un nume de utilizator adecvat și o fotografie
Dacă utilizați un program precum Skype pentru întâlniri, asigurați-vă că numele de utilizator și fotografia dvs. sunt potrivite pentru întâlniri profesionale.
Confirmați zonele de oră
Cu întâlniri virtuale, trebuie, de asemenea, să fii clar cu privire la fusul orar când planifici. Nu presupuneți doar că noi contacte se află în fusul orar.
Afișează-te la timp
Indiferent dacă conduceți întâlnirea sau participați doar ca oaspete, trebuie să vă prezentați la timp. În mod realist, ar trebui să fii puțin devreme pentru a fi în siguranță.
Apelați dacă aveți un conflict
Dacă aveți o urgență sau un conflict care vă va face să ratați o întâlnire sau să întârziați, trebuie să lăsați gazda sau participanții la cunoștință cât mai curând posibil. Dacă conflictul dvs. apare în ziua întâlnirii, probabil că trebuie să-l sunați pe persoana, astfel încât să puteți fi siguri că primesc mesajul.
Așteptați-i pe toți să sosească
Odată ce ați apelat sau ați intrat în sala de conferințe online, întâmpinați-i pe oameni când apar, dar așteptați ca toată lumea pe care o cunoașteți să le participați înainte de a vă scufunda cu adevărat.
Alegeți o locație liniștită
Chiar dacă puteți avea întâlniri online de la practic oriunde, este mai bine să alegeți undeva liniștit acolo unde nu va fi o mulțime de distragere sau zgomot.
Stabiliți volume imediat
Când toată lumea apare într-o conferință online, toți au salut să testeze volumul, astfel încât să puteți face imediat ajustări, dacă este necesar.
Imbraca-te potrivit
Dacă participați la o conferință video, trebuie să luați în considerare aspectul dvs. S-ar putea să nu fie la fel de important ca și întâlnirile în persoană. Dar tot trebuie să te uiți profesionist.
Faceți introduceri
Dacă ați invitat persoane care nu s-ar cunoaște reciproc la o întâlnire online, asigurați-vă că le-ați prezentat personal sau le-ați dat ocazia să vă prezentați la începutul întâlnirii.
Amintiți-vă numele
Fie că întâlniți pe cineva pentru prima dată, fie pentru a șaptea oară, amintiți-vă numele și folosindu-vă de fapt când salutați oamenii pot merge mult.
Stați pe temă
În timpul întâlnirii, s-ar putea să vă dezactivați conversații secundare din când în când. Dar asigurați-vă că întotdeauna conduceți discuția înapoi la scopul principal și țineți cont de ceas, astfel încât să fiți politicos de toată lumea.
Vorbeste mai tare
Când vorbiți în timpul unei întâlniri, asigurați-vă că vă enunțați și vorbiți suficient de tare pentru ca toți să vă audă.
Nu întrerupeți alții
Și când alții vorbesc, lăsați-i întotdeauna să termine înainte de a vă oferi un gând al tău.
Evitați să vorbiți imediat
Atunci când o întrebare este adresată întregului grup, puteți evita întreruperile incomode așteptând o secundă pentru a vorbi. Dacă alții o fac imediat, așteptați-vă rândul. Dacă nimeni nu vorbește, e bine să pleci.
Întrebați înainte de a vă împărtăși gândurile lungi
Dacă aveți un gând sau o idee lungă de a împărtăși, întrebați dacă este bine să faceți acest lucru în prealabil, în cazul în care sunteți scurtă la timp. Puteți oricând să o rotunzi într-un e-mail mai târziu sau să împărtășiți o altă întâlnire.
Dezactivează când nu vorbești
Pentru a evita ca zgomotele de fundal să devină o distragere a atenției pentru ceilalți, pur și simplu opriți-vă când nu vorbiți pentru o perioadă echitabilă de timp.
Asculta cu atentie
De asemenea, în timp ce alții vorbesc, asigurați-vă că ascultați. Nu vrei să pierzi ceva și apoi să o aduci într-o întrebare mai târziu.
Arătați că ascultați
De asemenea, ar trebui să arătați oamenilor că ascultați atunci când vorbesc, dacă participați la o conferință video. Nu doar îngropați-vă capul în note. Uită-te la ele și practică ascultarea activă.
Folosiți îngrijire cu umor
Dacă simțiți nevoia de a utiliza umorul în timpul întâlnirilor, asigurați-vă că este adecvat pentru publicul dvs. Acest lucru este mult mai ușor atunci când vorbiți doar pentru a închide membrii echipei. Dar folosiți mai multă atenție atunci când vă întâlniți cu clienți sau persoane pe care nu le cunoașteți bine.
Furnizați copii ale documentelor esențiale
Dacă faceți referire la documente importante în timpul întâlnirii, trimiteți aceste elemente participanților la întâlniri înainte sau în timpul conferinței, astfel încât aceștia să poată fi consultați.
Fiți pregătiți cu materiale de prezentare
Și dacă aveți nevoie de un echipament pentru a face o prezentare, asigurați-vă că totul este în stare bună de funcționare în prealabil, astfel încât să nu pierdeți timp încercând să-l pentru a merge la locul de muncă.
Cunoaște-ți publicul
La pregătirea prezentării sau a altor elemente de pe ordinea de zi, este, de asemenea, important să luați în considerare publicul și să răspundeți în mod special mesageriei la dvs. Nu pierdeți timpul oamenilor cu terenuri care nu sunt relevante. Și nu folosiți un ton sau un subiect care nu este de natură să apeleze la persoanele cu care vă întâlniți.
Puneți telefonul la distanță
De asemenea, trebuie să țineți telefonul tăcut în timpul întâlnirilor, astfel încât să nu se întrerupă.
Evitați obiceiurile nervoase
În unele cazuri, este natural ca participanții la întâlniri să practice obiceiuri nervoase, cum ar fi clicuri sau dulciuri. Dar face un efort conștient de a evita pe cei în timpul întâlnirilor profesionale.
Nu mănâncă în timp ce vorbești
De asemenea, ar trebui să evitați consumul în timpul întâlnirilor online. Așa că ai o gustare în prealabil.Și doar să beți apă când este rândul altcuiva să vorbească dacă este necesar.
Aveți un set de timp pentru întrebări
Este, de asemenea, o idee bună să aveți un timp stabilit pentru ca oamenii să pună întrebări dacă sunteți cel care conduce întâlnirea. Și dacă participați, asigurați-vă că localizați această oportunitate pe ordinea de zi, astfel încât să știți când să aduceți puncte.
Nu dominați secțiunea Întrebări
Când această secțiune de întrebări se apropie, puteți întreba una sau două întrebări. Dar nu domina conversația. Dați și altora o șansă.
Oferiți credit pentru idei
Dacă aduceți ceva în timpul unei întâlniri care inițial nu a fost ideea dvs., asigurați-vă că acordați credit autorului. Dacă nu, oamenii vor presupune că a fost ideea ta.
Discutați probleme personale după întâlnire
Dacă se întâmplă ceva în timpul unei întâlniri de grup care este într-adevăr relevantă numai pentru dvs. și pentru o altă persoană, faceți timp pentru a discuta mai târziu, în loc să luați timpul altuia.
Nu chemați oamenii
S-ar putea întâmpla uneori și situații în care un membru al echipei tale face o greșeală care are un impact negativ asupra întâlnirii tale. Dar nu folosiți timpul de întâlnire pentru a le preda. Apelați apoi o întâlnire privată cu persoana respectivă pentru a discuta dacă este necesar.
Pastreaza-ti calmul
Și indiferent de cine aveți de-a face, nu vă pierdeți temperamentul în timpul unei întâlniri.
Dați pauze pentru întâlniri lungi
Dacă găzduiți o întâlnire care va fi de câteva ore sau mai mult, includeți pauze programate în agendă, astfel încât oamenii să poată lua ceva de mâncare, să le verifice telefoanele și să utilizeze baie.
Sfârșit la timp
De-a lungul întâlnirii, ține-ți ochii la ceas, astfel încât să poți fi sigur că termini întâlnirea când ai spus că o vei face.
Dați oamenilor ocazia de a pleca
Dacă, din întâmplare, nu ați avut șansa să discutați tot ce ați dorit în timpul alocat, puteți întreba dacă doriți să rămână și să termine întâlnirea. Dar dați oamenilor șansa de a pleca la timp dacă au angajamente anterioare.
Mulțumesc tuturor pentru participare
Dacă ați convocat întâlnirea, asigurați-vă că vă mulțumiți, de asemenea, tuturor celor care au participat înainte de a pleca.
Fiți conștienți de alte limbi și culturi
În unele cazuri, s-ar putea să vă întâlniți și cu persoane din medii și culturi diferite. Așadar, cunoașteți limbajul și obiceiurile lor cât mai bine cu putință înainte de a vă întâlni.
Urmăriți cu note
După întâlnire, este o idee bună să distribuiți niște note sau mementouri oamenilor prin e-mail. Sau dacă nu aveți ceva specific de urmat, trimiteți o notă de mulțumire rapidă.
Evitați partajarea informațiilor despre întâlniri cu alții
Când vine vorba de întâlniri, elementele discutate trebuie să rămână în grupul de participanți, cu excepția cazului în care ați explicat clar altfel. Deci, nu împărtăși detalii cu alții care nu au participat.
Completați toate elementele de acțiune
Și dacă v-ați oferit voluntar să vă îndepliniți toate sarcinile după întâlnirea dvs., asigurați-vă că urmați cu promptitudine aceste elemente.
Conferință video Foto prin Shutterstock
Mai multe în: Articole populare Comentariu ▼
