O foaie de acoperire la trimiterea unui document prin fax sau prin fax este la fel de importantă ca și documentul în sine. Fișa de acoperire furnizează informații vitale despre cine este destinat pentru fax, cât de multe pagini ar trebui să fie și despre ce se referă documentul sau despre ce se utilizează.
Completați toate informațiile din partea de sus a foii de acoperire, cu șablon deschis sau pe hârtie. Dacă aveți numele persoanei cu care trimiteți faxul, utilizați-o. Altfel utilizați departamentul sau numele firmei. Asigurați-vă că includeți numărul de fax pe care îl trimiteți și numărul de telefon al persoanei, departamentului sau companiei. Acest lucru îi ajută pe persoana sau funcționarul care primește faxul să obțină informațiile persoanei sau locului potrivit.
$config[code] not foundContorizați toate paginile, inclusiv pagina de copertă, și puneți numărul în spațiu pentru numărul de pagini. Acest lucru ajută receptorul să se asigure că nu au pierdut nici o pagină din transmisie.
Puneți toate informațiile dvs. de identificare pe formular. Când lucrați cu acest tip de comunicare, este important ca receptorul să nu aibă nicio problemă în identificarea dvs. și a documentației pe care o trimiteți, precum și modul în care informațiile ar trebui utilizate.
Includeți subiectul faxului. Dacă este vorba despre orice tip de cont, includeți numărul contului de pe linia subiectului. Dacă este vorba despre un proiect sau un program, puneți-l în linia de subiect. În zona pentru note, includeți orice informații referitoare la discuțiile despre documente.
Plasați foaia de acoperire pe partea de sus a tuturor celorlalte pagini care sunt trimise prin fax, astfel încât să vină mai întâi. Acest lucru va permite receptorului să știe dacă a primit toate documentele atunci când trece faxul. Apoi, trimiteți faxul în mod normal.
Avertizare
Verificați din nou numărul de fax înainte de a trimite expedierea pentru a vă asigura că informațiile dvs. nu sunt accesate de altcineva.
