Un birou bine organizat economisește timp și te face să te bucuri de tine și colegi mai fericiți.
A trebuia să treci prin stive de hârtii, sertare încurcate, fire încurcate și cutii de lucruri așezate în jur, poate că nu ar părea o mare afacere, dar este o povară fizică reală când iei în considerare timpul petrecut în vânătoare pentru lucruri care ar trebui să fie ușor de găsit, dar nu sunt. Dezorganizarea fișierelor electronice și confuzia sunt la fel de mari.
$config[code] not foundApoi, există povara mentală. Indiferent dacă înțelegeți conștient sau nu, aglomerația poate să-i sublinieze pe toți.
Iată 21 de moduri de organizare a spațiilor de lucru fizice și electronice.
Ia-o de pe podea
Du-te vertical cu biblioteci și unități de rafturi. Deseori, ne confruntăm cu spațiu de birou sau spațiu. Depozitarea verticală face ca utilizarea spațiului să fie mai eficientă și se pune mai mult la nivelul ochilor.
Creați "Centre de activități"
Puneți tot ce aveți nevoie pentru a finaliza o activitate într-o zonă, mai ales dacă desfășurați o activitate în mod regulat. Veți evita risipirea timpului în căutarea și asamblarea a ceea ce aveți nevoie. De exemplu, consumabilele și uneltele de ambalare și transport trebuie să se afle într-o zonă. Sau creați un raft pentru articolele pe care le luați împreună cu dvs. atunci când călătoriți, cum ar fi servieta de călătorie, mâneci din neopren și încărcătoare portabile.
Fișierul, scanarea, împărțirea
Nu utilizați desktop-ul ca primar, deoarece hârtia critică (cum ar fi cecurile!) Se poate pierde. Contractele semnate și alte elemente pe care doriți să le păstrați pe hârtie trebuie să fie depuse imediat. Scanați orice altceva în formă digitală. Împărțiți și aruncați sau reciclați hârtia.
Un dosar pentru tot
Aveți un dosar pentru toate documentele pe suport de hârtie. Agendele Pendaflex agățate, împreună cu foliile interioare manila, sunt o soluție ieftină. Etichetați-le pe ambele. Dosarele Pendaflex sunt locul dvs. de substituție în dulapul de depozitare și ar trebui lăsate acolo în orice moment. Dosarul interior manila este cel pe care îl scoateți după cum este necesar. Apoi este ușor să refilați folderul manila în pendaflex atunci când ați terminat.
Înfășurați cablurile computerului
Ai cabluri de calculator și cabluri electrice într-o mizerie încurcată? Nu ești singurul. Din fericire, legăturile speciale de înfruntare și capacele de cabluri pot păstra lucrurile în ordine. Etichetați cablurile, astfel încât să puteți găsi cea potrivită când trebuie să deconectați sau să mutați ceva.
Utilizați corkboard-uri pentru a păstra articolele "Top of Mind" în fața dvs.
Dacă trebuie să vă referiți la o listă de verificare a unei sarcini sau la un fel de memento, fixați-o într-un corkboard chiar lângă birou. Acest lucru este bun pentru orice proces nou până când devine un obicei înrădăcinat. Pur și simplu deconectați elementul atunci când nu mai aveți nevoie să vă referiți la el.
Stocați toate manualele într-un singur loc
Trebuie să consultați manualul de utilizare al imprimantei dvs.? Sau găsiți fișierul de instrucțiuni de mici dimensiuni care a venit cu setul cu cască Bluetooth? Dacă plasați toate manualele într-un sertar dedicat, cutie de plastic sau dosar - nu va trebui să le vânați.
Creați sertare divizate
Dacă sertarele dvs. nu au divizoare încorporate, cumpărați divizoare metalice sau de lemn ieftin - sau mai bine, plastic reciclat. Organizează încărcătoare de dispozitive; stilouri; agrafe; Notepad-uri și note lipicioase; foarfece și alte articole. Nu numai că un sertar organizat economisește timp, vă veți simți mai puțin stresat dacă nu trebuie să vă aruncați într-o mizerie jumbo de câteva ori pe zi.
Utilizați un etichetă pentru a păstra rafturile organizate
Nu sunt doar fișiere care necesită etichete. Rafturile și sertarele pot beneficia de etichetarea acestora. Astfel, toată lumea din birou știe locul potrivit pentru a reveni la lucruri.
Mențineți o listă "Pentru a face"
Amenințarea psihică este la fel de multă problemă ca aglomerația fizică. Unul dintre punctele-cheie din sistemul Getting Things Done este de a scoate articolele din cap și pe hârtie (sau o listă electronică). În acest fel, vă puteți concentra asupra sarcinii la îndemână. Mențineți lista dvs. de rezolvări scurtă și neclară.
Întrețineți săptămânal și curățați
La sfârșitul fiecărei săptămâni de lucru, puneți lucrurile în timpul săptămânii înapoi în locurile lor. Ștergeți hârtiile de hârtie de hârtie. Dacă nu lăsați să se acumuleze prea multă aglomerație, este mai ușor să rămâi organizat.
Utilizați o locație centrală a cloud-ului pentru documentele companiei
O modalitate fantastică de a economisi timp și de a evita necesitatea ca toți să-și înființeze propriul sistem "virtual de depunere" este să folosească o locație cloud central pentru documentele companiei. Opțiuni precum Google Drive sau OneDrive vă permit să configurați dosarele centrale după subiect sau client, pentru a partaja documente.
Utilizați software de gestionare a proiectelor sau software de gestionare a sarcinilor
Un sistem de management al proiectelor ține angajații pe drumul lor cu proiectele. Mai important, elimină liste de sarcini pentru hârtie și instrucțiuni de e-mail și confuzie care apare din acestea.
Programe de scanare și stocare în Cloud
Apoi, puteți renunța la încasările de hârtie. Cu aplicațiile mobile mai noi nu aveți nevoie nici măcar de un scaner - faceți doar o fotografie. Cu aplicații avansate, puteți sincroniza automat chitanțele cu înregistrările dvs. contabile sau cu înregistrările cardurilor de credit (evitând introducerea manuală a cheilor).
Utilizați marcajele browserului pentru referință rapidă
V-ați petrecut vreodată timp de vânătoare pentru link-uri către site-uri de referință recurente sau ecrane de autentificare? Sau nu-ți amintești de unde să le găsesc? Marcați-le și organizați marcajele în dosare, astfel încât să puteți ajunge la ele cu câteva clicuri.
Salvați listele favorite pentru comenzile recurente
O altă limită de timp este salvarea listelor favorite la comercianții cu amănuntul online pe care le utilizați în mod regulat. În acest fel, nu trebuie să căutați aceleași materiale ori de câte ori cumpărați. Site-uri cum ar fi Staples.com vă permit să salvați listele favorite și este foarte convenabil.
Arhivați fișiere vechi
Dacă nu ați utilizat fișiere de computer (în special e-mailuri!) În ultimul an, arhivați-le. Veți avea în continuare, dar nu va trebui să treci prin ele pentru a găsi articole actuale. Luați în considerare stabilirea unei politici de ștergere a fișierelor arhivate după un anumit timp.
Aveți software adecvat anti-virus și anti-malware
Puține lucruri pot provoca mai multe perturbări și confuzii decât pierderea fișierelor sau pierderea timpului, din cauza virușilor de calculator și a atacurilor malware. - Nuff a spus!
Utilizați o notă Organizarea aplicației
Notați aplicații cum ar fi Evernote, Microsoft OneNote și SimpleNote vă pot ajuta să organizați și să stocați cercetări Web și note electronice.
Telefoanele cu adevărat "inteligente" sunt economizoare de timp
Telefoanele inteligente folosesc cu ușurință timp și ne pot face mai fericiți. S-ar putea să reușim să scăpăm de birou pentru un eveniment de familie fără vină, pentru că suntem încă în contact în cazul în care apare ceva critic. Aveți smartphone-uri puternice cu suficientă memorie internă pentru a rula aplicațiile necesare.
Sincronizare automată pentru toate dispozitivele
Vorbind de smartphone-uri, proprietarii de afaceri și angajații utilizează mai multe dispozitive - poate un computer desktop, tabletă și un smartphone per persoană, toate în aceeași zi. Stocarea fișierelor Cloud sau cel puțin capacitatea de sincronizare automată a fișierelor este esențială pentru a economisi timp și pentru a evita confuzia de a nu avea cel mai recent fișier.
Actualizați calculatoarele pentru memorie și viteză
S-ar putea să nu știți cât de mult timp este irosit atunci când tot ceea ce faci durează mai mult sau, mai rău, îngheață sau se prăbușește în mod regulat. Viteza adecvată de memorie și procesor anul trecut, poate că nu va fi de până la sarcină în acest an. Deci, upgrade!
Acestea sunt cele 21 de idei de depozitare și organizare a biroului meu. Care sunt cele mai bune sfaturi pentru a vă organiza biroul și a îmblânzi dezorganizarea și fiara dezordonată?
Fotografie de birou prin Shutterstock
10 Comentarii ▼
