Minutele de întâlnire reprezintă o evidență importantă a evenimentelor care au avut loc într-o întâlnire, inclusiv aspectele discutate, deciziile luate, sarcinile care au fost îndeplinite și delegate și termenele de finalizare stabilite. În mod ideal, minutele de întâlnire sunt folosite atât de participanții la întâlniri, cât și de cei care au ratat întâlnirea ca referință pentru acțiunile care trebuie luate. Minutele sunt, de asemenea, folosite în viitor ca o resursă în cazul în care cineva vrea să se întoarcă și să facă referire la un anumit moment sau proiect. Notele de întâlnire privind finanțele trebuie să fie deosebit de detaliate și specifice, deoarece se ocupă de numere și statistici importante. Dacă sunteți responsabil de luarea notelor de întâlnire a comisiilor de finanțare, asigurați-vă că notele respectă protocolul companiei și respectă liniile directoare de bază pentru a lua note eficiente și eficiente de întâlnire.
$config[code] not foundRețineți numele companiei, data și ora din partea de sus a documentului. De asemenea, includeți orice altă informație relevantă, cum ar fi numele departamentului sau al echipei, sau orice motiv anume la care a fost convocată ședința.
Înregistrați participanții. Participanții la o reuniune a comitetului financiar includ în mod obișnuit un președinte al consiliului de administrație, membrii consiliului de administrație și personalul direct legat de finanțele companiei, cum ar fi un contabil sau director de finanțe. Dacă este o reuniune a guvernului, poate fi prezent și managerul orașului și chiar și primarul. În plus, companiile externe pot fi reprezentate în cadrul întâlnirii, dacă se va discuta despre un anumit proiect. Asigurați-vă că notează titlurile oamenilor. Dacă este necesar, treceți în jurul unei foi de prezență, astfel încât să vă asigurați că veți obține numele corect al participanților. De asemenea, puteți înregistra numele participanților care nu au putut fi prezenți, dar pot avea nevoie de o copie a proceselor-verbale.
Dacă există o agendă, înregistrați-vă notele pe fiecare subiect, pe măsură ce se discută despre subiect. Temele la o reuniune a comitetului de finanțe includ adesea bugetul, finanțele specifice ale proiectelor, veniturile sau situațiile financiare, alocările viitoare, modificările sau actualizările calendarului bugetar. Includeți puncte importante de discuție și sub-puncte în proză sau în formă de glonte, în funcție de protocolul companiei. Rețineți cine vorbește, numele sau numerele care sunt menționate, precum și pe oricine căruia îi este desemnată o sarcină și data exactă a sarcinii.
Înregistrați "Alte afaceri". După ce articolele de pe ordinea de zi au fost acoperite, creați o nouă secțiune intitulată Alte afaceri. Aici veți observa orice elemente noi care sunt aduse în discuție. Din nou, rețineți vorbitorul, orice date sau numere discutate și orice sarcini atribuite și date scadente.
Corectați și remediați informațiile lipsă. Înainte de a vă trimite notele de întâlnire, asigurați-vă că sunt lizibile și corect din punct de vedere gramatic, că nu există nici un tipar și că numele au fost scrise corect. Dacă nu există informații despre care știți că a fost discutată, încercați să localizați informațiile lipsă. Încercați să scrieți minutele cât mai curând posibil după întâlnire, în timp ce încă mai puteți aminti ce sa discutat.