Comunicarea la locul de muncă adresată "dosarului" trebuie să respecte procesul și structura înregistrărilor pentru ocuparea forței de muncă, precum și formatul de bază pentru corespondența de afaceri. Fișele de memorie sunt destinate să documenteze astfel de acțiuni, cum ar fi schimbările de personal sau deciziile privind ocuparea forței de muncă. De asemenea, ele păstrează faptele și circumstanțele legate de activitățile de resurse umane și investigațiile la locul de muncă.
Destinatarul
Deși memoria dvs. este destinată să documenteze fișierul, pot fi totuși destinatari care ar trebui să primească direct o copie a comunicării. De exemplu, dacă documentați fișierul unui angajat cu privire la aprecierea pentru o promoție, ați putea dori să îi includeți pe supraveghetorul actual și pe supervizorul căruia va raporta în noul rol. În plus, furnizați angajatului o copie a notei.
$config[code] not foundInformații sensibile
Semnăturile privind informațiile sensibile la locul de muncă ar trebui adresate numai celor care au nevoie de cunoaștere, iar mențiunile ar trebui să fie clar marcate "confidențial" dacă conțin informații care nu trebuie discutate între HR și supraveghetorul angajatului. În unele cazuri, notele de înregistrare despre chestiuni sensibile nu ar trebui să fie introduse deloc în dosarul unui angajat. De exemplu, în cazurile de investigații la locul de muncă, precum hărțuirea sexuală, o fișă de memorie se înscrie în dosarul de investigație și nu în dosarul personalului angajatului.Notele de înregistrare în scopuri de investigare rămân confidențiale și sunt accesibile numai personalului cu nevoi de cunoaștere, cum ar fi personalul de resurse umane, directorii și proprietarii companiei sau consilierul juridic.
Memo Conținut
Cu excepția cazului în care această memorie face parte din corespondența în curs, este posibil să fie necesar să descrieți circumstanțele sau să explicați motivul pentru documentația dvs. Dacă este vorba despre personal - altul decât o investigație - începeți nota cu numele, departamentul, funcția și durata angajării angajatului. De exemplu, dacă rezumați cererea de transfer a unui angajat, primul paragraf trebuie să conțină informații pertinente, cum ar fi poziția angajatului și poziția sau departamentul pentru care a solicitat transferul. Memorandumul va conține, de asemenea, detalii despre dacă cererea de transfer a fost acordată, considerată sau refuzată.
Distribuție și arhive
Dacă scrieți în fișierul unui angajat, o copie a notei ar trebui să intre în fișierul de corespondență generală HR, ca parte a listei de distribuție. În plus, salariatul primește o copie și la fel și alte părți care pot fi informate cu privire la informațiile angajatului, cu excepția cazului în care memo-ul face parte dintr-o investigație confidențială la locul de muncă. În acest caz, numai persoana responsabilă de resurse umane și personalul care efectuează ancheta ar trebui să aibă acces la memo. Când fișierul care conține nota este trimis în arhivele dvs., departamentul de resurse umane păstrează o copie a notei aflate în fișierul de corespondență general al departamentului.
