Un funcționar de automatizare a birourilor este un profesionist administrativ care îndeplinește îndatoriri clerice în primul rând pentru birourile guvernamentale. Birourile de automatizare sunt responsabile pentru fluxul de comunicare, documentare și operațiuni între diferite segmente ale departamentului său. Sarcinile lor variază de la preluarea apelurilor telefonice și redactarea corespondenței la protocoalele de cercetare și rapoarte. Birourile de automatizare a birourilor oferă un sprijin administrativ vital domeniului, biroului intern și personalului de supraveghere pentru a asigura operațiuni fără probleme la toate nivelurile departamentului angajator.
$config[code] not foundAptitudinile necesare
Birourile de automatizare a birourilor trebuie să fie organizate, pacient și atente la detalii, pentru a se asigura că corespondența și comunicațiile interoffice rulează fără probleme. Ei trebuie să aibă excelente abilități interpersonale și să poată gestiona interacțiunile cu mai mulți oameni din interiorul și din afara departamentului. Birourile de automatizare a birourilor trebuie să aibă, de asemenea, cunoștințe și să poată opera diverse tipuri de echipamente de birou, inclusiv copiatoare, mașini de contorizare a corespondenței, faxuri și computere personale în rețea.
Responsabilități primare
În timp ce funcționează, funcționarii de automatizare a birourilor se ocupă în primul rând de diverse sarcini administrative în numele personalului de supraveghere, inclusiv comunicările prin telefon, pregătirea documentelor, schițele de corespondență, întreținerea bazei de date și, în unele cazuri, cercetarea investigativă. Birourile de automatizare a birourilor răspund, de asemenea, cererilor de asistență imediată în birou, cum ar fi căutări de date, schițe de memorii de birou sau recuperări de referință. De asemenea, ele cataloghează și gestionează înregistrările departamentelor și fișierele pentru recuperarea promptă și eficientă. Birourile de automatizare a birourilor interacționează în mod constant și colaborează cu diferite niveluri de personal din departamente pentru a asigura o comunicare solidă a departamentelor în ansamblu.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingSarcinile secundare
Deși funcționarii de automatizare a birourilor sunt diferiți în atribuțiile lor primare, aceștia îndeplinesc și funcții secundare, cum ar fi formarea funcționarilor mai noi, participarea la întâlniri cu personalul și participarea la funcțiile sociale sponsorizate de departamente, cum ar fi picnicurile și petrecerile de vacanță în sprijinul coeziunii birourilor. Unii funcționari de automatizare a birourilor îndeplinesc sarcini din proprie inițiativă, cum ar fi crearea de diagrame ilustrate, calendare sau postere motivaționale pentru îmbunătățirea mediului de birou. Birourile de automatizare a birourilor sunt uneori numarate pentru a prelua responsabilitățile administrative absente ale supraveghetorului sau ale colegilor, precum și în anumite ocazii.
Profil de fundal
Birourile de automatizare a birourilor angajate de guvern trebuie să fie cetățeni ai SUA care au vârsta de 18 ani sau mai mult. Cele mai multe departamente necesită un minim de șase luni de experiență generală relevantă în domeniul biroului și capacitatea de a ridica cel puțin 20 de lire sterline. Toți funcționarii de automatizare a birourilor trebuie să treacă printr-o investigație de fond pentru o verificare de securitate confidențială sau mai mare pentru a avea acces la fișiere cu date personale. Bărbații funcționari de automatizare a birourilor trebuie să fie înregistrați pentru serviciul selectiv.
