În trecut, un secretar a fost adesea considerat printre cei mai mici din totemul companiei. Totuși, timpii s-au schimbat, iar rolul secretarului a devenit asistentul administrativ, persoana care este adesea limbajul pentru funcționarea unei întregi organizații. Indiferent dacă lucrează pentru un singur director executiv, pentru mai mulți manageri sau pentru întreaga organizație, gestionarea de către un asistent a sarcinilor administrative permite tuturor celorlalți să-și petreacă mai mult timp pe priorități strategice și pe creșterea afacerii, asigurându-se că cunoștințele sunt sub control.
$config[code] not foundObligații administrative generale
În cel mai general sens, sarcinile administrative sunt sarcinile și activitățile care fac parte din operațiunile zilnice ale unei afaceri. Acestea includ răspunsul la apeluri, recepționarea mesajelor, gestionarea corespondenței, comandarea consumabilelor și păstrarea zonelor comune de birouri organizate și funcționale. Sarcinile pot include, de asemenea, crearea rapoartelor, introducerea și gestionarea datelor, gestionarea dosarelor, evidența contabilă de bază și alte sarcini financiare. Multe dintre aceste îndatoriri sunt gestionate de asistenți administrativi, al căror misiune este de a ajuta o persoană sau o echipă prin îndeplinirea unora sau a tuturor sarcinilor sale clerice, însă multe poziții de intrare și de nivel mediu includ și o cantitate echitabilă de muncă administrativă. De exemplu, asistenții administrativi pot fi responsabili de actualizarea propriilor lor activități într-un sistem de management al proiectelor sau de răspuns la e-mailuri. Cea mai mare parte a sarcinilor administrative este clericală și adesea se reduce la gestionarea și distribuirea informațiilor.
Tehnologie
Știind cum tehnologia este unul dintre cele mai importante aspecte ale îndatoririlor administrative. Aceasta include utilizarea de instrumente cum ar fi calculatoare, faxuri, copiatoare, scanere, telefoane și alte echipamente de birou. Folosirea programelor obișnuite de programe informatice, inclusiv procesarea de text, foi de calcul, baze de date și programe de publicare desktop, este, în general, necesară pentru majoritatea lucrărilor administrative. Capacitatea de a depana problemele cu echipamentele partajate face parte, de asemenea, din numeroase descrieri administrative ale posturilor. Nu este neobișnuit, de exemplu, ca profesioniștii administrativi să fie invitați să elimine blocajele de hârtie sau să schimbe tonerul în imprimante și fotocopiatoare.
În unele întreprinderi, asistenții administrativi sunt, de asemenea, de așteptat să știe cum să folosească programele de programare și software-ul de management de proiect. Cei care lucrează în mod direct pentru directori sunt de obicei chemați să gestioneze calendarul șefului lor, iar asistenții administrației departamentale sunt invitați să programeze întâlniri, să țină evidența concediilor și zilelor bolnave și, în general, să știe unde sunt oamenii și ce fac.
Videoclipul zilei
Ți-a fost adus de Sapling, care ți-a venit prin SaplingComunicare
O altă datorie administrativă importantă implică comunicarea. Asistenții administrativi sunt adesea chemați să comunice, atât în scris, cât și verbal. Ei pot fi rugați să scrie note, să colaboreze cu colegii sau clienții prin e-mail, să actualizeze manualele sau site-urile web ale companiei sau să editeze și să corecteze munca altora. De asemenea, asistenții sunt responsabili de răspunderea la telefon, de a face apeluri în numele șefului lor și de a interacționa cu vizitatorii. Prin urmare, un asistent administrativ de succes ar trebui să aibă abilități excelente de comunicare și să poată scrie și vorbi în mod clar și profesional.O înțelegere solidă a ortografiei, a gramaticii și a standardelor comunicării scrise profesionale este importantă deoarece un asistent reprezintă șeful său.
Contabilitate și achiziții
Urmărirea cheltuielilor este importantă pentru orice afacere, iar sarcina adesea revine unui asistent administrativ, care poate fi invitat să introducă cheltuieli într-o foaie de calcul sau un program de evidență contabilă, să colecteze și să verifice rapoartele de cheltuieli ale angajaților și să gestioneze rambursările. Într-o afacere mică, un asistent administrativ ar putea de asemenea să gestioneze conturile de încasat, să trimită facturile și plățile de procesare și să gestioneze depozitele pentru companie. De asemenea, profesioniștii din domeniul administrației sunt responsabili de numerar, de evidențierea cheltuielilor și de adăugarea de fonduri atunci când este necesar. Alte îndatoriri din acest domeniu ar putea include analiza cheltuielilor, asistarea bugetării și soluționarea diferendelor furnizorilor.
Când vine vorba de achiziții, asistenții administrativi sunt, de obicei, responsabili de aprovizionare, ceea ce înseamnă că organizează și monitorizează consumabilele de birou și reîncărcările de ordine, după cum este necesar. Ei efectuează cercetări asupra vânzătorilor și solicită sau emite ordine de cumpărare după cum este necesar. În unele cazuri, asistenții administrativi pot fi, de asemenea, responsabili de urmărirea și gestionarea licențelor pentru software sau abonamente, asigurându-se că acestea sunt plătite prompt și utilizate corespunzător.
Cercetare și planificare
Mulți profesioniști în administrație sunt chemați să gestioneze proiecte de cercetare și să compileze informații. Ar putea fi la fel de simplu ca și căutarea unui număr de telefon sau a unei adrese, sau un proiect mai complex ar putea implica căutarea informațiilor despre clienți, detaliile de referință și crearea unor foi de calcul sau rapoarte elaborate. Aceste proiecte necesită în mod obișnuit să lucreze în termen scurt și să prezinte informații.
În multe cazuri, sarcinile administrative includ și planificarea. De la întâlnirile săptămânale cu personalul până la evenimentele majore, asistenții administrativi sunt chemați să se ocupe de detalii. S-ar putea să fiți responsabil pentru rezervarea unei săli de conferințe pentru o întâlnire sau pentru gestionarea rezervărilor de camere pentru întreaga clădire sau etaj, pentru a comanda băuturi răcoritoare și pentru a vă asigura că toate echipamentele tehnice sunt pregătite și funcționale la începerea întâlnirii. Planificarea călătoriilor este o altă mare responsabilitate. În cazul în care compania nu are un departament de turism, asistentul administrativ poate fi persoana care efectuează cercetări, zboruri și hoteluri, rezervă mese și se ocupă de alte detalii, cum ar fi înregistrările conferinței.
Sarcini specializate
În industriile specifice, profesioniștii administrativi sunt invitați să facă față sarcinilor care necesită cunoștințe sau abilități specializate. De exemplu, asistenții administrativi legali și medicali trebuie adesea să îndeplinească sarcini care necesită o înțelegere a terminologiei și procedurilor din domeniu. Secretarii juridici pot fi invitați să completeze și să depună documente pentru acte juridice, cum ar fi citații, contestații sau revendicări, care necesită un nivel de bază al cunoștințelor și înțelegerii juridice. O înțelegere a sistemului judiciar și a procedurilor este, de asemenea, importantă pentru acești asistenți administrativi, așa cum se știe cum să se desfășoare cercetarea juridică.
Atribuțiile din cadrul unui departament de resurse umane se concentrează asupra problemelor legate de ocuparea forței de muncă și pot include planificarea interviurilor, verificarea verificărilor de fond și efectuarea examinării inițiale a cererilor pentru a se asigura că acestea sunt complete. Cineva în această calitate va trebui, cel mai probabil, să aibă o înțelegere și o experiență în domeniul resurselor umane și al dreptului muncii. În esență, domeniul specific și departamentul pe care funcționează un asistent administrativ va fi factorul determinant al sarcinilor specifice, unele domenii necesitând mai multă experiență și cunoștințe decât altele.
Calificări asistent universitar
În timp ce majoritatea locurilor de muncă includ cel puțin unele îndatoriri administrative, cele mai multe sunt tratate de asistenții administrativi. Există oportunități în aproape toate domeniile, iar majoritatea posturilor de intrare sunt deschise persoanelor cu diplomă de liceu sau echivalent. Unii angajatori preferă să angajeze asistenți administrativi sau secretari cu o diplomă de licență sau o experiență în domeniu. Anumite domenii, cum ar fi legea și medicina, necesită în mod obișnuit asistenții pentru a avea o educație suplimentară relevantă pentru domeniu.
Indiferent de nivelul de educație, majoritatea angajatorilor caută asistenți administrativi care au experiență și abilități în munca clericală, inclusiv procesarea de text, foi de calcul și gestionarea bazelor de date. De obicei, angajatorii au nevoie de asistenți pentru a avea abilități în produsele Microsoft Office. Unele colegii comunitare, agenții temporare și programe de educație pentru adulți oferă programe de certificare în managementul biroului, ceea ce vă poate oferi un avantaj atunci când căutați un loc de muncă. Majoritatea angajatorilor furnizează, de asemenea, formare la locul de muncă pentru ai ajuta pe asistenți să ajungă la viteză și să se familiarizeze cu sarcinile specifice.
Dincolo de abilitățile clerice, angajatorii doresc să angajeze persoane care au excelente abilități de comunicare (scris și verbal), abilități organizaționale, abilități de luare a deciziilor și de rezolvare a problemelor și abilități interpersonale. Profesionalismul este, de asemenea, o necesitate, precum abilitatea de multitasking și prioritizare. Deoarece atât de mulți angajatori se ocupă de informații sensibile și sunt adesea legați de reglementări federale, discreția și capacitatea de a păstra confidențialitatea sunt de asemenea calități importante.
Plățile și perspectivele de angajare
Salariul mediu pentru un asistent administrativ variază considerabil, asistenții la nivel de intrare la limita inferioară a salariilor care câștigă spectrul de frecvențe radio în mediile low-to-mid-20, iar cei mai bine plătiți asistenți executivi câștigând aproape șase cifre. PayScale.com raportează că asistenții administrativi câștigă un salariu mediu de 38.736 dolari, cifră care este reflectată îndeaproape de cifrele Biroului Statisticii Muncii, care plasează salariul median la 37.870 dolari, punctul în care jumătate din asistenții administrativi câștigă mai mult și jumătate câștigă mai puțin. BLS raportează că cei mai înalți asistenți plătiți câștigă mai mult de 62.000 de dolari pe an, iar suma se ridică la 85.000 dolari pentru secretarii executivi. Cresterea salariilor cu ani de experienta, cei care au cea mai mare experienta castiga cel mai mult.
Din păcate, BLS proiectează, de asemenea, că cererea de asistenți administrativi este probabil să scadă cu 5% până în 2026, deoarece majoritatea pozițiilor nu vor fi noi, ci mai degrabă înlocuirea angajaților care pleacă. Dezvoltarea tehnologiei și schimbarea multor îndatoriri administrative către alți angajați reprezintă o mare parte a declinului. De asemenea, deoarece multe organizații eficientizează operațiunile, asistenții sunt desemnați în mai mult de un manager sau departament și își asumă mai multe responsabilități.
Cum să reușiți în îndatoririle dvs. administrative
Adesea, asistenții administrativi uimitori se află în partea de sus a listei de promoții, mai ales atunci când au un grad de colegiu și o înțelegere aprofundată a industriei și a afacerii. Luarea în serios a slujbei tale poate duce la lucruri mai mari și mai bune, deci este în interesul tău să găsești modalități de a deveni indispensabile șefului și colegilor tăi.
Una dintre cele mai bune moduri de a face acest lucru este de a învăța despre obiectivele și prioritățile șefului dvs. și anticipați nevoile acestuia. Priviți în față și aveți previziunea de a vă pregăti pentru cereri sau nevoi înainte ca șeful dvs. să le înțeleagă. De exemplu, dacă șeful dvs. participă la o anumită întâlnire în fiecare săptămână sau lună, citiți minutele din întâlnire înainte și pregătiți toate documentele sau rapoartele pe care șeful dvs. este așteptat să le prezinte la întâlnire cu mult timp înainte. Dacă vedeți că supraveghetorul dvs. va fi în ședințe toată ziua fără prea multă pauză, comandați masa de prânz pentru a fi livrată și păstrați oală de cafea proaspătă. Amintiți-vă că este treaba dvs. să faceți șeful să arate bine, așa că faceți ceea ce trebuie să faceți pentru a prezenta imaginea cea mai profesională și mai competentă.
Păstrați-vă industria dvs. vă poate ajuta, de asemenea, să deveniți un asistent rock-star. Aflați terminologia și respectați tendințele. În acest fel, puteți contribui la conversații și puteți fi mai precis în activitatea dvs. Detaliile contează, înțelegând astfel ceea ce toată lumea vorbește, vă va ajuta să evitați greșelile costisitoare. Asistenții mari sunt, de asemenea, creativi și știu când trebuie să ia măsuri și exact ce să facă. Nu puteți să alergați la șeful dvs. cu fiecare întrebare sau problemă; șeful tău se așteaptă să ai grijă de lucruri, care se întorc la învățare. Dacă cunoașteți organizația dvs. în interiorul și în afară, unde puteți găsi informații și politicile și procedurile companiei, puteți fi mai creativă și puteți rezolva probleme.
În cele din urmă, a fi un mare asistent necesită abilități organizatorice excepționale. S-ar putea să fiți chemat să răspundeți la întrebări, să oferiți actualizări de stare sau să rezolvați alte probleme la un moment dat și dacă nu sunteți organizat, nu puteți face acest lucru. Cea mai importantă datorie administrativă este de a păstra toate plăcile care se rotesc și de a fi organizate este fundamentul acestei abilități.
