Luna trecuta, am vorbit despre importanta luarii unor masuri proactive pentru a evalua nivelul de pregatire al afacerii dumneavoastra. Dezvoltarea planului de pregătire pentru dezastre este un prim pas critic, deoarece luarea de măsuri proactive înainte de grevele dezastrelor va contribui la diminuarea ramificațiilor financiare ale unui dezastru, ajutându-vă să vă redeschideți afacerea mai devreme.
Dar ce faceți odată cu dezastrul? Cum comunicați intern și extern în timpul și după un dezastru?
$config[code] not foundComunicarea este cheia
Proprietarii de afaceri care se confruntă cu o criză adesea ignoră această componentă critică a continuității afacerii. Modul în care afacerea dvs. comunică atât în timpul cât și după un dezastru va afecta în mod direct cât de bine vă revine afacerea.
Iată câteva sfaturi de top pe care trebuie să le țineți cont deoarece afacerea dvs. dezvoltă un plan de comunicare în situații de criză:
- Dezvoltați și mențineți o listă de contacte de urgență. Acestea ar trebui să includă numere de telefon la domiciliu, numere de telefon alternativ, adrese de e-mail personale și informații de contact ale familiei. Pe măsură ce vă construiți lista, luați în considerare diferitele dvs. segmente de public, inclusiv clienți, angajați, furnizori și comunitatea dvs. locală.
- Stabiliți un sistem de asignare a arborilor de telefon, astfel încât toată lumea să fie conștientă de cine au nevoie să intre în contact în urma unui dezastru. Într-o lume care se bazează atât de mult pe comunicațiile digitale și electronice, un sistem tradițional de arbori de telefon și un sistem de alocare clar evidențiat pe copii greu accesibile pot fi extrem de utile în timpul unei crize.
- Stabiliți un plan oficial de evacuare și practicați-l cu angajații dvs. în mod regulat.
- Evaluați sistemele de alertă de tip text sau de e-mail care pot împinge notificările atât către angajați, cât și către clienți. Dacă găsiți unul care funcționează bine pentru afacerea dvs., asigurați-vă că testați sistemul în mod regulat pentru a vă asigura că funcționează corect.
Comunicând clar
Sfaturile privind pregătirea pentru dezastre de mai sus sunt excelente atunci când vine vorba de modul de comunicare, dar mesajele pe care le comunică afacerea dvs. sunt la fel de importante. Informațiile înșelătoare, chiar din surse externe, pot conduce la speculații despre o afacere. Este absolut esențial să vă concentrați asupra unei comunicări precise și eficiente atât pentru public cât și pentru publicul dvs. intern atât în timpul, cât și după dezastru.
Iată două bune practici care trebuie luate în considerare:
- Cât de bine poți, monitorizează ce se spune și scrii despre compania ta în timpul și după un dezastru. Acest lucru vă permite să monitorizați nu numai să vă alăturați conversației și poate, de asemenea, să oferiți o perspectivă asupra punctelor forte și a punctelor slabe ale strategiei dvs. de afaceri în ansamblu.
- Elaborați un plan de colaborare cu mass-media locală atunci când este cazul. Cu o planificare adecvată, mass-media poate servi afacerii dvs. într-un rol de suport, deoarece funcționează pentru a reconstrui după un dezastru. Pentru a face acest lucru cu succes, afacerea dvs. va avea nevoie de un purtător de cuvânt desemnat, care are o pregătire de bază în mass-media sub centura lui. Toți angajații ar trebui să primească materiale de instruire care să arate ce membri ai personalului sunt instruiți în mass-media și să pună în evidență punctele cheie de mesagerie, astfel încât toată lumea - media instruită sau nu - să știe să comunice cu o voce și un mesaj consistent în timpul unui dezastru.
Proiectarea proactivă și comunicarea organizată a crizelor pot contribui în mare măsură la a vă ajuta să reveniți la situația obișnuită după un dezastru. Și, bineînțeles, este întotdeauna o idee bună să efectuați o dezbatere formală în urma oricărui incident pentru a evalua lecțiile învățate și pentru a le folosi pentru a vă îmbunătăți planul de comunicare în situații de criză înainte.
Tornado Aftermath Fotografia prin Shutterstock
4 Comentarii ▼
