Dacă ați incorporat afacerea dvs. ca S Corporation sau C Corporation, majoritatea statelor solicită să țineți evidența atentă a activităților companiei. De fiecare dată când se întâlnește consiliul dvs. de administrație, compania dvs. trebuie să păstreze o evidență în dosar în scopul respectării reglementărilor.
Există o listă lungă de posibile tranzacții și rezoluții care ar putea fi necesare pentru a ține evidența. Aceasta poate include orice:
$config[code] not found- Numirea unui nou ofițer.
- Demisia unui director.
- Asigurarea de cumpărare.
- Stoc de vânzare
- Obținerea unei linii de credit / carte de credit în numele companiei.
Păstrarea de înregistrări poate fi o mulțime de a păstra drepte, în special pentru proprietarul unei întreprinderi mici. Cu toate acestea, minutele adecvate de întâlnire sunt esențiale pentru menținerea corporației dvs. în stare bună și menținerea scutului dvs. personal de răspundere. Mai jos sunt câteva lucruri cheie pe care trebuie să le cunoașteți atunci când este vorba de păstrarea proceselor-verbale ale întâlnirilor dvs.
Ce sunt procesul-verbal al întâlnirilor?
Minutele de întâlnire țin o evidență oficială despre ceea ce sa făcut sau despre care sa vorbit în cadrul reuniunilor oficiale, inclusiv orice decizii luate sau acțiuni întreprinse.
Acestea sunt luate în timpul unei întâlniri formale a consiliului de administrație sau a acționarilor unei corporații, cum ar fi întâlnirile inițiale și anuale. În mod tipic, minutele întâlnirii sunt înregistrate de secretarul corporației (sau de o altă persoană desemnată la reuniune).
Ce ar trebui incluse în procesul-verbal al ședințelor?
Minutele de întâlnire nu trebuie să includă fiecare detaliu mic. Trebuie doar să documentați informațiile cheie și deciziile luate sau acțiunile întreprinse. În general, minutele dvs. ar trebui să fie suficient de detaliate pentru a servi drept "memoria instituțională" a corporației dvs.
Minutele tipice vor include următoarele:
- Informații de bază despre întâlnire: data, ora, locația.
- Cine a participat, împreună cu o notă specială în cazurile în care participanții au venit târziu sau au plecat mai devreme.
- Agendă, cu o scurtă descriere a fiecărui element.
- Acțiunile de votare, cu o descriere detaliată a modului în care fiecare persoană a votat, împreună cu eventualele abțineri.
- Timpul în care ședința a fost amânată.
În majoritatea cazurilor, nu este nevoie să creați minute de la zero. Puteți găsi șabloane gratuite online pentru a servi drept punct de plecare. Alegeți tipul de minute / documentații, completați spațiile libere și imprimați-le și ați îndeplinit obligațiile de înregistrare.
Cine este obligat să păstreze procesul-verbal de întâlnire?
Majoritatea statelor solicită atât corporații S, cât și corporații C să documenteze deciziile importante de afaceri și întâlnirile majore pe care le dețineți.
În prezent, următoarele state nu face solicită să se țină minutele:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- North Dakota
- Oklahoma
În plus, LLC-urile nu sunt obligate să păstreze minutele.
Ce trebuie să fac cu procesul-verbal după ce sunt înregistrate?
Minutele nu trebuie să fie depuse la stat, ci pot fi păstrate în schimb cu celelalte documente ale companiei, cum ar fi articolele de înființare, statutele și rezoluțiile.
Ca și alte documente, ar trebui să păstrați minutele la dispoziție timp de cel puțin șapte ani. Membrii corporației, cum ar fi acționarii, ofițerii și directorii, au dreptul să revizuiască procesul-verbal al ședinței după "o cerere rezonabilă" către corporație.
Deși nu aveți nevoie să depuneți aceste documente la stat, acestea ar trebui să fie considerate în continuare documente importante și sunt esențiale pentru protejarea poziției bune a corporației dumneavoastră și a statutului dvs. de răspundere limitată.
16 Comentarii ▼
