Cheia pentru a scrie un raport eficient este doar să rămânem la fapte. Concentrați-vă pe cele mai importante detalii. Cele mai bune rapoarte oferă o explicație clară și concisă a subiectului la îndemână. Mulți oameni cred că un raport trebuie să fie lung și inundat cu detalii, dar, într-adevăr, un raport eficient va ajunge la punctul de vedere într-o manieră concisă. Înainte de a începe să scrieți raportul, creați mai întâi o listă marcată cu toate subiectele pe care trebuie să le discutați. Apoi puteți organiza raportul pe baza acestor informații.
$config[code] not foundDescrieți raportul înainte de al scrie. Creați secțiuni generale, apoi împărțiți aceste secțiuni în subsecțiuni mai mici, cu titluri descriptive și ușor de urmărit. Faceți conturul într-un cuprins și includeți cuprinsul la începutul raportului, astfel încât cititorul să poată să facă ușor trimiterea informațiilor din raport.
Determinați-vă publicul. Cine va citi acest raport? Acest lucru vă va ajuta să decideți asupra tonului raportului. Decideți dacă este informală sau formală. Indiferent de tonul pe care îl folosiți, scrieți cu o limbă simplă și directă. Evitați "vorbesc corporate", jargon și cuvinte mari.
Porniți raportul cu un rezumat executiv. Rezumați punctele cheie. Utilizați gloanțele pentru simplitate și atrageți atenția asupra obiectivelor principale ale raportului. Reveniți la acest rezumat după ce raportul este complet pentru a confirma că ați capturat toate detaliile cele mai importante.
Furnizați detalii specifice pentru fiecare subsecțiune pe care ați prezentat-o în primul pas. Împărțiți-le în paragrafe scurte. Fiecare paragraf nu trebuie să depășească patru sau cinci fraze. Evitați descrierile elaborate: indicați punctul, statisticile relevante sau acțiunile sugerate și treceți la secțiunea următoare.
Folosiți imagini moderate pentru a vă ilustra punctele. Graficele, diagramele și fotografiile care sprijină constatările dvs. vor ajuta cititorul să înțeleagă conceptele.
Citiți raportul de două ori după finalizarea primei versiuni. Tăiați cuvintele inutile și limba redundantă. Corectați gramatica și erorile de ortografie.
Plasați textul raportului într-un șablon atrăgător cu o copertă simplă. Microsoft Office are șabloane de rapoarte gratuite disponibile pe site-ul Microsoft (consultați Resurse). Încadrați raportul în legătură spirală, astfel încât cititorii să poată răsturna cu ușurință paginile.
Bacsis
Minimizează numărul de pagini dacă doriți ca raportul să fie eficient.
Nu permiteți cititorului să se piardă sau să se intimideze de lungimea raportului. Doriți ca oamenii să citească raportul în întregime, mai degrabă decât să-l schimbe.
Permiteți unui alt cititor să examineze raportul pentru a vă asigura că vă transmite în mod eficient punctele.
