Imaginați-vă că sunteți forțat să aruncați cu arma prin dulapuri de depozitare în căutarea unui dosar vechi, cu o piesă importantă de document pe care aveți nevoie pentru a rezolva o anchetă a clientului.
Ei bine, găsirea unor astfel de informații ținute într-un document de hârtie depus poate fi impozitare, frustrant, și, fără îndoială, vă încetinesc. Cu toate acestea, când scanați vechile documente și le stocați într-o bază de date electronică, puteți face managementul documentelor mult mai simplu și mai eficient pentru afacerea dvs.
$config[code] not foundCe este Scanarea documentelor?
Scanarea documentelor, cunoscută și sub denumirea de documentare a imaginilor, este pur și simplu definită ca procesul de capturare a unei imagini digitale a unui document de hârtie (sau a unui microfilm).
"Este modul în care documentele pe hârtie sunt transformate în imagini electronice care pot fi căutate, ceea ce poate ajuta foarte mult la procesul dvs. de afaceri", a declarat Neil McKeever, specialiști în imagistică în documente cu serviciul de gestionare și scanare Kefron din Marea Britanie.
Întregul proces de conversie a documentelor fizice în format digital include, de asemenea, scanarea și captarea imaginii utilizând software-ul optic de recunoaștere a caracterelor (OCR). OCR recunoaște inteligent imaginile digitale și le transformă în documente text pentru a permite căutarea cuvintelor cheie în cadrul unui document.
"Când este făcut corect, scanarea documentelor poate schimba modul în care afacerea dvs. operează în bine și vă va economisi timp și bani", a adăugat McKeever.
Beneficiile comerciale ale documentelor de scanare
Potrivit lui McKeever, a cărui sarcină declarată este de a ajuta clienții mici și corporativi să implementeze și să mențină sistemul de gestionare a informațiilor în cele mai eficiente și mai timpurite moduri, există o serie de motive pentru care scanarea documentelor (sau imagistica) poate fi utilă pentru afacerea dvs.
El explică șase avantaje cheie ale scanării documentelor pentru companii:
1. Scanarea documentelor economisește timp și bani
Cu acces ușor la toate fișierele și documentele dvs. prin apăsarea unui buton, dvs. sau personalul dvs. nu va trebui să pierdeți timp căutând prin cutii și fișiere în încercarea de a găsi documentul de care aveți nevoie. Nu veți plăti personal pentru o sarcină care ar putea dura câteva ore, când ar trebui să se termine în câteva secunde.
2. Scanarea documentelor îmbunătățește serviciul dvs. pentru clienți
Cu ajutorul imaginilor documentare, puteți digitiza fiecare parte a unui fișier și îl puteți indexa cu o serie de metadate. Aceasta înseamnă că, dacă aveți nevoie de o anumită informație - cum ar fi un număr de factură - îl puteți găsi instantaneu. Acest lucru este util în special dacă doriți să satisfaceți nevoile clienților dvs. cât mai repede posibil.
3. Scanarea documentelor reduce spațiul de stocare
Prin transformarea tuturor documentelor fizice în fișiere digitale, nu veți mai fi nevoie să le stocați acolo unde sunt aproape de mână. Acestea pot fi în cutie și expediate în siguranță, site-uri dedicate, eliberând spațiu în biroul dvs. pentru lucruri mai importante și reducând costurile asociate cu stocarea fișierelor de hârtie.
4. Scanarea documentelor îmbunătățește securitatea
Deoarece nu veți avea nevoie de aceste fișiere de hârtie la fața locului, le puteți păstra în spații de depozitare dedicate care au protocoale de securitate remarcabile. Nu aveți nevoie să vă faceți griji în ceea ce privește securitatea la biroul dvs., deoarece toate fișierele digitale și copii de rezervă pot fi stocate de la distanță pe servere extrem de sigure.
5. Scanarea documentelor vă permite să distribuiți și să colaborați
Un alt mare beneficiu al fișierelor digitale pe cele de hârtie este schimbul de documente. Multi colegi pot accesa același document atunci când este necesar, reducând din nou timpul pierdut când fișierele de hârtie trebuie să fie transferate de la un departament la altul.
6. Scanarea documentelor vă ajută să respectați regulamentele de conformitate
În cele din urmă, s-ar putea să constatați că procedurile de conformitate din industria dvs. vă impun să păstrați unele documente digitale, precum și fizic. Aplicând acum o soluție sigură și eficientă de documentare a imaginilor, vă puteți economisi timp și efort pe linie.
Scanarea fotografiilor prin Shutterstock
3 Comentarii ▼
